Elke euro die een bedrijf uitgeeft, wordt doorgaans langs een meetlat gelegd. Investeringen worden doorgerekend, marketinguitgaven worden afgezet tegen het rendement en nieuwe medewerkers worden beoordeeld binnen de personeelsplanning. Bij R&D-uitgaven ligt dat vaak anders. Zodra de belastingaftrek voor onderzoek en ontwikkeling in beeld komt, verdwijnt een deel van die financiële discipline.

Josh Perry, Head of Sales UK&I van Innoscripta (een internationale adviesorganisatie voor fiscaliteit rond R&D) zet vraagtekens bij deze gang van zaken. In een artikel op het Britse platform Accountancy Today roept hij bedrijven op om financiering van R&D langs dezelfde meetlat te leggen waarlangs alle andere financiële uitgaven worden gelegd. Hij constateert echter dat dit lang niet altijd gebeurt.

Opmerkelijk en bedenkelijk

Perry vindt het gebrek aan financiële discipline bij R&D-investeringen even opmerkelijk als bedenkelijk. “Zeker gezien de omvang van het bedrag dat ermee gemoeid is. Voor individuele bedrijven kan een succesvolle aanvraag veel financieel voordeel opleveren.” Toch ziet hij dat een fiscale R&D-claim in veel organisaties nog behandeld wordt als een administratieve belastingkwestie: aan het einde van het boekjaar wordt de aanvraag samengesteld, vaak met hulp van een adviseur, waarna het dossier wordt ingediend en de aandacht verschuift naar andere zaken zodra de belastingdienst akkoord is. “Daarmee blijft een belangrijke vraag onbeantwoord: wat heeft de investering in R&D daadwerkelijk opgeleverd?”

In Engeland is de fiscale korting voor R&D aangescherpt nadat er de nodige fraude mee was gepleegd. Bedrijven die daadwerkelijk recht hebben op het belastingvoordeel moeten daardoor gedetailleerder aantonen welke R&D-activiteiten zij hebben uitgevoerd en welke kosten daarmee samenhangen.

“Dat maakt een proces dat vooral draait om jaarafsluitingen, spreadsheets, herinneringen en documenten die onder tijdsdruk worden verzameld, steeds minder geschikt”, vervolgt Perry. Des te belangrijker vindt hij het dat R&D niet mag afhangen van fiscale omstandigheden, maar van de toegevoegde waarde waar bedrijven naar op zoek zijn. “De financiële benadering van R&D begint niet bij de belastingclaim, maar bij de investering zelf”, zegt hij. “De centrale vragen zouden moeten zijn: wat moet deze R&D-investering opleveren en hoe meten we dat?”

Sterker staan bij fiscale controle

Hij betoogt dat de voortgang van R&D al tijdens het project moeten worden gemeten. “Bedrijven die kunnen aantonen wat een R&D-project daadwerkelijk heeft opgeleverd, staan sterker bij een eventuele controle door de belastingdienst en kunnen beter bepalen of vergelijkbare investeringen in de toekomst opnieuw gerechtvaardigd zijn.”

Daarnaast verdient R&D dezelfde bestuurlijke aandacht als andere grote investeringen, vervolgt Perry. “Beslissingen over substantiële R&D-budgetten moeten zichtbaar zijn op bestuurs- of directieniveau en niet uitsluitend een zaak moeten zijn van de medewerker of adviseur die de belastingclaim voorbereidt. Een onderneming keurt andere grote kapitaalinvesteringen immers ook niet goed, zonder te kijken naar het verwachte rendement.”

Opbouwen van bewijsvoering

Ook de bewijsvoering voor het financieel rendement moet tijdens het project worden opgebouwd. Documentatie die pas maanden later wordt gereconstrueerd, is kwetsbaarder dan informatie die tijdens het ontwikkelproces is vastgelegd, aldus Perry.

“Tot slot moeten financiële teams kijken naar de concrete effecten van de R&D-investeringen. Heeft de investering een productlancering versneld? Zij de kosten verlaagd van een technisch probleem dat het bedrijf sowieso moest oplossen? Of heeft de ontwikkeling toegang gegeven tot een nieuwe markt? Dat zijn normale vragen bij iedere investering. R&D-uitgaven zouden daarop geen uitzondering moeten vormen. Belastingvoordeel kan een investering in R&D aantrekkelijker maken. Maar die zou niet het eindpunt van de analyse moeten zijn.”

Lees ook op FM: Renze van Goor (Finance Manager bij Wecreate Consulting): “Finance voegt pas waarde toe als gedrag en keuzes veranderen“