Het voorkomen van budgetoverschrijdingen bij ICT projecten: 5 aanbevelingen voor goed opdrachtgeverschap

[2011-05-30 19:38:10]

Nico Viergever schreef:

Dit artikel bevat een aantal goede punten, zoals de merkwaardige praktijk dat een (interne) leverancier vaak de Business Case opstelt.
Maar hoe zit het eigenlijk met de relatie met budgetten zoals in de titel wordt gesuggereerd?

Een Business Case is veel meer dan een budget. Wanneer extra kosten worden gemaakt, maar te verwachten opbrengsten rechtvaardigen dit, waar is dan het probleem?

Verder is een budget niet meer dan een voorspelling, net als een plan. En wij mensen zijn nu eenmaal niet zo goed in voorspellen vooral waar het de toekomst betreft. Fred.Taylor had ooit bedacht dat het zo aardig zou zijn als een productieomgeving volledig gestandaardiseerd was zodat kosten en tijd goed te meten zouden zijn op weg naar de grootst mogelijke efficiëntie en voorspelbaarheid. Dit idee bleek al snel in de praktijk totaal niet te werken, bijvoorbeeld omdat er geen flexibiliteit was en het daardoor ontevreden klanten opleverde. De visie van Taylor kostte Henry Ford bijna zijn bedrijf. Alle kleuren zolang het maar zwart is, wordt niet door alle klanten op prijs gesteld.
En veranderingen (projecten en programma’s) zijn nu eenmaal nog veel minder voorspelbaar dan routinematige werkzaamheden. En dus nog minder nauwkeurig te plannen. De “control” mensen zoals financieel medewerkers stellen het niet op prijs maar plannen en budgetten, zeker in een projectmatige omgeving, zijn er nu eenmaal om van af te wijken. Maar zoals het artikel terecht beschrijft, kan dat afwijken en bijsturen wel veel explicieter en beter doordacht plaatsvinden dat meestal gebeurt.

Veel projecten worden helaas nog altijd gemanaged op alleen tijd en geld. De gevolgen zijn zonder uitzondering desastreus. Daarom heeft PRINCE2 zes dimensies gedefinieerd: tijd, geld, kwaliteit, scope, “benefits” (opbrengsten) en risico. Met bijbehorende toleranties
Bekende voorbeelden van rampen die op tijd en binnen budget werden opgeleverd zijn RandstadRail en Heathrow T5. In beide gevallen waren de (financiële) gevolgen na oplevering niet te overzien. Maar, zei een commissie over RandstadRail: dat is een ander budget en dat telt daarom niet…

In zijn boek over Project Based Management refereerde J.Rodney Turner aan onderzoek in Australie van begin jaren 90 van de vorige eeuw. Van honderden projecten die op tijd en binnen budget waren geëindigd, werd vijf jaar later bekeken hoe ze werden gezien. Zonder uitzondering werden ze gezien als gefaald!