Effectief Debiteurenbeleid: hoe om te gaan met de wanbetaler?

Een goed hulpmiddel om de effectiviteit van het debiteurenbeleid te
verbeteren, is een actieplan:

Stap 1:
Inventariseer de huidige stand van zaken en vergelijk deze met 1 tot 2 jaar geleden. Hoe heeft zich de gemiddelde betalingstermijn ontwikkeld?
Analyseer de debiteurensaldi in percentages en ouderdom van de vorderingen. Zijn de percentages in de kolommen “ouder dan 60 dagen” en “ouder dan 90 dagen”. Hoger dan een jaar geleden, dan wordt het tijd voor een verdere
kritische analyse.

Stap 2:
Stel kerndoelstellingen vast Bij een wat grotere portefeuille verdient het aanbeveling om kerndoelstellingen te formuleren. Zo’n doelstelling kan bijvoorbeeld zijn de gemiddelde betalingstermijn binnen een half jaar terug te brengen van 78 dagen naar 54 dagen.

Stap 3:
Ontwikkel concrete actiepunten.Een actieplan heeft twee doelstellingen: het voorkomen van onnodig hoge kredietrisico’s en het opvoeden van de klanten tot een beter betaalgedrag. Die opvoeding kan zelfs onnodig verlies van klanten
helpen voorkomen. Preventief werken: duidelijkheid over de verkoop-
en leveringsvoorwaarden, aantrekkelijke offertes en correct
gedrag bij orderbevestiging. Het loont ook om te onderzoeken of externe informatiebronnen zoals handelsinformatiebureaus kunnen helpen om onnodige risico’s te voorkomen.

Stap 4:
Kritisch kijken naar competenties. De huidige procedure bij de debiteurenbewaking
moet kritisch worden bekeken. Hoe snel worden klachten afgehandeld? Hoe verloopt de interne communicatie? Voldoet het beheerssysteem nog?
Kijk kritisch naar de achtergrond en competentie van de kredietbewakers.
In een tijd van trager betalen en faillissementen zijn menselijke vaardigheden als vasthoudendheid, flexibiliteit en overredingskracht van levensbelang voor de organisatie. Een doelgerichte cursus is niet altijd een overbodige luxe.

Stap 5:
Draag het actieplan uit binnen de organisatie. Een actieplan is een goede aanleiding, om het bewustzijnsproces op het gebied van debiteurenbeheer op gang te brengen. Betrek de afdeling verkoop bij de uitvoering
van het vernieuwde debiteurenbeleid. Een hoge betrokkenheid van deze afdeling draagt bij tot het welslagen van het actieplan.

Stap 6:
Voer het actieplan uit en controleer de voortgang De voortgang van het actieplan
behoort te worden gecontroleerd, zonder dat de “normale”activiteiten in de
organisatie in de knel komen. Uitgebreide procedures zijn eerder een hinderpaal dan een hulpmiddel. Een beperkt aantal beknopte richtlijnen werkt in het algemeen
het beste. Hier hoort bij een duidelijke beschrijving van de bevoegden en verantwoordelijkheden.

Stap 7:
Evalueer en stuur zonodig bij. In grotere organisaties loont het de moeite om de richtlijnen uit te werken in de vorm van een handleiding, die deel gaat uitmaken
van de kwaliteitsprocessen en als zodanig in de evaluatie wordt meegenomen. Want vastleggen van procedures is niet het doel, een optimaal bedrijfsresultaat wel.