Top 10 voordelen van goede AO/IC

Een serie blogs over AO/IC.

BLOG – De administratieve organisatie & interne controle (AO/IC) is het fundament waarop een betrouwbare informatieverzorging wordt vormgegeven. Maar eerlijk is eerlijk, AO/IC is nu niet het meest inspirerende onderwerp om te bespreken. Tegelijkertijd wordt het op orde hebben van de administratieve organisatie meestal wel als relevant ervaren. Soms helpt het om de benefits van een goed werkende AO/IC gewoon eens op een rijtje te zetten.

Door Arjan Hofman, partner bij adviesbureau ACS Partners. Hij zet zich in voor de uitvoering van AO/IC-opdrachten bij organisaties en traint en publiceert er over.

Wat zijn de 10 belangrijkste voordelen? Een goed ingerichte AO/IC:

1. Zorgt voor betrouwbare informatie,

die noodzakelijk is bij het nemen van beslissingen, het afleggen van verantwoording en bovenal om te kunnen functioneren als organisatie.

2. Werkt waardeverhogend,

doordat inzichtelijk wordt gemaakt waar het geld verdiend wordt (valuedrivers), wat de kostendrivers zijn en welke strategische keuzes noodzakelijk zijn.

3. Creëert een goede bescherming,

tegen risico’s door inzicht in deze risico’s én het gebruik van interne controlemaatregelen.

• Als de AO/IC niet op orde is:
  In het verhuurproces binnen een vastgoedorganisatie was de kredietwaardigheidstoets als interne controlemaatregel opgenomen om potentiële huurders te beoordelen op hun kredietwaardigheid. Bij het toetsen van een potentiële huurder werd het volgende geconcludeerd. “Het aangaan van een zakelijke relatie met deze huurder is niet verantwoord. Desondanks is toch een huurovereenkomst afgesloten met de huurder. Jaren later werd duidelijk dat deze huurder voor grote bedragen bij de organisatie had gefraudeerd.”

4. Zorgt voor vertrouwen,

bij het eigen management en personeel, leveranciers, financiers, klanten maar ook bij bijvoorbeeld een kopende partij in een overnametraject.

5. Draagt bij aan een efficiënt verkoopproces in een overnametraject,

en kan indirect een positief effect hebben op de verkoopprijs.

• Als de AO/IC niet op orde is:
  “Gedurende een overnametraject leverde de verkopende onderneming steeds andere cijfers aan bij de geïnteresseerde koper waarmee het beeld van de onderneming telkens wijzigde. Daarmee ontstond niet alleen onduidelijkheid over wat nu de echte winstgevendheid was maar het leidde ook tot sterke twijfel over de onderbouwing van de afgegeven prognoses.” De kopende partij zag vervolgens af van de aankoop.

6. Zorgt voor goede financiële prognoses,

met een stevig fundament.

7. Verkleint de kans op misstanden,

zoals fraude en onverwachte lijken in de kast.

• Als de AO/IC niet op orde is:
  Het hoofd technische beheer van een grote onderwijsinstelling gunde opdrachten voor onderhoudswerkzaamheden aan bevriende bouwbedrijven. Via valse facturen, die door het hoofd zelf werden goedgekeurd, betaalde de onderwijsinstelling uiteindelijk de rekening. In ruil hiervoor kreeg de persoon smeergeld en auto’s van de bevriende bouwbedrijven.

8. Waarborgt compliance,

met relevante wet- en regelgeving.

9. Leidt tot meer efficiëntie en effectiviteit,

in primaire én financiële bedrijfsprocessen.

10. Zorgt voor het kunnen controleren van volledigheid,

van de opbrengsten en de juistheid van de kosten.

• Als de AO/IC niet op orde is:
  “Het ontbreken van een overzicht van verhuurde panden met bijbehorende huur of leegstand en het ontbreken van inzicht in de huurpenningen die in rekening gebracht moet worden versus wat feitelijk in rekening is gebracht, was één van de oorzaken waardoor een fraude bij een gemeente jarenlang heeft kunnen plaatsvinden. Er had jarenlang geen controle plaatsgevonden op de volledigheid van de opbrengsten.”

Tien voordelen die de moeite waard zijn voor elke organisatie. en die het waard is om te investeren in een goede inrichting van de administratieve organisatie. Is de administratieve organisatie van uw organisatie op orde?

Alle blogs van Arjan Hofman over AO/IC voor u op een rij gezet.