Weten hoe het gaat en wat je moet doen (deel een)

Wat zijn de belangrijkste fricties die verandering in de weg zitten en wat kun je daar aan doen?

Een serie blogs over responsieve organisaties.

In een wereldwijde, wetenschappelijke, studie* onder ruim 3.500 teams zijn de oorzaken onderzocht van fricties die succesvolle verandering in de weg zitten:
(*Zie onder meer de dissertatie van Dr. J.M. van de Poll, Ambition Patterns in Strategic Decision-Making.)

1. gebrek aan draagvlak: 70% van teams is het niet eens met de prioriteiten van het management. En 40% van de onderzochte teams is het hier onderling niet over eens.
2. gebrek aan focus: meer dan 60% van de teams stelt teveel prioriteiten met ofwel een hoog ambitieniveau voor verbetering (niet realistisch) ofwel een laag ambitieniveau (geen focus). In 3% van de gevallen blijken teams in veranderingsprocessen een behapbaar aantal doelen te stellen met een hoog ambitieniveau.
3. te hoge inspanning: in 80% van de gevallen is de inspanning die geleverd moet worden te hoog voor de betrokken mensen en/of niet gelijk verdeeld binnen het team.
4. onvoldoende capaciteit: in 50% van de gevallen is er onvoldoende capaciteit om de verandering vorm te geven.

Met deze kennis is niet vreemd dat de meeste veranderprojecten mislukken of hun doelen niet halen....

Hoe weet je nu hoe jouw organisatie scoort op deze factoren? En wat er vervolgens moet gebeuren?

Vraag het alle betrokkenen
Allemaal? Jazeker. Daarmee betrek je iedereen bij de beweging die je wilt creëren. Dat is nodig voor een betrokken en responsieve organisatie (draagvlak, focus). En het is makkelijker en eenvoudiger dan je denkt, als je aan twee voorwaarden voldoet:

Maak gebruik van een realtime AI platform
Technologie en Kunstmatige Intelligentie (AI) stellen ons in staat om gegevens uit onderzoeken realtime ter beschikking te krijgen. In duidelijke dashboards, voor alle niveaus: individu, team, afdeling, business unit, organisatie. Nu kunnen ‘de klokken’ echt ‘gelijk worden gezet’!

Helaas zijn de mogelijkheden ervan nog bij te weinig ondernemingen bekend. Zoals een Amazon directeur het verwoordde: “Ons bedrijf heeft de wereld ‘same-day delivery’ gebracht, maar we moeten nog steeds drie maanden wachten op de uitkomsten van het onderzoek naar betrokkenheid van ons personeel, dat door een adviesbureau is uitgevoerd .

Kwaliteit van de vraagstelling
De kwaliteit van de vraagstelling bepaalt de kwaliteit van de antwoorden. Veel organisatieonderzoeken maken gebruik van de ‘Likert’-scale, een zogenaamde ‘psychometric’ die de meningen of gevoelens van mensen in kaart brengt. We kennen ze allemaal wel, bijvoorbeeld: ‘Mijn rol, taken en verantwoordelijkheden zijn duidelijk’ en dan de mogelijkheid om uit vijf of zeven antwoorden te kiezen, van ‘helemaal mee oneens’ tot en met ‘helemaal mee eens’.

Het nadeel van deze manier van vragen stellen is dat meningen en gevoelens - hoewel belangrijk - niet verifieerbaar zijn. En de vragen in kwestie gaan ook niet over feiten of feitelijk gedrag. Terwijl de oorzaken van fricties juist gaan over concrete prioriteiten waarmee een organisatie vooruit wil. Bovendien wil je naar aanleiding van welk onderzoek dan ook mensen in beweging krijgen met concrete acties.

Wat als we bovengenoemde vraag een twist geven en de antwoorden baseren op verifieerbaar en feitelijk gedrag. Bijvoorbeeld:

In hoeverre zijn jouw rol, taken en verantwoordelijkheden in het team duidelijk?
- niet of nauwelijks;
- besproken met mijn leidinggevende, maar niet vastgelegd;
- besproken met mijn leidinggevende, en vastgelegd.

Zoals je ziet is aan de vraag een aantal verifieerbare volwassenheidsniveaus gekoppeld. Die gaan helpen om prioriteiten en focus aan te brengen én daar alle mensen in het team of de organisatie bij te betrekken. Daarvoor voegen we er nog één dimensie aan toe: hoe is de situatie nu en hoe zou de respondent het over, bijvoorbeeld, drie maanden willen hebben. Dan zien de antwoorden er als volgt uit:

Stel nu dat je 20-25 vragen hebt (neemt vijftien minuten in beslag). Die gaan over wat jij en jouw managementteam belangrijk vinden in de organisatie. Bijvoorbeeld: psychologische veiligheid, individuen komen tot hun recht, er is enthousiasme voor onze organisatiedoelen. Of welk beleidsterrein dan ook: de implementatie van agile werkmethoden, het volgen van veiligheidsprocedures, het omlaag brengen van werkkapitaal. Op deze manier kun je inventariseren hoe op die aspecten feitelijk gescoord wordt en wat mensen zelf als prioriteiten zien voor de groei van de organisatie.

En dat gaat weer helpen bij het in kaart brengen van het draagvlak, de focus en aanwezige capaciteit voor verandering. Het wordt concreet waar fricties zijn. Bijvoorbeeld omdat mensen anders denken over de prioriteiten dan het management. Of omdat duidelijk wordt dat er onvoldoende capaciteit is als bepaalde veranderingen worden ‘doorgedrukt’.

Daarmee wordt direct duidelijk wat de haalbaarheid is van het veranderplan en wat je moet doen om de haalbaarheid te vergroten. De organisatie kan nu veel beter - want concreter - betrokken worden in datgene wat er dient te gebeuren. De blog van volgende week legt uit hoe dat in zijn werk gaat.

Wil jij weten hoe je een responsief team of responsieve organisatie kunt bouwen? Op donderdag 21 januari houdt Theo Kroese een webinar over het onderwerp. Lezers van Financieel Management krijgen een korting van 20% met de actiecode FM.nl. Meer informatie vind je hier.

Door Theo Kroese. Hij is organisatie-adviseur, ervaringsdeskundige, en directeur van Moving As One. "Een strategie is slechts zo goed als de mensen die het moeten uitvoeren."