Het zijn roerige (control) tijden in de huidige VUCA-wereld. VUCA staat voor de chaotische, snelle, onzekere en onvoorspelbare tijd waarin wij momenteel leven. Een zeer belangrijke randvoorwaarde is dat veel wederzijds vertrouwen opgebouwd moet zijn. Maar de aanwezigheid van vertrouwen is niet altijd zo vanzelfsprekend binnen organisaties. Hoe bouw je vertrouwen op? Stephen M.R. Covey beschrijft in zijn bestseller 'Slim Vertrouwen' 5 stappen.

Stap 1 – Kies er fundamenteel voor om in vertrouwen te (blijven) geloven
Het allerergste van deze tijd is dat met alle nieuwsberichten over fraude, bedrog en terreur het vertrouwen steeds weer vernietigd wordt. Het wordt steeds lastiger om de fundamentele keuze te maken om in vertrouwen te blijven geloven. Maar volgens mij hebben we weinig keus, want er kan niets gedaan worden zonder hoop, geloof en vertrouwen. 

Het glas is half vol en dat geldt ook voor de control-situatie. De control-situatie is niet zoals die is, de control-situatie is zoals jezelf wilt dat die is. En als je de control wilt herdefiniëren maak juist hier de fundamentele keuze door altijd het half volle glas als uitgangspunt te nemen. 

Stap 2 – Begin bij jezelf
Alleen geloven in vertrouwen is niet genoeg. Als je vertrouwen wilt opbouwen en als je wilt dat anderen jou vertrouwen dan zul je bij jezelf moeten beginnen. Of te wel, we zullen moeten luisteren naar Michael Jackson: “Kijk in de spiegel”. Stel de spiegel twee vragen: “Vertrouw ik mezelf?” en “Ben ik voor anderen een persoon die zij kunnen vertrouwen?”. 

Doorbraken zullen zich gaan voordoen door toedoen van technologie (bv. blockchain), maar de allerspannendste doorbraken in de herdefiniëring van control zullen zich gaan voordoen door een ruimere kijk op wat het betekent om mens te zijn. 

Stap 3 – Maak je bedoelingen kenbaar en ga uit van de goede van de ander
Het opbouwen van vertrouwen kan versneld worden als je je bedoelingen (je motieven, je intenties) kenbaar maakt en uit gaat van de goede bedoelingen van een ander. Het gaat erom dat je anderen duidelijk maakt hoe je je gaat gedragen. Als we onze bedoelingen niet uitspreken is het zeer waarschijnlijk dat onze motieven verkeerd begrepen worden. Spreken we onze bedoelingen wel uit, dan hoeven anderen niet te gissen naar ons motief. 

Stap 4 – Doe wat je zegt dat je gaat doen  
Hoe belangrijk het kenbaar maken je bedoelingen ook is om vertrouwen op te bouwen, het zal niet werken als je niet waarmaakt wat je zegt. Om vertrouwen op te bouwen moet je daad bij woord voegen. Het gaat hier om congruentie en integriteit. Er zal echt overeenstemming moeten zijn tussen zeggen en doen, tussen praten en handelen, tussen beloven en nakomen. Alleen iets beloven geeft hoop. Maar die belofte ook nakomen dat geeft pas vertrouwen. 

Stap 5 – Geef het goede voorbeeld door anderen je vertrouwen te schenken  
Om de control te herdefiniëren moet iemand de eerste stap zetten. Dat is de taak van finance leiders, de CFO’s. Zij moeten voor gaan. Zij moeten het initiatief nemen en het goede voorbeeld geven als het gaat om het schenken van vertrouwen aan de business en om daar waar het kan de planning en control los te laten.  Als CFO’s geen vertrouwen wekken en schenken geven zij geen leiding. Dan blijven zij managers van het control systeem. Ze sturen wel, maar leiden niet. Dingen manage en/of control je. Mensen leid je. 

Het planning-en-control-systeem werkt averechts
Wat gebeurt als je in een organisatie zo heel veel planning en control hebt? Dan zeg je in feite tegen de business: “We vertrouwen jullie niet”. Het gevolg is dat de business emotioneel gezien (in de leefwereld) afstand doet van hun verantwoordelijkheid. Dat komt tot uiting in hun beoordelingsvermogen en in hun houding en gedrag. ‘Iets’ in het ‘gezonde boerenverstand’ van de business wordt in de leefwereld uitgeschakeld of in slaap gesust door het toevoegen van allerlei planning-en-control-maatregelen. In feite stimuleerde het planning-en-control systeem precies het tegenovergestelde van wat al die control maatregelen moesten garanderen. 

In een VUCA-wereld zullen we moeten wennen aan het feit dat we simpelweg niet alles meer kunnen voorspellen en plannen. Als we control gaan herdefiniëren, dan gaan we ontdekken dat de meest ideale en integrale oplossing vooraf nooit te bedenken is. De systematische en illusionistische Planning en Control gaat tot het verleden behoren en gaat na de herdefiniëring plaats maken voor een dynamische menselijke (vertrouwens)relatie, waarbij het in de leefwereld continu gaat om samen aanvoelen en samen inspelen op de (VUCA) situatie.  

Stap 6 - Herdefiniëring van Control: “Ja leuk, maar hoe dan?”
Ten eerste is voor de herdefiniëring van control veel moed nodig. Angsten voor het onbekende zullen samen met de business overwonnen moeten worden. 

Ten tweede moet dus veel vertrouwen zijn opgebouwd. Zorg dat ieder individu als mens bewust aan de gang gaat met de vijf stappen van Covey. 

Ten derde zullen we moeten bepalen onder welke voorwaarden we de business ons vertrouwen schenken? Covey beschrijft een derde alternatief voor blind vertrouwen en wantrouwen: Slim Vertrouwen. Bij de herdefiniëring van control kunnen we mooi gebruik maken van Covey’s matrix.

Herdefinieer Control en maak gebruik van Covey’s ‘Slim Vertrouwen’ Matrix  
 
In de matrix staan twee factoren waaraan CFO’s de meeste steun hebben bij het nemen van beslissingen om de control te herdefiniëren: de geneigdheid tot vertrouwen en de analyse van de (control)situatie, geloofwaardigheid en risico’s. 
 
De combinatie van deze twee factoren kunnen een goed oordeel opleveren, maar het is eerder kunst dan wetenschap om de hoogste synergie tussen deze twee factoren te bereiken. Om control te herdefiniëren is moed en onderscheidingsvermogen nodig, en soms de bereidheid om een sprong van vertrouwen te nemen, zelfs als de logica in een andere richting wijst. Kom op Business en Finance. Heb vertrouwen in elkaar. Leer en experimenteer. Ik geloof dat het kan en dat iedereen daar vreugdevoller van wordt.

Deze blog is geschreven door  Oscar van Voskuilen en is geïnspireerd door het boek ‘Slim Vertrouwen’ van Stephen M.R. Covey.  

Oscar is interim business connector  (zzp) met PPenP, Passie, Plezier en Professionaliteit. PPenP zorgt voor verbinding tussen Business en Finance en helpt organisaties verder met de (door)ontwikkeling of herdefiniëring van hun Business Control. 

Zie verder mijn persoonlijke blog website www.PPenP.nl voor meer blogs en informatie. Als je je inschrijft op de maandelijkse nieuwsbrief ontvang je gratis mijn E-book ‘herdefiniëring van control”. Een verzameling van al mijn blogs voor FM.nl tot op heden.