Zo kom je tot een heldere boodschap met minder woorden

Dat is de missie van Jan en Hetty van Esch van PiramideSchrijven.com.

Teksten tot op het bot ontleden, aanscherpen en kennis overdragen. Na haar studies Engels en Pedagogiek in respectievelijk Utrecht en Leiden vormde dat al heel lang de missie van Hetty van Esch. In februari 2011 kreeg die passie een extra dimensie, nadat ze in Londen kennis had gemaakt met Barbara Minto. Deze Amerikaans-Britse zakenvrouw verkoos Hetty van Esch om in Nederland haar Minto Pyramid Principle concept en gedachtengoed in workshops te trainen.

“Ik vind het telkens weer mooi om te ervaren hoe dit principe helpt om schrijvers onmiddellijk tot de kern te laten komen”, vertelt Hetty van Esch. “Het Minto Pyramid Principle is een manier van denken. Van hélder denken. Want wie niet helder denkt, kan evenmin helder schrijven.”

PiramideSchrijven, gevestigd in Alblasserdam, geeft zowel open- als in-company schrijftrainingen voor met name Finance- en IT-managers. “In de praktijk dus voor iedereen die (advies) rapporten schrijft en dan met name het hogere management van dienstverlenende bedrijven”, legt Jan van Esch, bij PiramideSchrijven verantwoordelijk voor marketing en commercie, uit. “Onze trainingen bieden de mogelijkheid in een vertrouwelijke omgeving en met gebruik van eigen casus materiaal tot die kern van dat to-the-point schrijven te komen.

Als een bok op de haverkist
Tien jaar geleden begon Hetty van Esch met haar trainingen onder de vleugels van een consultancy bureau in Hardinxveld Giessendam. “We werkten volgens het concept van Barbara Minto, haar Minto Pyramid Principle is vooral een manier van denken”, vertelt Jan van Esch. “Immers; als je niet helder kunt denken, verliest je boodschap aan kracht en kun je ook niemand overtuigen. Barbara Minto was in dienst van organisatieadviesbureau McKinsey, toen ze haar methodiek ontwikkelde om grote hoeveelheden informatie te verwerken en te structureren. En zo een verhaal, boodschap of presentatie over te brengen, zonder dat daarbij belangrijke details verloren gaan.”

Maar het consultancybureau waar Van Esch haar schrijftrainingen voor gaf, werd al snel benaderd door de Amerikaanse advocaten van Minto. “Die waren, in opdracht van Barbara, wereldwijd gaan checken wie waar haar methode gebruikten”, vertelt Jan van Esch. “’U handelt in strijd met ons intellectueel eigendom’”, kregen we te horen. “Ja, Barbara Minto zat als een bok op de haverkist…”

Verzoek om Nederlandse licentie
Het consultancybureau besloot voorlopig met de trainingen van Hetty te stoppen, om financiële claims en juridische procedures van Amerikaanse zijde te voorkomen. “Wij hebben vervolgens contact met Barbara Minto gezocht, dat is nu twaalf jaar geleden”, vertelt Jan van Esch. “Maar op ons verzoek voor een Nederlandse licentie van haar Minto Pyramid Principle werd kort en bondig ‘nee’ geantwoord. Barbara wenste, dat werd al heel snel duidelijk, niet te delen.”

Barbara Minto studeerde aan de Harvard Business School en was de eerste vrouwelijke MBA’er die – in 1963 – werd ingehuurd door McKinsey. Tien jaar lang werkte ze bij het Amerikaanse organisatieadviesbureau – op kantoren in Cleveland en Londen – waar ze de door haar uitgevonden trainingsmethoden uitvoerde. Met antwoorden op vragen als: in welke volgorde wil je dat jouw publiek je boodschap hoort? Wat is de conclusie van het brengen van die boodschap? En wat heeft het onder de streep opgeleverd?

Systeem wereldwijd gekloond
Jan van Esch: “Bij McKinsey kwamen ze al snel tot de slotsom dat de ‘Minto-manier van schrijven’ veel goeds bracht. Zoveel goeds zelfs dat er geen rapport of white paper meer de deur uitging zonder dat Barbara er hoogstpersoonlijk naar had gekeken. Dat succes bleef natuurlijk niet onbekend, overal in de wereld werd haar systeem gekloond. Ja, dus ook in Nederland, dus ook door ons.”

Het echtpaar Van Esch gaf, na de eerste afwijzing van Barbara Minto en haar advocatenteam op dat Nederlandse licentieverzoek, niet op.

“We schreven haar opnieuw, en vanuit Londen reageerde ze die tweede keer enigszins toeschietelijker”, vertelt Hetty van Esch. “Ik kreeg van haar drie casussen, die ik maar eventjes binnen een week moest zien op te lossen… Het bleken draken van opdrachten, waarschijnlijk dacht Minto ‘Ik zal die Nederlanders eens een lesje leren, ik zal ze eens krijgen!’ Ik haalde de deadline op het nippertje, had zelfs het uur tijdsverschil met het Verenigd Koninkrijk nodig om de puntjes op de i te zetten!”

Status van contracthouder
Tot stomme verbazing van Barbara Minto. ‘I’m flabbergasted’, schreef ze naar Jan en Hetty van Esch. ‘Ik ben stomverbaasd’. En het consultancybureau waar Hetty van Esch voor werkte, kreeg de status van contracthouder, nadat Hetty samen met Barbara Minto een training had verzorgd bij een grote Nederlandse multinational.

Waarna Hetty van Esch zelfstandig en volgens dat Minto-principe aan de slag mocht én ging. En ook haar trainingen – voor grote Nederlandse organisaties, bedrijven en ministeries – liepen gesmeerd. Tot de Covid-19 crisis de wereld in zijn greep kreeg. “Hetty gaf tot corona in-company trainingen bij grote spelers als Aon, Afas, Eneco, ASML, Rabobank, Achmea en Elsevier”, vertelt Jan van Esch. “Maar, net als dat voor andere live opleidingsinstanties gold, gingen de deuren dicht en de lichten op rood toen de pandemie losbarstte.”

Zelfstandige herstart na corona
“We hebben toen nog wel een aantal Minto Pyramid Principle trainingen via Webex gegeven bij het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, maar dat was het niet echt”, kijkt Hetty van Esch terug op die corona-jaren.

“Begin 2022 zijn we begonnen met een herstart”, vervolgt ze. “Ons doel is twintig mensen per maand op te leiden. In house, waarbij we eigen rapporten van bedrijven gebruiken om te laten zien hoe het óók, hoe het béter kan. Met name juridische stukken puilen vaak uit van allerlei onleesbare vertakkingen. Documenten worden vaak door diverse afdelingen van een organisatie gemaakt, waarbij onleesbaarheid het gevolg is van copy paste-methoden. Wij zijn er daarentegen om documenten die om overtuiging en besluitvorming vragen tot de kern terug te brengen.”

Zorgen dat lezer niet afhaakt
Het gaat daarbij niet alleen om beleidsadviezen, offertes en verbetervoorstellen, maar zelfs ook het krachtiger formuleren van mailberichten. “We hebben sinds we begonnen, trainingen voor zo’n honderd bedrijven en organisaties mogen verzorgen”, zegt Hetty van Esch.

Zeer recent nog voor een groot ziekenhuis in Utrecht en een ministerie. “Het zijn ingrijpende programma’s die we gedurende twee achtereenvolgende dagen in house afwerken”, vervolgt ze. “Doel is bewustwording te creëren dat anders schrijven kán, net als die ándere power point presentatie, die ándere mondelinge toelichting… De hoofdboodschap die je wil overbrengen aan je lezer bovenaan vermelden. En niet langer zo’n aanloop van tig-pagina’s om uiteindelijk – als menig lezer al lang en breed is afgehaakt – tot de kern te komen.”

Managers die gebruik maken van dat door PiramideSchrijven.com gebruikte Minto Pyramid Principle hebben volgens Jan en Hetty van Esch een voorsprong in skills en professionaliteit, daar waar het schrijven betreft.

“Wij horen van organisaties dat de trainingen bijdragen aan het succes, vanwege duidelijker en effectiever communiceren”, aldus Jan van Esch. “Je gaat met je documenten en brieven écht die dialoog aan met je publiek. Door te schrijven vanuit die lezer, door snel met antwoorden te komen. Want het is de kracht de ontvanger van jouw boodschap vast te houden, hem of haar niet te verliezen in een jungle aan woorden, zinnen en pagina’s. Het is de kracht snel en kordaat tot die kern te komen.”