Wildgroei dreigt bij e-factureren

Door Jeffrey Bilderbeek en Johan de Jong

Eind juni maakte Binnenlandse Zaken bekend dat medio 2010 een nieuwe aanbesteding voor rijksbreed elektronisch bestellen en factureren (EBF) van start gaat. Er moet een einde komen aan inefficiënte bestelprocessen met papieren bonnen en bestelformulieren. Daarvoor in de plaats komt een systeem, waarbij alle orders via een inkoopportaal worden aangevraagd en geaccordeerd. Een aantal ministeries werkt al met EBF. Inkoopprocessen worden hiermee ondersteund, de rechtmatigheid gegarandeerd en er vindt digitale facturering plaats.

Eerder maakte het Rijk bekend elektronisch factureren te willen stimuleren. Vorig jaar kondigde staatssecretaris Heemskerk van Economische Zaken aan dat in 2010 zo’n 10% en in 2014 zeker 80% van de facturen elektronisch afgehandeld moet worden. De besparing is aanzienlijk.

Nu kost het verwerken van een factuur circa € 50 aan verwerkingskosten. In het meest optimale scenario daalt dit naar € 3. Nog meer besparingen zijn mogelijk, als de overheid elektronisch factureren koppelt aan het rijksbreed invoeren van elektronisch inkopen en bestellen. Zo wordt de hele keten (van bestelling tot aan facturering) geoptimaliseerd. Ook voor leveranciers is dit belangrijk omdat zij zo sneller betaald worden.

Alle reden voor een grondige aanpak. Maar de overheid kiest voor een stappenplan en wil e-factureren niet wettelijk verplicht stellen. De vraag is of dat handig is. Uit de praktijk blijkt dat niet verplichting leidt tot een wildgroei aan standaarden en eigen inefficiënte oplossingen.

Zweden koos bijvoorbeeld niet voor een vaste standaard, waardoor aan beide kanten van de keten (leveranciers en overheid) veel aanpassingen nodig waren. Denemarken voerde de toekomstvaste UBL standaard in. Maar daar heeft de overheid zelf te weinig gedaan om de binnenkomende elektronische facturen digitaal te verwerken. Mede daarom zijn de systemen in deze twee landen tot nu toe deels geslaagd.

De Nederlandse overheid heeft stevige ambities, maar zal doortastend moeten acteren. In de praktijk blijkt namelijk dat de rijksoverheid en vooral haar diensten en agentschappen waar de meeste facturen worden ontvangen, nauwelijks klaar zijn. Inmiddels worden eigen, veelal dure en inefficiënte, oplossingen ontwikkeld terwijl alternatieven in de markt te vinden zijn.

Nederland kan van Zweden en Denemarken leren. Daar is er voor gekozen met een aantal e-factureringsnetwerken samen te werken. Via deze netwerken worden papieren facturen op basis van een aantal digitale standaarden in elektronische vorm aan de overheid geleverd. Daarmee is in ieder geval een onomkeerbaar en efficiënt proces in gang gezet. In tegenstelling tot wat de Nederlandse overheid op dit moment van plan is.

Jeffrey Bilderbeek is sales manager procurement public sector en Johan de Jong business architect bij Logica.