Werken aan werkkapitaal (1)

Vastzittende cash moet zo snel mogelijk worden vrijgemaakt en minder snel worden uitgegeven. Hoe doe je dat? Dat kan op een aantal manieren, waaronder het uitstellen van (her)investeringen, het verlagen van uitgaven en het verbeteren van werkkapitaal. Hieronder volgt een praktische aanpak voor het verbeteren van het werkkapitaal.

Aan de hand van de welbekende cash conversion cycle wordt een aantal praktische en nuttige acties besproken:

• Verlagen debiteurensaldo, Days Sales Outstanding (DSO)

• Verhogen crediteurensaldo, Days Payable Outstanding (DPO)

• Verlagen voorraad, Days Inventory Outstanding (DIO)

Verlagen DSO

Het verlagen van DSO is een goede manier om cash te genereren. In een neergaande markt is het verslechteren van betalingsvoorwaarden voor klanten echter niet de beste methode. Het is, zeker in deze tijden, wel aan te bevelen om de kredietwaardigheid van uw klanten regelmatig te controleren.

Bij twijfel kunt u ervoor kiezen de klant vooraf te laten betalen. Daarnaast zijn er andere manieren om de DSO te verlagen, die zowel voor klant als leverancier positief uitpakken. Begin door ervoor te zorgen dat de klant op tijd kan betalen:

• Prijzen en kortingen correct in de systemen;

• Zorg voor tijdige, juiste en complete documentatie bij verzending;

Hierdoor vermindert u de kans op uitgestelde betaling.

De tijd tussen verzending en facturering wordt niet meegenomen in de DSO overzichten maar kost wel rente: Het op tijd versturen van facturen is dus nuttig: Wanneer worden de facturen verstuurd? Dagelijks of misschien slechts wekelijks of maandelijks? Frequenter factureren verlaagt de rentekosten.

Verhoog DPO

De cash conversion cycle wordt ook verkort door de DPO te verhogen. De relatie met uw leveranciers is daarbij bepalend. Mogelijke manieren om uw DPO te verhogen:

• Test bestaande leveranciers: wat is het escalatieniveau? Eerste herinnering na één week te laat; tweede herinnering na drie weken te laat; vervelend telefoontje na vijf weken te laat. Om het telefoontje voor te zijn betaalt u na vijf weken -/- 2 dagen.

• Vergelijk de prijzen en betalingscondities van alternatieve leveranciers en waardeer de betalingstermijn hoger in deze tijden (een prijs van 1 cent meer kan interessant zijn als de factuur 30 dagen later betaald mag worden).

Verlaag DIO

DPO en DSO zijn afhankelijk van externe relaties; klanten en leveranciers. Het verlagen van DIO is voornamelijk een interne aangelegenheid. Enkele vragen die u zich moet stellen als u uw voorraad wilt verlagen:

• Voorraad is vaak aanwezig om tekortkomingen in de vraagvoorspelling op te vangen. Door een verbetering van de forecasts kan de voorraad omlaag. Zijn er mogelijkheden om, al dan niet in samenwerking met afnemers, de betrouwbaarheid van de forecast te verhogen?

• Is in deze economisch mindere tijd een leverbetrouwbaarheid van 98% nog steeds de target? Is een leverbetrouwbaarheid van 96% acceptabel als de consequentie een 15% voorraadreductie is? Wellicht is het tijd voor een nieuwe afweging?

Verkoop wat gepland is! De vraag kan bijvoorbeeld worden gestuurd door aan demand shaping te doen: acties initiëren waardoor de vraag wordt gestuurd. Instrumenten zoals promoties, het verkopen in een ander distributie kanaal en het spelen met prijzen kunnen hiertoe worden ingezet. Veel bedrijven zeggen customer driven te zijn.

Op basis van deze uitspraak proberen ze exact te voorspellen wat de klant nodig heeft . Dat is echter lastig voor veel bedrijven die hun producten uit China halen: de goederen zijn drie maanden op de boot. Men kan wel proberen te voorspellen wat de vraag zal zijn de komende drie maanden maar de goederen zijn al onderweg. In een dergelijke situatie is het beter om te verkopen wat je hebt!

Investeringsselectie

De hierboven besproken acties zijn voornamelijk gericht op korte en middellange termijn. Ook voor de lange termijn zijn acties mogelijk. Daarbij valt te denken aan het proces van investeringsselectie. Stringenter beoordelen van projecten is één, maar ook de methode die gebruikt wordt beïnvloedt de resultaten: naast de netto contante waarde zou een grotere waarde aan de terugverdientijd (bijvoorbeeld discounted payback period) kunnen worden toegedicht.

In slechte tijden leer je je partners kennen: zorg dat DSO en DPO verbeteringen niet ten koste van de relatie met deze partners gaat. Met het kortzichtig verslechteren van voorwaarden kan men zich in eigen voet schieten! Zorg verder dat uitgaande facturen snel en correct uit gaan en reclameer per direct na de betalingstermijn.

Haal ook cash uit de voorraad door supply chain parameters te optimaliseren en door de afweging leverbetrouwbaarheid en voorraadniveau te heroverwegen. Als de vraag niet beter voorspeld kan worden, probeer de vraag dan te beïnvloeden. Tot slot: Ga gedifferentieerd te werk, zowel wat betreft klanten, leveranciers als producten; Niet overal is evenveel te halen: een 80-20 benadering op al deze gebieden helpt bij het behalen van de quick wins.

Dries van Boxtel is Business Consultant bij EyeOn B.V. Business Planning & Control Solutions.