Offshore prestatiemanagement in optima forma bij Orga

Na vergelijking van diverse opties koos Orga voor een pilot met behulp van Bizzscore van EFM Software. Na het welslagen van deze pilot is Bizzscore inmiddels wereldwijd uitgerold. De gekozen software is nu integraal onderdeel van de management reviews en de prestatiebeloning voor het management van Orga.

Orga BV startte dertig jaar geleden als elektrisch service- en onderhoudsbedrijf op offshore olie en gas platforms in de Noordzee. Tijdens inspectie en onderhoud van geavanceerde installaties, waaronder marinelantaarns, misthoorns, luchtvaart-obstakellichten en elektrische apparatuur bestand tegen explosies ontwikkelde Orga innovatieve producten en diverse ideeën om de betrouwbaarheid van deze installaties te verhogen en zo bij te dragen aan vergaande veiligheid en verlaging van de beheerskosten.

Na een periode van meer dan tien jaar productontwikkeling startte Orga met de productie van haar eigen productlijn in 1985. Onder de eerste klanten die de
Orga systemen installeerden waren NAM (Shell/Esso) in Nederland en Shell bewerkingsbedrijven in Groot-Brittannië en Maleisië. Hun voorbeeld werd al snel gevolgd door bijna alle grote olie- en engineering-organisaties.

Vandaag de dag is Orga een van de belangrijkste spelers in haar markt en heeft marketing, sales, engineering, productie en service faciliteiten in Nederland, Groot-Brittannië, Verenigde Staten, Zwitserland en Maleisië.

Informatiebehoefte
Recentelijk heeft Orga haar specialistische kennis toegepast om een innovatieve lijn van luchtvaart-obstakellichten te ontwikkelen conform de International Civil Aviation Organisation (ICAO) en United States Federal Aviation Authority (FAA) vereisten.

De groei van Orga is aanleiding tot toenemende vraag naar managementinformatie. Controller Herman Doornhein kreeg in 2001 de opdracht om op zoek te gaan naar managementmodellen die aansluiten bij de informatiebehoefte van Orga. Uit de resultaten van zijn onderzoek worden de Balanced Scorecard, Activity Based Costing en de Theory of Constraints gekozen voor implementatie in het management informatie systeem.

Deze modellen leveren enerzijds het hoger management stuurinformatie op. Daarnaast voorziet de combinatie van deze modellen de individuele managers van een goed overzicht van de zaken waarop gefocust moet worden.

Verschillende software leveranciers werden uitgenodigd voor een presentatie. De gangbare BI-proposities waaronder Cognos, Business Objects en EFM Software passeerden de revue. Orga koos voor een pilot met Bizzscore van EFM Software. Doorslaggevende factoren in het beslissingsproces waren de aantrekkelijke prijs van het product, de ondersteuning voor actuele managementmodellen en het feit dat de afdeling Business Control het project zelfstandig kon beheren, zodat minimaal beslag gelegd zou worden op IT resources.

Begin 2004 werd gestart met de pilot van Bizzscore. In Schiedam werd een installatie uitgevoerd voor vijf gebruikers. Een aantal kerngebruikers werd in korte tijd opgeleid en met drie dagen implementatiebegleiding van EFM Software werd het initiële sturingsmodel gebouwd. Na presentatie aan de directie werd besloten het aantal users uit te breiden en Bizzscore bedrijfsbreed in te zetten.

Dashboard
De bedrijfsbrede implementatie betekende de verbreding met de vijf verschillende sites van Orga (Schiedam, Houston, Kuala Lumpur, Zurich en Londen). Bizzscore werd uitgebreid met een twintigtal dashboards, waarvan elk met gemiddeld 7 indicatoren. Binnen ieder dashboard is een weging aangegeven tussen de verschillende indicatoren, waardoor een overall score berekend kan worden.

Deze index bepaalt in welke mate de managers van Orga meedelen in de winst. ’s Ochtendsvroeg en tijdens de lunch wordt nieuwe data binnengehaald en worden de KPI-scores herberekend. Zo weten managers altijd in hoeverre zij op schema liggen voor het behalen van hun targets en zien zij tegelijkertijd hoe succesvol projecten zijn uitgevoerd met behulp van een aantal nacalculatie KPI’s.

“Wij zijn in staat geweest op zeer korte termijn onze managers te voorzien van managementinformatie. Door gebruik te maken van de Webclient van Bizzscore is deze informatie overal ter wereld beschikbaar voor onze managers. Daarnaast kan het hoger management binnen de dashboards aangeven op welke zaken zij vinden dat gefocust moet worden. Zo werd er in het verleden nog wel eens volledig op omzet gefocust terwijl de marges vergeten werden; deze zijn nu direct naast elkaar zichtbaar.

De andere bedrijven die een presentatie voor ons gehouden hebben, waren in staat een zelfde soort oplossing te bieden. Met Bizzscore hebben we echter een oplossing in huis gehaald waar de business, met name ik de volledige controle heeft, zonder afhankelijk te zijn van IT. EFM Software is in staat geweest ons een oplossing te leveren tegen een fractie van de kosten van alternatieven en in een veel kortere doorlooptijd dan hetgeen ons door de overige leveranciers werd voorgespiegeld.”, aldus een tevreden Herman Doornhein.