Kantoormedewerkers 69 dagen per jaar bezig met administratieve zaken

Dat blijkt uit een onafhankelijk en internationaal onderzoek van Unit4 naar productiviteit en de tijd die mensen op kantoor besteden aan hun belangrijkste werkzaamheden. De uitkomst van 552 uur is het gemiddelde resultaat van alle onderzochte landen. Het aantal uren staat gelijk aan 69 werkdagen. Dat is maar liefst ruim een derde van een werkjaar. 

Nederlanders zouden de repetitieve administratieve taken graag door technologie laten overnemen: maar liefst negentig procent van de Nederlandse respondenten geeft aan dat ze de huidige technologie hiervoor ook vertrouwen.

Omgerekend kost het productiviteitsverlies in de dienstverlenende industrie in alle elf onderzochte landen gezamenlijk meer dan vijf biljoen dollar per jaar, waarbij dat bedrag in de Verenigde Staten het hoogst is (2,87 biljoen dollar) en het laagst in Singapore (26,3 miljard dollar). Medewerkers in Singapore zijn dan ook de minste tijd kwijt aan herhalende administratieve taken. Maar daar staat tegenover dat ze ook de minste tijd besteden aan primaire taken, namelijk zestig procent. Het meest productief zijn de medewerkers in Noorwegen, waar kantoormedewerkers 81 procent van hun tijd aan de belangrijkste werkzaamheden besteden. Gevolgd door Zweden (78%) en Frankrijk (76%).

Verschillen tussen generaties
Opvallend zijn de verschillen tussen generaties. Professionals ouder dan 41 jaar spenderen meer tijd aan primaire verantwoordelijkheden dan professionals tussen de 26 en 30 jaar. Desondanks geven medewerkers tussen de 26 en 35 jaar aan dat ze automatisering meer steunen dan diegenen van 36 tot 40 en 56 tot 60 jaar. Tegelijkertijd zijn mensen boven de 50 jaar het langst bezig met het verzamelen en invoeren van data. Jongere professionals denken eerder dan de andere leeftijdsgroepen dat automatisering hen gelukkig maakt. Ze hebben er vertrouwen in dat bepaalde technologie die hun werk makkelijker maakt snel beschikbaar zal zijn, zelfs binnen een jaar.

Niet alleen Nederlanders vertrouwen de nieuwe technologie zoals digitale assistenten en softwareapplicaties, ook negen van de tien medewerkers in Spanje en Zweden doen dit. In Duitsland en Australië geldt dit echter maar voor minder dan driekwart van de respondenten. Twee derde van alle deelnemers aan het onderzoek (67%) is van mening dat het implementeren van dit type technologie belangrijk is om een goede concurrentiepositie te hebben en houden. De groep van 26 tot 40 jaar is hier wel meer van overtuigd dan de groep van boven de 56 jaar, maar ook degenen met managementverantwoordelijkheid steunen dit standpunt eerder.

Automatiseren om talent aan te trekken
“Met dit onderzoek wilden we erachter komen hoe werkende mensen aankijken tegen de adoptie van nieuwe technologieën die taken met weinig toegevoegde waarde automatiseren”, aldus Stephan Sieber, CEO van Unit4. “Om effectief te kunnen concurreren op het gebied van het aantrekken van talent in de toekomst moeten dienstverlenende organisaties hun systemen automatiseren en zelfsturend maken om productiviteit te garanderen. Verder is het ook belangrijk om jongere werknemers beter te betrekken bij het werk door hen dezelfde gebruikerservaring met technologie te geven die ze privé gewend zijn. Dit zal helpen om hen het idee te geven dat ze effectief zijn en hun tijd aan de juiste dingen spenderen zoals primaire werkzaamheden. Als hier niet zorgvuldig naar wordt gekeken, kan het de zaken verlammen, met name bij dienstverlenende organisaties die afhankelijk zijn van de sterke punten en output van hun mensen.” 

DJS Research voerde het onderzoek uit in april en mei 2017 onder kantoormedewerkers in de Verenigde Staten, Canada, het Verenigd Koninkrijk, Australië, Singapore, Spanje, Frankrijk, Nederland, Duitsland, Noorwegen en Zweden. De resultaten zijn gebaseerd op de data van 1.505 werknemers van bedrijven met meer dan 100 werknemers. Elk land heeft ten minste 100 responses, de Verenigde Staten zelfs 400. De uitkomsten van het onderzoek zijn samengevat in een infographic. Deze is tevens toegevoegd als pdf in de bijlage.