Inspirerende editie FM Club in teken van effectief rapporteren

 

Na een drankje te hebben genoten in de foyer van Ajilon (onderdeel van Adecco) – in hetzelfde gebouw waar ook het hoofdkantoor van V&D gevestigd is – begint de eerste masterclass ‘Optimaliseer de effectiviteit van uw rapportages’, waarna de CFO van Adecco Nederland en de Manager Planning & Control van V&D zullen spreken.  

Merlijn Gillissen (Partner Decido CPM) geeft de deelnemers concrete tips en adviezen over hoe zij de impact van hun managementinformatie kunnen optimaliseren. Hij begint met een terugblik op de jaren 90’ toen de standaard rapportagesoftware aan een grote opmars begon. ‘Zelf was ik toen Cognos consultant en ik dacht ook dat dit het beste was wat we financials te bieden hadden. De nadruk lag echter volledig op de technologie. De efficiency was misschien wel gegarandeerd, maar hoe zat het met effectiviteit? Kwam de boodschap wel aan?’  

De vraag bij rapporteren is: Welk gedrag wil je hebben? En welke inhoud en presentatievorm passen daarbij? ‘De softwarebedrijven houden zich niet bezig met dat menselijke aspect’, aldus Gillissen. ‘Een boek dat ik aanbeveel is ‘Thinking, fast & slow’ van Daniel Kahneman. Deze Nobelprijswinnaar stelt dat we een snelle hersenhelft en langzame hersenhelft hebben voor onze denkprocessen. De snelle hersenhelft is dominanter. Als je niet oppast trekt de lezer van je rapportage al een conclusie voordat hij echt weet wat er speelt en past hij er zelfs zijn gedrag al aan aan.’

Een onderzoek onder financials dat Decido deed toonde aan dat de grootste valkuilen van rapportages zijn:

1. Teveel indicatoren tonen. De manager weet niet waarop te sturen.

2. Rapportages zijn te onoverzichtelijk om verbanden te leggen.

3. De managers hebben geen invloed op de indicatoren die ze te zien krijgen.

4. De KPI’s sluiten niet aan op de operationele besturing. 

Volgens Gillissen is het met simpele ingrepen mogelijk rapportages aanzienlijk te verbeteren. Daarbij is het motto: remove to improve. ‘Hoe minder inkt je gebruikt, hoe beter de boodschap overkomt. Veel financials gebruiken bijvoorbeeld graph charts in allemaal verschillende kleuren. Dat is niet effectief, gebruik zoveel mogelijk één kleur. Pie charts kun je beter helemaal niet gebruiken omdat zien wat voor percentage een taartpunt voorstelt erg moeilijk is voor het menselijk brein.’ 

Gillissen raadt aan sparklines te gebruiken; daarmee kun je snel en simpel patronen weergeven. Ook is het belangrijk om veel vergelijkingen te gebruiken: een goed rapport plaatst informatie in context door vergelijkingen te presenteren. ‘De kern van effectief rapporteren is: Breng het misleiden van het brein terug naar een minimum, dan blijft er ruimte over om ook eens dieper te graven.’ 

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

  

Na het praktische verhaal van Gillissen, vertelt Mark van Bussel (CFO Adecco) de bezoekers over trends die hij vanuit zijn wereldwijd opererende organisatie ziet en de impact van die trends op de finance functie. ‘Technologie is veruit de belangrijkste trend wat mij betreft, omdat die de grootste impact heeft op de verdienmodellen van organisaties. Markten zijn door digitalisering niet langer lokaal, maar global. Een luisterboek bijvoorbeeld kun je overal bestellen. Mijn dochters bestellen nu ook kleding uit Engeland. Ook onze eigen markt – het uitzenden – is een global markt geworden. Internationale concurrenten begeven zich steeds meer in Nederland.’

Van de financiële functie wordt steeds meer gevraagd, aldus Van Bussel. ‘Een finance professional heeft steeds meer kennis nodig van andere disciplines om zijn/haar werk goed te kunnen doen, denk aan de geldmarkt, de verkoopmarkt, de inkoopmarkt, financieringsstructuren, et cetera. Die kennis heeft de financial nodig om forecasts te kunnen maken. Indien uw organisatie het niet al van u verwacht, zou ik het zelf toch gaan doen: u zou op tenminste één specialisme kampioen moeten worden.’

Van Bussel sluit af met zes kernkwaliteiten die de controller anno 2014 zou moeten bezitten. Dat zijn;  

• Overtuigingskracht

• Impact

• Visie

• Lef en kritische houding

• Zelfstandig / onafhankelijk

• Verbindende kwaliteiten

De laatste spreker is Walter Woortman (Manager Planning & Control V&D). Hij vertelt passievol over de veranderen van het warenhuis, dat sinds 2010 in handen is van de private equity firma  Sun European Partners. 

‘Veel kleine modezaken hebben de crisis niet overleefd’, begint Woortman. ‘Dat biedt kansen voor ons om flink te groeien in het middensegment. We gaan 100 nieuwe merken introduceren de komende periode. En we gaan onze webshop uitbouwen, zodat we een echte omni-channel speler worden. Ons doel is marktleider te worden in alle kledingsegmenten en onze omzet per vierkante meter winkel flink te vergroten.’

Woortman heeft twee financial controllers in zijn team en vijf business controllers. ‘Wat wij belangrijk vinden in onze financiële talenten is authenticiteit en geen aangeleerd gedrag. We testen nieuwe potentials op IQ en skills. Maar persoonlijkheid speelt vanzelfsprekend ook een grote rol in onze afweging wie in te huren. We willen geen financials die achter hun spreadsheets blijven zitten, maar proactief de business ingaan. We hebben een roadmap en er moet heel veel gebeuren. Voor finance liggen hier mooie kansen om deze strategie te realiseren, en ons succesvolle concept – dat al 127 jaar bestaat – te vernieuwen en revitaliseren.’

Na afloop van de masterclasses begeven de deelnemers zich naar de netwerkruimte voor een biertje, een frisje en natuurlijk een paar bitterballen. Er komen enthousiaste reacties op de presentaties, en bekenden en onbekenden praten druk over wat ze – vooral op professioneel vlak – bezighoudt. Werken aan een opdracht, of een opdracht net afgerond. Zoekend naar werk, of even ontsnappen aan de dagelijkse routines en wat nieuwe inspiratie opdoen.

Voor FM Club leden, of geïnteresseerden die een keer een kijkje willen nemen, de volgende editie vindt plaats op 6 november in het NBC te Nieuwegein tijdens de Credit Expo. Meld u nu aan.