Financials zetten AI in voor innen facturen, maar raken daardoor de controle kwijt

• Slechts 11 procent van de finance professionals vindt facturen innen met het gebruik van AI sneller gaan, blijkt uit een enquete.   
• Een van de knelpunten is dat de besluitvorming eromheen in e-mails en met losse afspraken gebeurt.  
• Gevolg is interne vertraging, die leidt tot een onterechte aanmaning naar de klant, zegt bijna de helft van de professionals.

Finance teams zetten AI in om facturen sneller te innen, maar de besluitvorming eromheen loopt nog via e-mail en losse afspraken.

Dat blijkt uit onderzoek van creditmanagementsoftwarespecialist Onguard onder ruim 300 finance professionals. Slechts elf procent van de AI-gebruikers zegt dat het innen sneller gaat én onder controle blijft. Bij bijna een kwart (23%) neemt de controle juist af, of is het niet meer duidelijk wie verantwoordelijk is.

De knelpunten zitten om het systeem heen

Het grootste knelpunt bij AI in het incassoproces ligt niet bij de technologie zelf, maar in hoe het werk eromheen is geregeld. Volgens finance professionals ontstaan de problemen vooral door:
●       Beslissingen die via e-mail of losse afspraken lopen (34%)
●       Ad-hoc handmatige oplossingen (24%)
●       Verouderde ERP-systemen die niet goed aansluiten (22%)
●       Onvoldoende duidelijk proces- en data-eigenaarschap (18%)

Wat in een mailwisseling of losse afspraak is besloten, staat nergens vastgelegd. En wat niet is vastgelegd, kan AI niet meenemen. Ruim de helft (51%) ziet bovendien dat AI-gedreven incassobeslissingen af en toe achteraf gecorrigeerd of teruggedraaid moeten worden. Bij twaalf procent gebeurt dat regelmatig.

De klant betaalt de rekening

Finance professionals die AI inzetten bij het innen van facturen, zien te late betalingen als grootste risico (24%). Daarna volgen onvoldoende bestuurlijke grip (20%), reputatieschade (19%) en onterechte escalatie richting klanten (18%). Bijna een op de vijf heeft het grootste risico niet eens scherp in beeld.

Dat klanten opdraaien voor interne fouten is geen nieuw probleem. Bijna de helft (46%) herkent dat de eigen organisatie klanten onder druk heeft gezet om te betalen, terwijl de vertraging intern lag. Opvallend: hoe hoger in de organisatie, hoe vaker dit wordt herkend. Bij CFO’s is dat 57 procent, bij financieel managers 52 procent en bij financieel medewerkers 36 procent.

‘Bepaal of AI overneemt of alleen ondersteunt’

Dennis Kromhout van der Meer, managing director bij Onguard: “AI maakt het incassoproces sneller en dat is winst. Maar als beslissingen via e-mail en losse afspraken lopen en het risico niet eens in kaart is gebracht, versnel je een proces dat je nog niet doorgrondt. De rekening komt dan bij de klant terecht, die een aanmaning krijgt voor iets wat intern misging.”

“Mijn advies: bepaal per processtap of AI een taak overneemt of alleen ondersteunt. Leg per beslissing vast welke data is gebruikt, welk advies AI gaf en wie het heeft goedgekeurd. En laat een mens beslissen voordat een klant een aanmaning krijgt die de relatie kan schaden. Dan houd je de snelheid die AI oplevert, zonder dat je klanten de prijs betalen voor gaten in je eigen proces.”

Speuren naar documenten in inboxen en archieven

Uit onderzoek van Basecone, een cloudplatform voor factuurverwerking, blijkt dat 70 procent van de organisaties nog factureert met pen en papier (34 procent) en goedkeuring geeft via e-mail (36 procent).

Meer dan 43 procent van de respondenten gaf aan wekelijks tijd te besteden aan het opsporen en ophalen van documenten uit inboxen of archieven.

In een ander wereldwijd onderzoek van twee buitenlandse accountantskoepels onder 1600 finance professionals, zei maar liefst 93 procent te twijfelen aan de betrouwbaarheid en controleerbaarheid van AI-inzichten.

Volgens de onderzoekers moet AI professionals voor ondersteunen en niet overnemen.

LEES OOK:

• Financeteams geven gas met AI maar vertrouwen doen ze het niet
• AI-software voor advocatenkantoren wordt fors duurder
• Onderzoek: financiële organisaties laten AI-gebruik over aan het toeval