Daniëlle Foolen over stille signalen in organisaties: ‘Het hoofd roept hard en het lijf fluistert’

Strategie, cijfers en governance kunnen op papier kloppen, terwijl besluiten toch blijven hangen, samenwerking stroef verloopt of belangrijke signalen de top niet bereiken. Voor voormalig CFO Daniëlle Foolen, tevens auteur van ‘Achter de schermen – na fraude en faillissement‘, begint het herkennen van zulke problemen voordat ze zichtbaar worden in rapportages: bij het gevoel dat woorden, acties en gedrag niet meer met elkaar overeenkomen.

Foolen werkte ruim twintig jaar als financieel bestuurder binnen verschillende internationale organisaties. Ze maakte complexe governancevraagstukken en crisissituaties van dichtbij mee en vervulde daarnaast rollen als commissaris, adviseur en vertrouwenspersoon. Sinds 2018 richt zij zich als teamcoach op de menskant en de onderstroom van organisaties.

Die combinatie van financiële en bestuurlijke ervaring en haar huidige werk heeft haar anders leren kijken naar signalen binnen organisaties. Want waar bestuurders en financials gewend zijn te werken met informatie die zichtbaar en meetbaar is, kunnen problemen zich volgens Foolen al veel eerder aankondigen.

‘Signalen beginnen bij het gevoel dat woorden, acties en gedrag niet meer met elkaar overeenkomen’
– Daniëlle Foolen, voormalig CFO, teamcoach en auteur

Neem incongruentie serieus

Dat begint bij het waarnemen dat er iets niet klopt: wat wordt gezegd, komt niet meer overeen met wat er daadwerkelijk gebeurt. ‘De onderstroom begint bij het oppikken van deze incongruentie. Waar mooie woorden en acties of gedrag niet met elkaar in overeenstemming zijn. We doen dit met onze zintuigen en ons gevoel: een onderbuikgevoel dat iets ‘raar’ is, niet lekker loopt of niet klopt.’

Daar gaat het volgens Foolen regelmatig mis. Het signaal wordt wel waargenomen, maar vervolgens gerationaliseerd. Er komt een plausibele verklaring of iemand heeft een goed verhaal voor wat er gebeurt.

Een eenmalig signaal hoeft niet direct iets te betekenen. “Maar wanneer dergelijke zaken meer dan één keer voorkomen, is het zaak om deze signalen serieus te nemen en bespreekbaar te maken met je peers, bijvoorbeeld je collega’s in het MT of de RvC.”

Voor CFO’s is dat relevant omdat cijfers soms pas later zichtbaar maken wat zich in gedrag en samenwerking al langer ontwikkelt. Wie uitsluitend wacht op harde informatie, kan daarmee vroege signalen missen.

Bouw het team voordat de druk ontstaat

Maar signalen waarnemen is één ding. Ervoor zorgen dat ze daadwerkelijk op tafel komen, vraagt volgens Foolen iets anders. In een eerder interview stelde ze dat cijfers vaak pas achteraf vertellen wat er al langer in gedrag speelt. Om eerder te kunnen handelen, moeten financials, bestuurders en MT-leden elkaar volgens haar in teamverband écht leren kennen om elkaars gedrag en triggers te begrijpen.

Dat moet gebeuren vóórdat de druk op de ketel komt. Foolen verwijst daarbij naar het model van Bruce Tuckman: een team moet zich kunnen ontwikkelen tot een performing team. Daarvoor is ruimte voor kwetsbaarheid nodig. Ook moeten vaardigheden als conflicthantering en feedback geven binnen het team voldoende ontwikkeld zijn. “Pas dan is er écht ruimte om ‘early warning signals’ serieus te nemen.”

Masterclass Stille signalen in organisaties

Waarom lopen organisaties vast terwijl strategie, cijfers en governance op papier kloppen? In de eendaagse masterclass Stille signalen in organisaties laten Daniëlle Foolen en Leo van de Voort aan de hand van praktijkvoorbeelden zien hoe patronen in de onderstroom ontstaan, hoe je ze herkent en hoe je ze bespreekbaar maakt in gesprekken met bestuur, toezicht en management.

Bekijk de masterclass | Meld je direct aan

De moeilijkste stap

Opvallend genoeg zit de moeilijkste stap volgens Foolen niet altijd in het voeren van een lastig gesprek. Veel leiders en bestuurders zijn gewend moeilijke zaken te benoemen en daar uiteindelijk ook consequenties aan te verbinden. De moeilijkheid zit eerder in het proces: heb je het signaal überhaupt opgemerkt?

Foolen: “Wat we vaak niet geleerd hebben, is om de stille signalen, die ons via de zintuigen bereiken, waar te nemen, serieus te nemen en te interpreteren.” Dat is voor leiders niet vanzelfsprekend, vervolgt Foolen. Ze zijn vaak sterk rationeel ingesteld en worden daar ook op getraind. Analyse, argumentatie en meetbare informatie krijgen daardoor veel gewicht.

Maar niet ieder vroeg signaal laat zich meteen hard maken. “Het hoofd roept hard en het lijf fluistert. Die fluisteringen ‘horen’ we vaak moeilijk. Om dat te doen heb je te vertragen en te oefenen, maar bovenal jezelf te kennen.”

Van waarnemen naar handelen

Voor financieel directeuren, CFO’s en CHRO’s betekent dit dat formele informatie niet het enige vertrekpunt hoeft te zijn. Een stil signaal is geen bewijs. Het kan wel een aanleiding zijn om een vraag te stellen, een patroon te onderzoeken of iets wat normaal onbesproken blijft ter tafel te brengen.

Dit soort dynamiek raakt niet alleen de effectiviteit van bestuur, maar ook samenwerking, leiderschap en organisatieontwikkeling. Precies daar hebben HR en Finance elkaar nodig, maar weten ze elkaar niet altijd te vinden.

Intuïtieve waarneming

In de masterclass Stille signalen in organisaties, die Foolen samen met Leo van de Voort organiseert, komt daarom ook de relatie tussen organisatiedynamiek en organisatiewaarde aan bod. Het doel is niet om iedere spanning of intuïtieve waarneming zwaar te maken. Ze hoopt vooral dat leiders meer stille signalen waarnemen, interpreteren en ter tafel gaan brengen. “Op die manier zal er ook meer ruimte zijn voor kwetsbaarheid en échte verbinding, wat weer goed is voor de algehele performance van organisaties.”

De boodschap is daarmee niet dat cijfers, structuren en governance minder belangrijk worden. Het gaat erom ook oog te hebben voor wat daarin nog niet zichtbaar is. Een stil signaal is nog geen conclusie, maar kan wel een reden zijn om eerder de juiste vraag te stellen.

Lees ook: Pim van Berkel over ondernemingen in zwaar weer: ‘Een crisis begint wanneer de handelingsruimte verdwijnt’

Masterclass Stille signalen in organisaties

Waarom lopen organisaties vast terwijl strategie, cijfers en governance op papier kloppen? In de eendaagse masterclass Stille signalen in organisaties laten Daniëlle Foolen en Leo van de Voort aan de hand van praktijkvoorbeelden zien hoe patronen in de onderstroom ontstaan, hoe je ze herkent en hoe je ze bespreekbaar maakt in gesprekken met bestuur, toezicht en management.

Bekijk de masterclass | Meld je direct aan

Dit artikel verscheen eerder bij Sijthoff Accountants Academy, onderdeel van Sijthoff.