Contracten beheren in Excel? Doen!

Informatie verzamelen en Excel sheet maken, probleem opgelost!?

Er liggen contracten bij jou in de kluis, er zijn er een paar contracten bij de secretaresse, ook op andere afdelingen liggen er nog een paar en er is nog een onderhoudscontract voor de vaatwasser onderweg. In dat geval zou je toch eens moeten nadenken over de gegevens die van belang zijn om contracten te beheren. Je denkt erover om die in een Excel sheet te zetten, want je hebt nog absoluut geen behoefte aan een professionele oplossing. Ik weet zeker dat de eerste 10 versies van je Excel sheet niet volledig zijn. Zo is het mij ook vergaan.

Excel heeft geen beperkingen, mensen wel…

Natuurlijk is het een prima idee om je contracten op een Excel sheet te zetten. Tot en met 50 contracten is het prima te doen op een Excel sheet, dat doen ook heel veel organisaties.

•    Excel betekent dat je geen software kosten hebt van een contract management systeem in de cloud (een contract management system op je eigen server is niet meer van deze tijd…)
•    50 contracten is een aantal dat je goed denkt te kunnen managen, MAAR je kunt dat niet op een professionele wijze doen.
•    Je maakt het Excel sheet zelf in 1 dimensie en rekent de uren van het maken niet toe en er is geen enkele garantie op volledigheid.

Ik heb organisaties gezien die hun contracten beheerden met een Excel sheet, maar toch vergaten hun huur tijdig op te zeggen, inkoopcontracten na te komen en niet tijdig op de hoogte waren van opzegtermijnen.

De reden om een oplossing van derden te gebruiken ligt voor de hand

Ik zal eerlijk zijn, het is mij ook overkomen dat ik een vitale datum heb gemist. Dat was dan ook het moment dat ik ben gaan zoeken naar een solide oplossing – het mocht immers nooit meer gebeuren!!!

De meeste mensen die voor hun organisatie minder dan 50 contracten beheren moeten hun business runnen en contracten beheer is niet hun eerste prioriteit.

Ik heb diverse cloud oplossingen onderzocht.

Uitgedaagd door aantrekkelijke voorwaarden zoals: lage kosten, kosten in plaats van investeringen, schaalbaarheid, opzeggen wanneer je maar wilt, backup is geregeld, security ook. If it looks too good to be true, it probably is too good to be true. Zou dat hier ook opgaan?

Lage kosten? Vergelijk de licentiekosten on premise met de abonnementskosten voor 3 jaar en oordeel dan.

Ik beoordeelde de aanbieders op het feit of ze hun security goed geregeld hebben, door op hun website te kijken of ze ISAE 3402 and ISO 27001 certificaten hebben. De providers zijn hier verre van volledig in hun informatieverstrekking.

Waar staat hun data, hebben ze eigen servers of staat die bij derden? Iedereen lijkt angstig te zijn voor de Patriot act, niet te vinden op de sites. Je moet maar aannemen dat de data in Nederland staan.

Wat gebeurt er als de cloud aanbieder failliet gaat en hoe zit het met portabiliteit van data? Cloud escrow zou een mooie oplossing zijn, maar op de websites van de providers is hierover niets te vinden.

Zijn de aanbieders groot genoeg om te overleven, ik zocht naar gedeponeerde jaarverslagen, wederom….

Conclusie

Er zijn ook oplossingen in de Cloud die wel aan deze criteria voldoen.

Maar net zo min als ik namen heb genoemd van de Cloud leveranciers, zal ik namen van deze oplossingen noemen. Het gaat er immers om dat je bewust wordt van je contracten en waar je op moet letten als je toe bent aan de volgende stap van Excel naar…