5 do’s en don’ts van cashmanagement

De kluizen van de banken stonden tot vier jaar geleden wijd open. Financiering kostte toen bijna niets. Daarom zijn veel bedrijven erg gemakkelijk met de financiële stromen van hun organisatie om gesprongen. Inmiddels is het tij gekeerd. Financieren is weer echt een vak en adviseurs op dit vlak kunnen hun toegevoegde waarde laten zien. De voornaamste do’s en don’ts op een rij.

1. Zorg ervoor dat je altijd in control bent
Veel bedrijven en instellingen zien liquiditeitsprognoses nog altijd als een verplichte opdracht van de bank. Ze laten het eenmalig door een extern bureau doen. Dat is nu een prachtige variant van wishfull thinking. Bij goed cashmanagement stel je regelmatig je prognoses bij, met alle informatie die dan beschikbaar is. Een nauwkeurige liquiditeitsprognose bespaart veel geld, doordat je beschikbare  middelen weer slim en snel kunt inzetten in het bedrijfsproces.

Kasgeld en liquiditeit vormen misschien ‘slechts’ het sluitstuk van de financiële administratie, maar het werkkapitaal (voorraden, debiteuren, crediteuren) plan je automatisch mee als je de liquiditeit duidelijk in kaart hebt. Betalen afnemers op tijd? Kun je zelf tijdig aan je betalingsverplichtingen voldoen? Het zijn belangrijke aspecten binnen de financiële afdeling van de organisatie, zeker in de huidige tijd. Je krijgt namelijk eerder signalen of het goed of slecht gaat. Maar je hebt er niet alleen profijt van voor je bedrijfsvoering, maar ook voor je financiële PR. De bank wordt er ook rustiger van als je laat zien dat je grip op je geldstroom hebt en niet onder tijdsdruk zaken moet regelen. Het is subjectief, maar het werkt wel, vooral als je een volgende keer een krediet wilt afsluiten.

Neem een groothandel in vis, die niet langer inkoopt op de afslag maar vanuit het verre oosten importeert. De bank wordt nerveus van het hogere gebruik van de RC-faciliteit en vreest verliesfinanciering. Middels een goede liquiditeitsprognose met bijbehorende realisatie kon het bedrijf dit snel ontzenuwen. Het kapitaalsbeslag is toegenomen.

2. Geef nooit op
Het cashmanagement van een organisatie is het meest operationele deel van de treasury, die bij een juiste werking de effectiviteit van alle treasury-beslissingen versterkt en een krachtige early warning-functie heeft. Bij treasury gaat het er niet om de markt te verslaan, maar om te handelen op basis van de laatste inzichten. Sommige zaken zijn een fact of life, maar als je tijdig weet dat iets anders loopt dan gepland, kun je nieuwe beslissingen nemen. Het is een stuk eenvoudiger als je hier ruim de tijd voor hebt. Sommige bedrijven geven het gewoon op om accurate liquiditeitsprognoses te maken, vanwege de taaiheid van het proces. Maar dat kost geld, want een niet of niet adequaat opererende cashmanagementfunctie levert een organisatie namelijk direct minder rentebaten of hogere rentelasten op, een mismatch in valutering en/of hogere bankkosten. Indirect gaat het om andere schade. Denk aan een hoger kapitaalbeslag, hogere afschrijvingen debiteuren of het feit dat je als organisatie niet optimaal profiteert van betalingskortingen en werkt met financiële producten die niet passen.
__________________________________________________________________________________
In 5 dagen alle aspecten van werkkapitaal optimalisatie
Wilt u de financiële structuur van uw organisatie verbeteren en daarmee een betere cash- concurrentiepositie bereiken? Volg dan de vijfdaagse Masterclass Strategisch Werkkapitaal Management. Ontvang praktische tips, laat u inspireren door een business case en volg de interactieve management game. Meld u direct aan.
__________________________________________________________________________________

Terwijl sommige grote bedrijven zichzelf soms te groot vinden om aan cashmanagement te doen en – lang niet altijd terecht – vertrouwen op de financiële weerbaarheid van de organisatie, denken kleinere bedrijven nogal eens dat ze niet groot genoeg zijn voor structureel cash management. Of het voornemen is er wel, maar schiet het er in de waan van alledag bij in. Beide situaties zijn zorgelijk, want geen enkele organisatie kan zonder gedegen cashprognoses, weten we inmiddels. En de bedrijfsomvang is niet zozeer bepalend voor hoe je met cashmanagement om gaat. Of de omzet nu 10 of 100 miljoen is; de uitdagingen blijven hetzelfde. De bekende blauwe enveloppen worden ontvangen door al onze klanten. Naheffingen zijn vaak lastig te plannen en dan komt hij net op het verkeerde moment. Dat doet pijn ongeacht het aantal nullen.  

3. Zorg dat cashmanagement een continu proces is
Het is van groot belang dat je met regelmaat prospectief aandacht schenkt aan je financiële huishouding. En dat je ook een format gebruikt dat constant is, zodat je op simpele wijze data kunt toevoegen. Dat is belangrijk, juist omdat de werkzaamheden repeterend zijn. Met behulp van de cashmanagement-functie probeer je als organisatie alle gegevens die relevant zijn op het gebied van cash flow te ontsluiten en te vertalen naar de toekomst. Hierdoor ontstaat er een beeld van de geldstromen die door de organisatie lopen en de impact hiervan op de liquiditeit. Dit beeld dien je frequent te onderhouden om het waardevol te laten zijn.

Bij de inrichting van de cashmanagement-functie wordt qua geldstromen vaak onderscheid gemaakt tussen operationele en financiële kasstromen. Dit onderscheid wordt gemaakt omdat de aard van de onderliggende informatie in hoge mate afwijkt en omdat de informatie om die reden ook een andere behandeling vraagt. De operationele kasstromen bestaan uit alle kasstromen die hun oorsprong vinden in de reguliere bedrijfsvoering. Het gaat dan om grote aantallen mutaties met grote diversiteit en vaak een beperkte voorspelbaarheid op dagbasis. Financiële kasstromen ontstaan grotendeels door acties die vanuit treasury worden geïnitieerd. Vaak minder mutaties, maar met grote impact soms op meerdere jaren. Indien dergelijke transacties niet passend (meer) blijken te zijn, moet men ingrijpen, maar dat  gaat vrijwel altijd gepaard met hoge kosten.

De forward starting renteswap heeft in deze een slecht imago opgebouwd het afgelopen jaar. Het is een voorbeeld van een type product dat qua timing over een langere periode goed moet worden bewaakt. Bouwprojecten hebben bijvoorbeeld te kampen met vertraging waardoor de timing van het financiële product kan gaan afwijken van de af te dekken positie. Dan zijn forward-contracten in vreemde valuta minder spectaculair. Per contract is de impact vaak minder groot maar door de hoeveelheid contracten die soms moeten worden ingezet is de totale kostenpost potentieel minstens zo groot.  

####

4. Opereer bij het inrichten van de cashmanagement-functie niet te veel vanuit een administratief perspectief
Dit is een bekende valkuil. Een boekhouding moet kloppen tot op de cent, dat is een feit. Maar het gaat er bij cashmanagement vooral om dat je goed kunt forecasten. Dat betekent dat je niet alle details hoeft mee te nemen, hoe vreemd dit misschien ook klinkt. Bij boekhouding heb je zo’n honderd categorieën en grootboekrekeningen; bij cash management volstaan vijftien tot twintig categorieën. Daarmee kun je de financiële toekomst tegemoet treden. Dat vergt een basishouding die bij veel financials niet in de genen zit, maar die je jezelf wel moet aanleren als je op een professionele manier met cashmanagement aan de slag wilt. De voorspelling die je doet klopt namelijk per definitie niet. Je moet de prognose ook telkens bijstellen als er nieuwe informatie is. Dus cashmanagement is per definitie een totaal ander proces dan je reguliere boekhouding.

Dat gaat nog wel eens mis. Neem een middelgroot pensioenfonds dat er de voorkeur aan geeft om de controle van de afloop van haar geldstromen van haar treasurytransacties te beleggen bij de boekhouding. Een vriendelijke doch wat timide dame van middelbare leeftijd wordt met een en ander belast. Haar achtergrond, wijze van opereren en persoonskenmerken sluiten niet aan op de wereld van de jonge honden van de 4e etage. De afstand van de begane grond naar de 4e verdieping blijkt letterlijk en figuurlijk te groot te zijn.
Een projectie van de toekomstige geldstromen moet zich richten op die elementen die voor de betreffende organisatie ongewenste situaties opleveren. De inrichting van de processen binnen de cashmanagement-functie moet op haar beurt dus gericht zijn op het in beeld krijgen en houden van die samenloop van omstandigheden die voor een organisatie tot een serieus risico en dito kostenpost leidt. Dan is de inspanning namelijk te rechtvaardigen.

5. Mijd spreadsheets
Programma’s als Microsoft Excel zijn je grootste vriend en tevens je grootste vijand bij cashmanagement. Iedereen gebruikt wel eens een spreadsheet om snel wat op te slaan of om in te rekenen, daarvoor zijn zij erg handig en toereikend. Maar structureel cashmanagement doe je niet in standaard spreadsheets, aangezien die niet geschikt zijn om data voortdurend in op te slaan. Anders gezegd: een spreadsheet is geen database. Je kunt namelijk eenvoudig een foutje maken, bijvoorbeeld met formules, waardoor de structuur van je rekenwerk weg is. Met alle gevolgen van dien…

De Ceteco-affaire is een klassiek voorbeeld. De treasuryadministratie werd destijds in Excel gevoerd. Toen Ceteco failliet ging, werd in de Excel-spreadsheet het woordje Ceteco vervangen door Hagemeijer waardoor het nog enkele maanden duurde voordat de gehele affaire aan het licht kwam.

Speciaal voor cash management ontwikkelde software helpt het proces overigens te stroomlijnen. Maar dat betekent niet dat je zelf niets meer hoeft te doen, want cashmanagement is een continu proces en heeft gewoon op regelmatige basis aandacht nodig. Met de juiste software kun je het jezelf wel zo eenvoudig mogelijk maken.

Irma Langeraert is directeur van ILFA Treasury Support en Tools4Treasury