Discussie Finance Professionals Netherlands: Het beste softwarepakket voor uw financiële administratie – Deel 2

Dit artikel is een vervolg op een eerder artikel over het beste softwarepakket. Beide artikelen zijn samenvattingen van een succesvolle discussie in de online groep Finance Professionals Netherlands.

De discussie gaat over de vraag wat het beste softwarepakket is voor de financiële administratie. Niet alleen het beste pakket in termen van mogelijkheden, maar ook in prijs-kwaliteit-verhouding. Een softwarepakket moet bij de business passen van het specifieke bedrijf. Ieder bedrijf moet zorgvuldig afwegen welk specifieke pakket het beste bij hen past. Dat was min of meer de conclusie van het eerste deel van de discussie. Het tweede deel gaat over prijs/kwaliteit, boekhoudpakketten voor de non-profit-sector en online boekhoudsoftware.

Prijs/kwaliteit
Naar aanleiding van de discussie heeft initiatiefnemer Maarten Verheul (Freelance Finance Professional), een poll gemaakt van welke pakketten door de discussianten het meeste gebruik worden. Hieruit kwam de volgende top 5:
1. Exact (20,0%)
2. AFAS (11,4%)
3. AccountView (8,6%)
4. Twinfield (8,6%)
5. SAP (7,1%)

Het vergelijken van prijzen van softwarepakketten is lastig. ‘Dit vergt haast wetenschappelijk onderzoek’, schrijft Henry Beuks (Hoofd Administratie & ICT, d-sign Denemarken). Hij noemt vervolgens de elementen die moeten worden meegenomen bij het vergelijken van pakketprijzen:
– wel/niet in de prijs begrepen functionaliteiten resp. kosten van de opties ten einde e.e.a. vergelijkbaar te maken;
– aantallen in de prijs begrepen users;
– aantal in de prijs begrepen administraties;
– wel/niet in de prijs begrepen updates incl. nieuw ontwikkelde functionaliteiten;
– wel/niet ondersteuning helpdesk.

‘Een pakket waar je een module moet bijkopen voor bijvoorbeeld het verzenden van aanmaningen vind ik wel heel kaal’, schrijft Verheul. ‘Bij bijvoorbeeld AccountView moet je de module aanmaningen voor debiteuren extra bijkopen bij het standaard pakket.’ Ook Beuks heeft ervaring met het bijbetalen voor bepaalde modules. ‘Ik stuit op hetzelfde issue bij Navision. Voor zaken als het automatisch inlezen van bankafschriften of het automatisch betalen van crediteuren moeten duizenden euro's worden bijbetaald, terwijl dit in menig pakketje van paar honderd euro al standaard was in 2006.’ Meer informatie over grote pakketten en extra modules is ook te vinden in de discussie ‘Vastleggen van de Voorraad’.

Non-profit sector
Edwin van Dongen (Manager financiële administratie, Gemeente Breda): ‘Ik kom in de discussie nog weinig tegen over grote non-profit organisaties. Wij staan voor een vervanging van ons financiële systeem. Naast het standaard debiteuren/crediteuren verhaal staan we voor een behoorlijke ‘zoek en vervang’ slag. We hebben e-facturering (inkomend) als apart pakket, evenals tijdschrijven. We hebben koppelingen gelegd met verschillende verkoopfactureringssystemen en het personeelsinformatiesysteem. We maken voor onze rapportages gebruik van de Microsoft BI suite 2008. In onze marktverkenning willen we (wellicht) dergelijke functionaliteiten geïntegreerd binnen 1 pakket zien. Wie kan me een bepaalde richting op wijzen, zonder meteen in de acquisitie stand te schieten…’

Rien Van Heukelom (Concerncontroller, hoofd Financiën en ICT, Onderwijsgemeenschap Venlo & Omstreken): ‘Edwin, ik ben werkzaam op een onderwijsgemeenschap in Venlo. 6100 leerlingen, 750 werknemers en een omzet van ongeveer 50 miljoen euro. Wij gebruiken AccountView al een jaar of acht naar volle tevredenheid. Flexibel, heel gemakkelijk aanpasbaar en modulair opgebouwd. Werkt prima voor ons. Zeker de moeite waard om eens te bekijken.’

Henry Beuks: ‘Ik denk dat je er goed aan doet de grote spelers (zoals Unit 4, AccountView, AFAS etc etc.) in de markt te benaderen met jullie plan van eisen en wensen, anders doe je jezelf zeker te kort door slechts naar 2-3 spelers te kijken. Alhoewel met SAP waarschijnlijk vrijwel alles, al dan niet middels maatwerk te realiseren zal zijn, is SAP vaak dusdanig aan de prijs. Ook zijn aardig wat megaprojecten ook mega ‘uit de klauwen' gelopen zoals bijvoorbeeld bij provincie Noord Holland. Na de eerste fase kun je op basis van de eerste reacties/offertes zaken op een rijtje zetten: Wat de kosten zijn van de diverse leveranciers en welke kernfunctionaliteiten daar wel/niet bij inbegrepen? Dan maak je een eerste selectie en ga je met een overzichtelijker aantal partijen (bijv. 3) wat dieper in detail in op de materie. Het is wel een behoorlijk traject die de nodige tijd vergt, maar het gaat hier om een essentiële investering voor vele jaren. Een goed voortraject, ook al kost dat wat extra tijd, is later heel snel terugverdient.’

Maarten Verheul: ‘AccountView en AFAS zijn geschikt voor non-profit. Dit zijn ook pakketten die in profit organisaties gebruikt worden. Betekent dat nu dat alle pakketten die in profit organisaties gebruikt worden, ook geschikt zijn voor non-profit?’ Rien Van Heukelom reageert: ‘Ja hoor. De meeste non-profitorganisaties, zoals onderwijs- en gezondheidszorginstellingen, doen in professionaliteit (ook op dit gebied) niet meer onder voor profitorganisaties. De administraties moeten soms aan wat specifieke eisen voldoen, maar ook dat kan allemaal ingebouwd worden.’

Online boekhoudsoftware
Erik Dros is relatiebeheerder bij Visser-Visser Accountants & Belastingadviseurs. Vanuit zijn ruime ervaring met boekhoudpakketten raadt hij Twinfield aan. ‘Hiermee ben ik als relatiebeheerder in staat om iedere ondernemer te coachen, zodat de juiste beslissingen genomen kunnen worden. Dus geen informatie van een aantal maanden geleden, maar iedere maand up to date met een proactieve houding naar toekomstgerichte informatie.’ De voordelen van een online oplossing zijn volgens Dros:
– Geen dure investering in een administratiepakket, maar een relatief lage huur per maand.
– Gemakkelijk inloggen en dus geen installatie op je PC. Dat kan op ieder gewenst tijdstip en op iedere locatie waar ook in de wereld.

Wat vinden de andere leden van een online oplossing? Maarten Verheul is van mening dat online administratie alleen geschikt is voor kleine ondernemers. ‘Voor middelgrote en grote ondernemingen heeft dit geen toegevoegde waarde, want die hebben een controller en een Hoofd Financiële Administratie in dienst.’
‘Eerlijk gezegd zie ik niet in waarom online administraties voor grote en middelgrote ondernemingen geen toegevoegde waarde zouden hebben’, reageert Dros. ‘Met deze moderne software zijn gemakkelijk analyses te draaien. Ik denk dat deze online dienstverlening nog volop in opkomst is.’

André Salomons (Eigenaar Smart SharePoint Solutions): ‘Heeft iemand een idee hoe het met de jaarlijkse onderhoudskosten in relatie tot aanschafprijzen zit?’ Volgens Mark Appel van Twinfield zijn er geen jaarlijks terugkerende kosten bij een Twinfield (online boekhoud)pakket. Henry Beuks: ‘Of je nu software koopt en jaarlijks onderhoud betaalt, of dat je software huurt, dat maakt allemaal niet uit. Het zijn verschillende benamingen voor kosten die iedereen aan zijn of haar softwareleverancier betaalt. Het bevestigd weer eens dat prijsvergelijk niet eenvoudig is daar wel/niet inbegrepen functionaliteit, support, nieuwe versies, aantal gebruikers, aantal administraties, et cetera. Dat kunnen wij hier met zijn allen niet zo maar even neerzetten.’

Renny Jenkins (Application en Systemmanager, HLB Kallen Raeven Acc. & Fisc.): ‘Ik heb al meerdere jaren ervaring met Navision, Exact, Reeleezee, AFAS, Snelstart, SAP, Unit4-Multivers, Twinfield en nog andere pakketten. Bij mij komt AFAS als beste uit de bus. Zeker gezien de snelheid van de support, voor zover nodig; de toekomstvisie van de organisatie; de moderne manier van werken (rechtstreekse koppeling bank); et cetera. Er is een variant voor de kleine ZZP-er (AFAS Small Business, AFAS Online) en er is een ERP-variant. Het betreft een compleet geïntegreerd pakket, welke niet in diverse modules is opgedeeld met connectoren en dus gevaren bij een update. De behulpzaamheid en professionaliteit van de organisatie is top!’

Frank van Halteren MFsme AA (Senior Accountant, BDO Nederland): ‘Nog steeds verbazingwekkend hoeveel mensen uit de losse heup schieten op dit forum, uiteindelijk gaat het over welke strategie je wilt toepassen en welk pakket daar bruikbaar bij is.’
Erik Dros: ‘Eens, maar toch bestaan er nog steeds vooroordelen over online dienstverlening alsof dit alleen voor kleine ondernemers zou werken. Op kantoor werken wij met AFAS, maar voor online dienstverlening hebben wij bewust een ander pakket gekozen, omdat uit AFAS online niet gemakkelijk analyses gedraaid kunnen worden. Dus AFAS is een uitstekend pakket, maar om strategische beslissingen te nemen, waarbij duidelijke analyses gemakkelijk gedraaid kunnen worden, zou online dienstverlening wel eens raadzaam kunnen zijn voor zowel grote als kleine bedrijven.’

Antoinette Dijkhuizen (Directeur, I4-YOU Business Solutions): ‘Ik heb ervaring met Exact Online en Twinfield en ik kan wel zeggen dat er een groot verschil tussen is. In het gebruik van Exact online valt de beperktheid van de functionaliteit op. Het is meer ingericht om het handmatige boekingsproces vloeiend te laten verlopen.  Een punt van aandacht is tevens de koppelingen met andere software, bijvoorbeeld het automatisch inlezen van inkoop/verkoop facturen is zeer beperkt. Bij Twinfield is er vanuit een totaal andere scope het pakket opgebouwd. Het gaat om op effectieve en efficiënte wijze belangrijke stuurinformatie te verkrijgen. Het is mogelijk om een soort 'schil' om meerdere administraties te leggen en de data te transformeren naar informatie. Het punt blijft: kijk niet alleen naar de kosten van één administratie, maar naar het onderscheidend vermogen voor de organisatie.’

Discussieer mee in de online groep: Finance professionals Netherlands

Zie ook:
Klassiekers uit het archief van Financieel-Management.nl
– 10 veel voorkomende fouten in Excel
– 10 veel voorkomende fouten in Excel – deel 2