Goede controle van het grootboek: 7 tips voor controllers en CFO’s

Strakke communicatie tussen CFO en controller is essentieel om te zorgen voor een betere controle van het grootboek, ook omdat het niet tot de favoriete bezigheden van de meeste controllers zou behoren, aldus Verheul. Daarnaast noemt hij het opleidingsniveau van de huidige HBO-ers lager dan pakweg 20 jaar geleden. Dat Verheul een hot topic aansneed blijkt wel uit de hausse aan reacties die zijn vakgenoten de afgelopen dagen op zijn blog gaven. Die liepen uiteen van ‘ik deel die ervaring’ tot ‘de stelling deugt niet’. Financieel Management geeft u op basis van de input van alle professionals een checklist, zodat u hun ervaringen kunt gebruiken in uw eigen business.

1. Denk in journaalposten
Verschillende controllers geven aan dat deze manier van werken een waardevolle bijdrage levert aan de correctheid van het grootboek. Controllers hebben in veel gevallen nooit een boekhouding gevoerd en missen daardoor de essentiële basis om een grootboek adequaat te kunnen controleren. Eén van de bloggers: “Gelukkig werd ik bij mijn eerste stappen in de accountancy geconfronteerd met ‘schoenendoos’-klanten die uitgewerkt moesten worden op 14-kolommenpapier. Een betere training voor het journaalpostdenken bestaat er niet.” Jules Maessen, Group Controller bij Maecon Groep: “Als controller moet je je bewust zijn van de risico’s van verkeerd boeken. Het denken in journaalposten is onontbeerlijk omdat je voor beslissingen komt te staan die invloed hebben op de balans en de winst- en verliesrekening. Dat kan alleen met verstand van zaken.”

2. Zorg voor een heldere taakverdeling
De titel controller kan bij elk bedrijf een andere betekenis hebben. Geen probleem, zolang duidelijk is wát de controller dient uit te voeren. Natuurlijk zijn er gevallen waarbij de controle van het grootboek door een andere persoon gedaan wordt, zoals de relatiebeheerder van een accountantskantoor aangeeft. Uitbesteding van de controletaak? Een relatiebeheerder van een accountantskantoor kan het iedereen aanraden: “De controller kan zich zo richten op andere zaken waarbij kennis van het bedrijf noodzakelijk is. Wij staan stand by en denken mee in de processen.”

3. Controleer het grootboek maandelijks
Eén CFO meldt “dat de controller geen maandelijkse rapportage kan en mag afgeven als hij niet alle balansrekeningen aantoonbaar heeft gecontroleerd.” Strenge controle van het grootboek zorgt voor juiste managementinformatie en daar is de hele organisatie mee gebaat. Niet alleen de balansposten, maar zeker ook de verlies- en winstrekening zou onderhevig moeten zijn aan een maandelijkse check. Jules Maessen: “Ook wanneer de rol van CFO en controller door aparte mensen uitgevoerd worden, zou de aansluiting met het grootboek één van de eerste aandachtspunten van de CFO moeten zijn. Zonder deze aansluiting loop je het gevaar dat je managementrapportage “wishful thinking” wordt en ben je als organisatie in feite stuurloos. Aansluiting met het grootboek moet je goed documenteren, en elke keer als de managementrapportage gedraaid wordt, maak je een analyse van cijfers (vóór publicatie), het voordeel is dat foutieve boekingen daarmee snel aan het licht komen.”

4. Optimaliseer de communicatie tussen controller en management
Een CFO zou blind moeten kunnen vertrouwen op zijn controller en daarbij is goede communicatie essentieel. “Controllers zouden niet alleen goede informatie moeten leveren, maar ook moeten controleren of die informatie ook daadwerkelijk belandt op de plekken waar die zou moeten landen”, aldus één van de bloggers.

5. Ethiek is heilig binnen de organisatie
Of zou dat althans moeten zijn. “Wees integer!” is de wijze raad van Nico van den Bergh, senior consultant bij fiNext. Van den Bergh: “de controller is het bedrijfseconomische geweten van de organisatie. In een eerdere controllersrol vroeg de adjunct-directeur van het bedrijf me om cijfers 'een beetje op te leuken'. Dat is geen vraag om aan een controller te stellen, al zullen er nog steeds controllers zijn die op deze manier aan het management tegemoet komen.”

6. Houd de vakkennis op orde
De huidige generatie HBO-ers is anders opgeleid dan oudere controllers en balanskennis is daarbij één van de speerpunten. “Veel controllers uit de jongere generatie missen de standaard boekhoudervaring”, aldus één van de CFO's. Alles valt of staat bij een goede opleiding van de controller; vóór en tijdens de uitvoering zijn functie.

7. Neem je verantwoordelijkheid
Degene die de financiële huomo primo binnen de organisatie is (of de functietitel nou cfo, controller of hoofd administratie heet), heeft de verantwoordelijkheid voor de juistheid en compleetheid van de gegevens in het grootboek. Diegene dient er dan ook voor te zorgen dat het grootboek in orde is, of hij/zij dat nou zelf doet of delegeert aan een ander. Er dient dus een proces ingericht te worden dat zorgdraagt voor het juist inrichten en vastleggen van de administratie, en dat voorzien is van de nodige checks en balances.

Klik hier voor de Linkedingroep of hier voor Finance Talent, de online community voor Dutch Finance Professionals

Klassieker uit het archief van Financieel-Management.nl: 10 veel voorkomende fouten in Excel