Zo bevorder je flow in je team

Stel jouw organisatie wil responsiever worden. Daartoe zijn de visie & missie grondig herzien, er is een strategisch plan ontwikkeld: de ‘why’, ‘how’ en ‘what’ zijn vastgesteld. Alles is gedeeld met de medewerkers, hun feedback is verwerkt en iedereen is enthousiast. Hoe weet je nu of jouw organisatie in staat is om de plannen waar te maken? Waar moet je dan beginnen?

De basis
Een organisatie of team kan alleen maar goed presteren als aan een aantal voorwaarden is voldaan. De basis is dat ieder individu optimaal tot zijn of haar recht komt. Vergelijk het met een voetbalelftal: één of twee spelers die niet op de juiste positie spelen of slecht in de wedstrijd zitten, kunnen de prestatie van hele team teniet doen.

De eerste vraag is dus of ieder individu tot haar of zijn recht komt. Hoe kun jij de omstandigheden creëren die medewerkers zo goed mogelijk tot hun recht laten komen?

Flow
Mensen die optimaal tot hun recht komen, zijn in een staat van ‘flow’. Dan ga je zo op in je bezigheden dat je de tijd vergeet. In zo’n staat voel je je geweldig en presteer je het beste. Wij hebben dat allemaal wel eens ervaren. Het concept van ‘flow’ is bedacht door de psycholoog Mihaly Csikszentmihaly.

Kenmerken
De kenmerken van flow heeft hij beschreven in zijn boek: “Flow: the psychology of optimal experience”. Zij geven inzicht in wat mensen nodig hebben om tot hun recht te komen in hun werk. Een aantal van die kenmerken laten wij hier buiten beschouwing, omdat zij het resultaat zijn van een staat van flow. Bijvoorbeeld: het ontbreken van een besef van tijd of een sterk gevoel van welbevinden. We richten ons op de vier kenmerken die beïnvloed kunnen worden: willen, kunnen, focus en feedback:

1. Is het werk dat men doet ook wat men wil doen? Dit gaat over de persoonlijke motivatie van mensen. Als de visie, missie en doelstellingen daarop aansluiten, hebben mensen een plek gevonden waar zij hun ambities en energie kwijt kunnen.

2. Doet men wat men kan doen? Past het werk goed bij de talenten en vaardigheden? Worden mensen te weinig uitgedaagd dan gaan zij zich vervelen. Als er teveel van hen gevraagd wordt, raken zij gestrest.

3. Worden mensen in staat gesteld om gefocust te werken? Kunnen zij zich goed richten op hun taken en verantwoordelijkheden? Voor sommige organisaties geldt ‘death by meeting’ of ‘death by email’. Overdaad schaadt. Of er is zoveel onduidelijkheid over de afbakening van verantwoordelijkheden dat mensen teveel met elkaars taken bezig zijn. Voortdurende afleiding is niet bevorderlijk voor de kwaliteit van het werk, noch voor het welbevinden van medewerkers.

4. Continue feedback is belangrijk om mensen betrokken en gemotiveerd te houden. Zij hebben er behoefte aan om te weten hoe zij het doen en hoe het beter kan. Daarbij gaat het niet over het (half)jaarlijkse beoordelingsgesprek: als feedback continue is en goed wordt toegepast, is het ook een mechanisme dat de kwaliteit en sfeer in het team bevordert.

Aan de slag
Genoemde factoren helpen mensen om in hun flow te komen. Het startpunt is het in kaart brengen van de positie van iedere medewerker op genoemde factoren. Zodat er per team een goed beeld is welke medewerkers goed op hun plek zitten, of niet. Het volgende schema is een voorbeeld hoe zo’n mapping er, samenvattend, uit zou kunnen zien. Daarin kunnen ook andere HR-factoren worden meegenomen. Zoals in dit voorbeeld de fit met het team. Of de vakvolwassenheid van teamleden:

Mapping leden Team A

Een aantal dingen wordt in één oogopslag duidelijk. Voor het hele team geldt dat de feedback moet worden verbeterd: de medewerkers weten onvoldoende hoe het gaat en hoe zij het doen. En op individueel niveau wordt ook een aantal dingen duidelijk: Melissa wil graag, maar moet nog veel leren (‘kunnen’ en ‘vakvolwassen’ zijn beide nog niet goed). Voor Brian en Julie is het de vraag of zij wel in het team passen. Brian heeft de capaciteiten, maar de vraag is of hij deze rol wel wil? En voor Julie geldt dat zij het wel wil, maar zij is (nog) niet geschikt deze taak.

Vanuit dit overzicht kan het team gaan ontwikkelen en groeien. Bijvoorbeeld aan de hand van persoonlijke ontwikkel-plannen van iedere medewerker en een plan voor het team, al dan aangevuld met een wijziging van de samenstelling. Zo komt ieder individu tot zijn of haar recht èn wordt aansluiting verkregen bij het grotere geheel van de organisatie.

De volgende stap is om ervoor te zorgen dat ieder team goed functioneert. Ofwel: flow op teamniveau. Daarover gaat de blog van volgende week.

Op donderdag 4 maart aanstaande organiseert Moving As One het gratis webinar ‘Growth from the Inside-Out’, over kenmerken van Responsieve Organisaties en hoe je die kunt ontwikkelen. Meer informatie vind je hier.

Door Theo Kroese. Hij is organisatie-adviseur, ervaringsdeskundige, en directeur van Moving As One. “Een strategie is slechts zo goed als de mensen die haar uitvoeren.”