Tijdens de FM Club bij Eneco in Rotterdam op 20 september gaven productiviteitsninja Marcel van den Berg en Rogier Brinkhuijsen, Manager Business Control Assets bij Eneco, de deelnemers tips en tricks om hun werk slimmer en leaner te doen.

Bekijk hier de foto's van de FM Club: werk slimmer, niet harder

“Alleen sukkels hebben het druk”

Dat was de titel van een NRC-artikel vorig jaar. Volgens Van den Berg hebben we altijd zo’n druk gevoel omdat we dingen in ons hoofd houden. ‘O ja, ik moet Henk nog bellen’, denk je ‘s avonds wanneer je eindelijk eens aan het ontspannen bent. Een goede oplossing hiervoor is een tweede, virtuele brein creëren. 

Het tweede brein kan gemaakt worden met een speciale takenmanager, zoals todoist (https://nl.todoist.com/). Maar het is ook prima om bijvoorbeeld Excel te gebruiken of zelfs papier. Het tweede brein bestaat uit een master actielijst, een projectenlijst, een wachten op-lijst en een ideeënlijst. Dit handige instrument vervangt alle losse papieren, post-its en het eigen geheugen om overzicht te bewaren. Dat maakt bandbreedte vrij in de hersenen dat voor belangrijkere zaken kan worden ingezet. 

“Of je nou je moeder moet bellen of een nieuwe bedrijf gaat beginnen; alles komt in dit tweede brein te staan”, aldus Van den Berg. “Een tweede brein helpt je om steeds de vraag te beantwoorden: Is hetgeen wat ik doe nu het beste wat ik kan doen? Bovendien helpt het om je hoofd leeg te maken, want jouw brein is voor het bedenken van ideeën, niet om ze vast te houden.”

Een tweede brein helpt om rustig en kalm te blijven in tijden waarin informatie steeds sneller op ons af komt. ‘Rustig en kalm’ is één van de negen eigenschappen van de productiviteitsninja:

Van den Berg licht er nog een aantal nader toe:

1. Zelfbewust
Wat veel professionals onvoldoende doen is onderscheid aanbrengen in denken en doen. “Met denkwerk voegen wij waarde toe als kenniswerker”, aldus Van den Berg. “We moeten zorgen dat we daar voldoende tijd voor vrijmaken. De meeste kenniswerkers hebben de hele dag hun inbox openstaan; daardoor worden ze geleefd door de agenda van anderen en afgeleid van het nadenkwerk. Een productiviteitsninja is zelfbewust; hij doet af en toe een stap terug om te kijken naar het proces. Ben ik met de juiste dingen bezig en doe ik dat op de juiste manier? Druk zijn is ook een verslaving. Dwing jezelf om af en toen uit die doe-modus te stappen.”

2. Weet wapens te hanteren
Wapens van een kenniswerker zijn bijvoorbeeld zijn of haar computer, agenda en smart phone met handige apps. Ook e-mail kan een wapen zijn, al voelt het voor de meeste professionals niet zo. “Probeer slechts een aantal keer per dag je mail te checken”, adviseerde Van den Berg, “Je zult moeten afkicken; voor de meeste beroepen is drie keer per dag echt genoeg.”


Training Werk Slimmer, niet Harder
Wordt u dagelijks overspoeld door informatie en onnodige afleidingen? Heeft u het gevoel dat u geleefd wordt? Volg dan de succesvolle Masterclass ‘Werk Slimmer, niet Harder’ voor minder stress en meer productiviteit. Win tijd en krijg weer grip op uw werk. Meld u hier aan.
___________________________________________________________________

Het verwerken van mail is een denk-klusje. Werk alle mail af van boven naar beneden en neem over elke mail een beslissing. Maak to-do’s aan in het tweede brein en geef direct antwoord als dit kan binnen maximaal een paar minuten. Na afloop heb je een compleet lege inbox: een heerlijk gevoel. Van den Berg adviseerde de deelnemers om e-mail te beschouwen als post op de deurmat. “Dat verwerk je ook één keer per dag en laat je niet liggen totdat de deur op een gegeven moment niet meer open kan.” 

3. Meedogenloos
De laatste eigenschap die Van den Berg besprak is meedogenloosheid. “Wees meedogenloos naar jezelf, naar anderen en in de keuzes die je maakt. Je meest kostbare bezit is je aandacht. Je hebt maar twee tot drie uur per dag waarop je echt op je best kunt functioneren; zorg dat dit naar de belangrijke activiteiten gaat. Wees daarbij realistisch; je kunt niet alles doen. We denken vaak dat er volgende maand meer ruimte zal zijn, maar dat is niet zo. Als je aan het einde van de week denkt; wat heb ik nou echt gedaan? Zorg dan, dat je voldoende tijd hebt besteed aan de dingen waarmee jij echt impact hebt”, besloot Van den Berg zijn presentatie. “Maar”, voegde hij nog toe, “de productiviteitsninja is geen superheld. Veel managementboeken doen je geloven dat als je maar bepaalde dingen doet, je een soort supermens zult zijn. Dat is niet zo; af en toe gaat het mis, dat is niet erg.” 

Lean finance bij Eneco  
Eneco wil een belangrijke rol spelen bij de transitie naar duurzame energie voor iedereen. Windpark Luchterduinen - dat 150.000 huishoudens van elektriciteit voorziet - is een mooi voorbeeld hiervan. Met deze projecten gaan investeringen van honderden miljoenen gepaard; finance speelt dan ook een belangrijke rol van tekentafel tot exploitatie, en uiteindelijk het buiten werking stellen van het energiepark. 

Rogier Brinkhuijsen, Manager Business Control Assets, speelt met zijn team een belangrijke rol in meerdere fasen van deze projecten, maar vooral de exploitatiefase. Om de managementrapportages te verbeteren en versnellen heeft Brinkhuijsen de filosofie lean six sigma omarmt. “We bekijken alles vanuit het oogpunt van de klant - of dat nou de interne of externe klant is”, aldus de Manager Business Control Assets. “Als deze klant niet bereid is om te betalen voor een dienst die wij leveren moeten we het eigenlijk niet doen, tenzij het noodzakelijk is vanuit compliance-oogpunt. En als we het toch doen, laten we het dan zo slim mogelijk doen tegen zo laag mogelijke kosten.”

De startsituatie voor de managementrapportage was dat het te veel informatie bevatte, te laat kwam en dat de doorlooptijd te hoog was. Brinkhuijsen: “Ik heb toen aan iedereen in mijn team gevraagd; ‘wat heb jij nodig om de maandafsluitingstijd te halveren met minimaal dezelfde kwaliteit?’ Toen heeft iedereen input geleverd waarmee we aan de slag zijn gegaan. Inhoudelijk doen we nog steeds dezelfde dingen, maar de verbetering zitten vooral in de manier waarop we het plannen, communiceren en organiseren. We zijn ook veel meer gaan doen met visuals en business summaries om trends te laten zien en we hebben de hoeveelheid tekst sterk teruggebracht.”  

De belangrijkste les die Brinkhuijsen heeft geleerd is dat heel veel kleine stapjes leiden tot een continue verbetercultuur en indrukwekkende resultaten. “In grote organisatie wordt zoiets al snel een heel groot project. Dat hoeft helemaal niet. Als je dagelijks kleine verbeteringen doorvoert heb je een half jaar later opeens enorm veel bereikt met je team”, besloot de Manager Business Control.