Wie kent de verhalen niet uit de pers van weer een mislukt avontuur door een overheidsinstelling waar miljoenen euro over de balk zijn gesmeten? Ook zijn er voldoende voorbeelden in de profitsector waar een ERP-mislukking uiteindelijk tot faillissementen heeft geleid. Mijn ervaring is dat, als u zich aan een aantal basis principes houdt, de implementatie binnen tijd en budget met succes en plezier gerealiseerd kan worden.

Door Jeffrey Janssen
 
Je zou denken dat het voortdurend verbeteren van hulpmiddelen om je klanten zo optimaal en efficiënt mogelijk te bedienen inmiddels een routinematige klus zou zijn. Want wat is uiteindelijk de functie van Enterprise Resource Planning? ‘Het combineren van interne bedrijfsinformatie over logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen in één bedrijf breed informatie- en managementsysteem: de ERP-software.’ Dit alles voor het hogere doel: maximalisatie van de productiviteit, beheersing van de kosten en optimale vervulling van de klantwensen. 
 
Procesverbetering
De behoefte komt dus voort uit de wens tot procesverbetering. Procesverbetering raakt de organisatie langs drie kanten: medewerkers zijn bezig om hun kennis te vergroten, er moeten nieuwe afspraken met elkaar gemaakt worden, hebben we ingerichte tools nodig en uiteraard hebben we vaardige medewerkers nodig die deze tool begrijpen en kunnen gebruiken. Tijdens een gemiddeld ERP-traject wordt 60 procent van de tijd en energie gestoken in de medewerkers, 30 procent in nieuwe procedures en 10 procent is nodig om de inrichting te verzorgen.
 
Organisatorische veranderingen
Op basis van voorgaande alinea kunnen we concluderen dat ERP implementeren een organisatorische uitdaging is en de meeste en belangrijkste problemen op dit vlak liggen. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
- Onvoldoende tijdbesteding eigen mensen;
- Doelen te ambitieus gesteld;
- Doelen zijn te complex;
- Onvoldoende commitment door het management;
- Onvoldoende kennis van de eigen mensen.
- Hoe zorgt u voor meer succes en plezier met ERP?
 
Business is leidend
Door ervoor te zorgen dat iemand met een organisatorische achtergrond verantwoordelijk is, zorgt u dat de business leidend is. Uiteraard heeft u mensen met IT-skills nodig voor wat betreft de technische aspecten. Voor de kennis van het pakket en het opleiden van uw medewerkers kunt u gebruik maken van consultants van de leverancier. De projectleider rapporteert aan het hoogste bestuursorgaan in uw organisatie. Door het project op de agenda van het Management Team te plaatsen zorgt u voor draagvlak in de organisatie. Daarnaast is het benoemen van de juiste mensen die de kar trekken op hun vakgebied cruciaal, niet alleen ervaring of IT-affiniteit is belangrijk maar out-of-the-box kunnen denken maakt het verschil.
 
Projectmatige aanpak
Essentieel is een goede voorbereiding. Zorg voor een duidelijk afbakening van wat er wel en niet gedaan wordt en blijf bij dit plan. De meeste ERP-projecten vliegen uit de bocht qua doorlooptijd en kosten doordat er op een bewegend doel wordt geschoten. Maak ook hier gebruik van de kennis en ervaring van uw leverancier. Microsoft heeft bijvoorbeeld voor de implementatie van haar producten de ‘Sure Step Methology’ ontwikkeld. Een standaard implementatiemethodiek die door veel Microsoft partners gehanteerd wordt.
 
Slootjes strategie
Door uw doelstellingen onder te brengen in verschillende fases houdt u het project overzichtelijk en beheersbaar. De vergelijking met ‘slootje springen’ gaat ook hier op. Iedereen kan zonder oefening over een sloot van 1 meter breed springen, maar hoe zit het met een sloot van 7 meter?
 
Geen maatwerk
Mensen zijn van nature geneigd om zogenaamd lineair te denken vanuit bestaande patronen. Dit gaat zich uiten in het ontwikkelen van processtappen die zoveel mogelijk op de oude situatie lijken. Indien u een ERP-leverancier heeft die daarin meegaat wordt er onbedoeld een hoeveelheid maatwerk geïntroduceerd in uw organisatie en dat is onnodig duur en tijdrovend. De kennis van uw bedrijfssegment zit namelijk al verwerkt in de standaardoplossing van uw leverancier. Daar is deze op geselecteerd. Uw leverancier sleutelt al jaren aan zijn oplossing en neemt daarin alle ‘best practices’ mee uit het verleden. De kennis van uw concullega’s die u voorgegaan zijn, is dus al verwerkt in de oplossing. Hiermee voorkomt u sub-optimalisatie en hoge kosten naderhand. Wilt u in de toekomst migreren naar een nieuwe versie dan brengt dat hoge kosten met zich mee om het maatwerk opnieuw te laten maken. Laat staan de hoeveelheid energie die uw mensen er nog een keer in moeten steken.
 
Migratie strategie
Indien uw ERP-oplossing staat als een huis, zorg dan voor een migratie strategie om de voordelen te benutten van toekomstige nieuwe ontwikkelingen. Zorg ervoor dat continue verbeteren onderdeel wordt van de dagelijkse praktijk in uw organisatie en beweeg mee met de migratie strategie van uw leverancier.
 
ERP is geen BI
ERP verzamelt data en zorgt ervoor dat uw processen efficiënter worden, maar verwacht niet dat ERP zorgt voor de rapportages die nodig zijn voor uw managementinformatie. Hiervoor zorgen additionele rapportage en analyse tools, die op basis van uw grote bak met data zorgt voor managementinformatie. Hierbij is een belangrijke taak weggelegd voor uw CFO. De inrichting van de structuur binnen uw ERP-omgeving zal mede door hem of haar worden bepaald. Op basis van deze structuur worden de KPI’s bepaald die uw performance meten en de fitheid van uw organisatie monitoren.
 
Wendbaar blijven
Integratie van bedrijfsonderdelen mag geen doel op zich zijn en kan leiden tot starheid van uw organisatie. Zorg ervoor dat uw voldoende wendbaar blijft en breng alleen bedrijfsonderdelen in één omgeving als daar een solide business case onder ligt. U kunt als alternatief verschillende units laten communiceren als ware het interne klanten en leveranciers. Een gemeenschappelijk platform creëren kan dan door inzet van uw rapportagesysteem. (Des) integratie van bedrijfsonderdelen als reactie op veranderende marktomstandigheden verloopt dan sneller en soepeler.
 
IT development en uw strategische agenda
Ontwikkel een IT development programma als onderdeel van uw strategische agenda. Digitalisering gaat harder dan ooit. De eerste tablet werd in 2010 geïntroduceerd en vandaag de dag zijn er ongeveer 2 miljoen apps te downloaden. We zitten midden op de volgende golf van ‘the internet of things’. Een markt die door Gartner ingeschat wordt op 6 miljard apparaten voor 2016 en naar verwachting 20 miljard in 2020, met een marktwaarde van 3.000 miljard dollar. Een duizelingwekkend getal in mijn ogen. Veel apps en apparaten communiceren al met uw organisatie en zorgen dat de ERP nog beter zijn werk kan doen.
 
Conclusie
ERP lijkt een veelkoppig monster, maar dient uiteindelijk onderdeel te zijn van uw dagelijkse bezigheden en is onderdeel van uw strategische agenda. Zorg ervoor dat u voldoende kennis in huis haalt om concurrerend voordeel uit uw ERP te halen om uw klanten optimaal en zo efficiënt mogelijk te bedienen.
 
Jeffrey Janssen is mede-oprichter van CFO netwerk. CFO netwerk biedt parttime CFO diensten aan ondernemingen, waarvan aard en omvang van de activiteiten de fulltime inzet van een CFO niet rechtvaardigen. We begrijpen dat uw meest waardevolle bezit uw bedrijf is en wij streven ernaar om u te beschermen en de financiële stabiliteit te verbeteren.
 
Werk slimmer, niet harder
Wordt u dagelijks overspoeld door informatie en onnodige afleidingen? Heeft u het gevoel dat u geleefd wordt? Volg dan de succesvolle Masterclass Werk Slimmer, niet Harder voor minder stress en meer productiviteit. Win tijd en krijg weer grip op uw werk.
Bekijk het programma.