Zo transformeer je finance: ‘Wees niet bang om rigoureus te zijn’

Tijdens de Finance Expo 2021 gaf Blackline, een cloudgebaseerde dienst om het afsluitingsproces te automatiseren, een workshop over Finance Transformation, een thema dat voor nagenoeg iedere finance professional speelt. “Er zijn steeds meer technologische middelen om het leven van de controller en finance manager makkelijk te maken”, zei Jeroen van der Zee van Blackline. “Hoe ga je hier de vruchten van plukken?”

De expert die Blackline hiervoor uitnodigde is Raymond Steenvoorde, een man uit de praktijk (hij was ruim 30 jaar controller/finance manager) die veel ervaring heeft met het stroomlijnen van Finance & Accounting (F&A) processen. “Een aantal jaar geleden had ik het vakgebied wel gezien en wilde ik gaan reizen”, begon de voormalige controller. “Toen heb ik toch gekozen voor een rol in een commercieel team bij Blackline. Zo kan het leven soms gaan.”

Steenvoorde was lang actief bij Elsevier als hoofd R2R (Record-to-Report). Hij schetste een probleem waar hij tegenaan liep als financial dat hij ook constateert bij veel vakgenoten. “Er is geen tijd voor een proactieve rol, omdat er gewoon veel te veel projecten spelen. Zelf had ik bijna 150 projecten op m’n bord. Dat is gewoon veel en veel te veel. Je moet gaan schrappen.”

Steenvoorde kreeg hier de kans voor door in Calcutta, India, de finance-processen van Elsevier allemaal bij elkaar te brengen in een shared service centre. “Ook bij Elsevier waren er te veel systemen – 10 ERP’s en 40 subsystemen – om echte harmonisatie te bereiken. Mijn opdracht in Calcutta was om te komen tot gestandaardiseerde financiële processen.”

Na jaren van weinig vooruitgang, besloot de voormalige Head R2R tot een radicale omslag. Hij besloot alle shared functies naar India te halen en zichzelf overbodig te maken. De organisatie koos daarbij voor Blackline. De integratie van de finance activiteiten leidde tot een reductie in finance medewerkers (“veel controllers konden de stap naar business analist maken”), een veel snellere afsluiting (“Ik kon onze CFO op dag 2 vertellen waar we stonden”) en een enorme besparing in auditkosten.

Geleerde lessen
Steenvoorde adviseerde de aanwezige finance professionals om te beginnen met een inventarisatie. “Schrijf alles op wat je doet en check dit met je mensen. Kijk dan naar alle verbetermogelijkheden . De beste ideeën komen vervolgens op een wensenlijstje terecht. Kijk ook naar de beschikbare resources voor de finance transformation. En wees rigoureus. Boekhouders zijn nogal ‘penny perfect’, maar dit kan een valkuil zijn. Ik ben door alle balansposten heengelopen en heb er uiteindelijk 4000 geschrapt. Klanten van me hebben er nog veel meer geschrapt. Wees hier niet bang voor.”

Zijn tweede tip is om zoveel mogelijk mensen te betrekken en actief te communiceren. “Vertel aan iedereen wat je gaat doen en waarom. Maak duidelijk wat de tijdslijnen zijn en de impact die je voor ogen hebt. Maak gebruik van de talenten die je hebt. In het shared service centre had ik twee lokale controllers die ontzettend goed waren in projectmanagement. Daar heb ik enorm veel aan gehad.”

De voormalige financial benadrukte ook het belang aan een ‘fall back’ plan en niet te optimistisch te plannen. “Als je drie maanden hebt, plan er dan vier in.”

Last, but not least: vier een feestje. “Ik heb de grootste discotheek van Calcutta ingehuurd om de geslaagde transformatie te vieren.”

De grootste succesfactor van de Elsevier-case is waarschijnlijk de beslissing geweest om het écht te gaan doen. “Maak een plan en zet vervolgens alles op alles om het te realiseren. Blijf niet hangen in de waan van de dag.”

Meer weten?
Steenvoorde deelde tot slot nog een aantal nuttige linkjes voor financials die meer willen weten. Want hoewel slechts een handvol aanwezigen nu met een transformatie bezig zijn, is het zeker dat er nog een hoop transformaties aankomen. “De vraag is niet of, maar wanneer je het gaat doen”, sloot Jeroen van der Zee af.

– Finanxce Transformation Tips & Best Practices
– De Blackline Accounting Cloud
– Zurich Insurance: A Successful Move to SAP S/4HANA with BlackLine