Invoice Lifecycle Management van Basware ondersteunt transformatie Office of the CFO

Aanleiding was de introductie van Invoice Lifecycle Management (ILM) als opvolger van traditionele factuurautomatisering. Bram Kuijper, VP Alliances bij Basware, licht toe wat de innovatie is van ILM binnen Accounts Payable-software en hoe bedrijven met de software en het gebruik van AI voorop blijven lopen in de business waarin ze actief zijn. ‘Met deze software zijn de uitdagingen van deze tijd zoals e-invoicing compliance per land te automatiseren, terwijl AI-technologie de niet te automatiseren uitzonderingen automatiseert. Samen maken ze een bijna 100 procent automatiseringsgraad binnen de Office of the CFO mogelijk.’

‘We werken met alle collega’s elke dag weer opnieuw aan het beter maken van onze software en dat doen we in de eerste plaats voor onze klanten. Dan is de erkenning van twee zeer gerenommeerde adviesbureaus dat we ook nog eens de beste in zijn voor ons echt de kers op de taart.’ Zo reflecteert Kuijper op de twee publicaties die dit jaar verschenen over de markten waarin het van oorsprong Finse technologiebedrijf wereldwijd actief is. ‘In juni 2026 zijn wij door adviesbureau Gartner benoemd tot Leader in de Magic Quadrant for Accounts Payable Applications. Met ons onlangs gelanceerde ILM scoorden we de hoogste positie voor executie en voor de meeste complete visie. Dat is naast een grote eer natuurlijk de bevestiging dat we met ILM precies die software op de markt hebben gebracht waaraan de top van het bedrijfsleven behoefte heeft op het gebied van factuurverwerking.’

Visie op marktontwikkelingen opnieuw geprezen

In diezelfde maand hingen de vlaggen opnieuw uit toen bekend werd dat ook een ander vermaard internationaal marktonderzoeksbureau, Forrester dit keer, Basware voor ILM de hoogste score toekende in de categorie strategie – met daarbij de maximumscore in alle zes criteria waaronder visie, innovatie en de product roadmap – en sterke beoordelingen kreeg voor onder meer de klantfeedback. ‘Naast het oordeel van experts over de wereldwijde aanbieders van softwareproducten spelen klanteninterviews een grote rol bij de evaluaties’, vertelt Kuijper. Hij vervolgt: ‘Misschien zijn we op de reviews van klanten nog het trotst, omdat we onze producten natuurlijk specifiek voor hen maken. Die klantinterviews zijn zowel gericht op hun visievorming over waar het naartoe gaat in hun business tot hoe die marktveranderingen zijn meegenomen in de oplossingen van softwarebedrijven en hoe snel die zijn te implementeren. Tot slot waren er op een later tijdstip ook nog peerinterviews naar de klanttevredenheid, ofwel hoe vinden de gebruikers dat de software functioneert in de praktijk. Daarop goed scoren is waar het uiteindelijk om gaat.’

Integratie tussen AI-technologie en software

De vraag rijst wat ILM dan precies is en waarom de software bedrijven helpt bij de uitdagingen van vandaag de dag. Kuijper legt uit dat de basis van factuurverwerking zoals bedrijven dat kennen van Basware met ILM grofweg is uitgebreid met twee geïntegreerde toevoegingen: de eerste bestaat uit geavanceerde oplossingen voor de ‘beheerste’ inzet van AI-technologie, daarover later meer; de tweede bestaat uit ingebouwde tools in de ILM die de Office of the CFO automatisch ondersteunen bij actuele thema’s zoals e-invoicing compliance. ‘In de fase voor de productontwikkeling hebben wij zelf uiteraard ook veel klanteninterviews afgenomen. Daaruit bleek dat bedrijven zowel de mogelijkheden van AI willen verkennen om de automatiseringsgraad binnen de organisatie verder te verhogen als proactief willen acteren op marktveranderingen. Dat laatste houdt in dat binnen de Office of the CFO niet langer alleen wordt teruggeblikt op hoe een onderneming heeft gepresteerd, maar vooral ook hoe de controle op de cashflow en het werkkapitaal in de toekomst beter zijn te sturen, onder meer door de grip op verplichtingen te verbeteren en door het realiseren van kostenbesparingen. De Office of the CFO transformeert zo van een uitvoerder naar een regisseur die strategisch anticipeert op de toekomst.’

Leestip: From AI to ROI – CFOs fast track to value

AI automatiseert de uitzonderingen

Waar automatiseren is gericht op het navolgen van duidelijke regels waaraan processen moeten voldoen om ze ‘automatisch’ te laten verlopen, spitst AI-technologie binnen de geautomatiseerde omgeving zich juist toe op de uitzonderingen die voortkomen uit die processen. Want die zijn er in de regel altijd, vertelt Kuijper. ‘Bij automatiseren is de vraagstelling bijvoorbeeld: is er een inkooporder waartegen een ontvangen factuur is te matchen? Of staat er een contract tegenover zodat de factuur automatisch is te verwerken? Of je geeft als regel mee dat alle facturen die binnen een bandbreedte van 2 procent van de totaalprijs afwijken automatisch moeten worden goedgekeurd. AI is dan vervolgens in te zetten op de facturen die buiten die bandbreedte vallen.’

Minder handmatige werkzaamheden

Kuijper legt uit dat in een dergelijke situatie normaal gesproken een medewerker uitzoekt wat de historie is van de betreffende leverancier en of er vaker prijsafwijkingen zijn geweest. Dat zijn volgens hem allemaal handmatige werkzaamheden die veel tijd kosten en net zo goed met behulp van goede instructies met AI-technologie zijn uit te voeren. ‘Die stelt dan een rapport op met bijvoorbeeld als aanbeveling een factuur goed te keuren omdat de afwijking slecht 2,1 procent is of dat er al heel lang zaken zijn gedaan met de betreffende leverancier en dat het altijd is goed gegaan. In dat geval luidt het advies dan dat het de moeite niet loont dit verder uit te zoeken en de factuur te betalen.’

Automatiseringsgraad binnen Office of the CFO verder verhogen

Een andere mogelijkheid is een situatie waarbij er geen inkoopbon is van een ontvangen factuur, noch dat er een onderliggend contract aanwezig is. Hoewel matching in die situatie niet mogelijk is, is een dergelijke factuur alsnog automatisch te verwerken met AI, legt Kuiper uit. ‘Uit het onderzoek van AI blijkt bijvoorbeeld dat dit soort facturen vaker zijn ingeboekt de afgelopen vijf jaar. AI zoekt dan uit hoe deze facturen zijn geboekt. Wat was de codering? Het advies van AI kan vervolgens luiden dat met 90 procent zekerheid is vast te stellen dat die specifieke factuur op grond van ervaring op een bepaalde wijze is in te boeken. Dit zijn allemaal manieren om de automatiseringsgraad binnen de Office of the CFO verder te verhogen.’

Inzet menselijke controle bepalen

Over de eerder aangehaalde ‘beheerste’ inzet van AI-technologie vertelt Kuijper dat bedrijven hebben aangegeven dat ze de menselijke controle willen blijven behouden als men ervoor kiest AI in te zetten voor het autonoom uitvoeren, coderen en controleren van administratieve taken rondom het factureringsproces. Om die reden hebben bedrijven de keuze uit min of meer drie niveaus van inzet van AI Agents, zegt hij. ‘Als AI-adviseur doet het voorstellen; als junior medewerker verwerkt AI facturen waarna een menselijke senior medewerker die controleert; en als senior AP-medewerker voert een AI Agent alles uit waarna een medewerker tot slot alleen nog het resultaat checkt.’

Opsporen frauduleuze facturen met AI

Welk niveau een organisatie inzet is volgens Kuijper onder meer afhankelijk van de kwaliteit van de dataset die een bedrijf bezit. ‘AI-technologie is bijvoorbeeld heel goed in het herkennen van patronen, zoals het opsporen van frauduleuze facturen door te scannen op afwijkingen, dubbele facturen en verdachte wijzigingen in leveranciersgegevens voordat geld wordt overgemaakt.’ Hij voegt toe dat duidelijke patronen alleen zichtbaar zijn als een bedrijf beschikt over grote hoeveelheden met elkaar te vergelijken facturen. ‘Naast de data die men zelf heeft, kunnen onze klanten daarom gebruikmaken van de twee miljard facturen die wij in totaal wereldwijd hebben verwerkt’, zegt hij. ‘Dat is natuurlijk een immense bron van informatie die onze klanten kunnen gebruiken om hun AP-proces te verbeteren. Uiteraard zijn deze gegevens geanonimiseerd en dus niet te herleiden naar specifieke klanten.’

E-invoicing compliance onder de motorkap

Naast alle verschillende niveaus van integratie van AI-technologie zijn binnen ILM, zoals gezegd, ook tools ingebouwd die bedrijven ondersteunen bij hedendaagse thema’s zoals e-invoicing compliance. Bedrijven die internationaal zakendoen hebben in toenemende mate te maken met landen waar mandaten – de wettelijke verplichting tot elektronische facturatie, zoals de EU-richtlijn ViDA (VAT in the Digital Age, ofwel btw in het digitale tijdperk) – gelden om de btw-inkomsten te vermeerderen en btw-fraude te voorkomen, zegt Kuijper. ‘Wij bieden onze klanten global compliance, wat betekent dat elke e-factuur automatisch voldoet aan het mandaat van een specifiek land. De klant heeft hier geen omkijken naar, omdat alles onder de motorkap tot detailniveau is vormgegeven volgens de standaarden die een land daarvoor heeft.’

Factuurverwerkingsproces inclusief audit-trail

Als voorbeeld geeft Kuijper een Nederlands bedrijf dat een factuur ontvangt van een leverancier uit Mexico, een van de zestig à zeventig landen in de wereld die een btw-mandaat heeft ingevoerd. ‘Elk mandaat is anders, maar daar merkt de klant die de factuur wil betalen niets van. Voor Mexico geldt bijvoorbeeld dat de factuur vanuit de leverancier eerst langsgaat bij de Belastingdienst van dat land. Daar volgt een goedkeuring, waarna de factuur terechtkomt bij de klant in Nederland. Dan gaat de factuur in het factuurverwerkingsproces, inclusief een audit-trail. Dit laatste laat zien dat de factuur niet alleen intern goed is verwerkt en goedgekeurd maar in een eerder stadium ook door de Mexicaanse wetgever. De cirkel is dan rond. Het mooie is dat elk mandaat per land verschilt zonder dat de klant die de factuur wil betalen daarvan alle details hoeft te kennen.’

Formaateisen teruggebracht naar één standaardformaat

Elke specifieke factuur volgt dus een eigen traject, afhankelijk van het mandaat van het land waaruit het afkomstig is. Hetzelfde geldt voor de formaten en opmaakgegevens waarop een e-factuur moet worden opgesteld; ook die zijn per land verschillend, vertelt Kuijper. ‘In veel landen gelden andere formaateisen, hoewel steeds meer landen tegelijkertijd met de mandaten ook hiervoor regels opstellen. Zo heeft Frankrijk gekozen voor één standaardformaat bij de invoering van ViDA in september 2026. Dat zie je in steeds meer landen gebeuren. Mochten er desondanks toch steeds verschillende formaten zijn, dan is dat geen probleem, want die worden binnen ILM omgezet naar het formaat naar wens. In de regel is dat UBL, het formaat dat de meeste bedrijven in Europa gebruiken.’

Met partners feeling houden met klanten

Voor elk bedrijf richt Basware of een van hun partners, zoals 4CEE, ILM specifiek in. ‘Van technische vormgeving zoals het instellen van mandaten en formaten tot de implementatie en support. Per slot van rekening is het uiteindelijk toch maatwerk’, zegt Kuijper. Hij voegt eraan toe dat actuele ontwikkelingen altijd weer leiden tot nieuwe uitdagingen en daardoor ook weer tot het aanscherpen van de ILM-software. ‘Vanuit onze ambitie streven wij natuurlijk altijd naar verbeteringen van onze software om ervoor te zorgen dat bedrijven nog effectiever hun factuurverwerking kunnen inrichten. Daarbij willen we hun operationele processen steeds minder arbeidsintensief maken door meer te automatiseren, waardoor meer ruimte ontstaat voor het creëren van strategische inzichten. Dat is een doorlopend proces waarbij wij samen met onze partners voortdurend feeling moeten houden met onze klanten. Dat maakt ons werk bijzonder waardevol om iedere dag te doen”, zo besluit hij.