Wereldwijde kunststofverwerker Rompa vindt eenvoud in consolidatie (advertorial)

Trots laat Kraan de verkregen FD Gazellen Award zien, een teken dat Rompa hard groeit. Om daarna een 3d-printer (“daar maken we prototypes mee”), talloze kunststof halffabricaten, eindproducten en blisterverpakkingen voor diverse grote klanten als Braun, Philips, Bosch en – dichterbij huis – TomTom de revue te laten passeren. 

Kraan: “In feite kom je onze producten overal tegen. Of het nu het kunststof van je ruitenwissers is, de opbergcassette van je scheerapparaat of de verpakking van je smartphone.” De onderneming begon in 1881 als leerlooierij, maar ontwikkelde zich tot internationaal producent van kunststofproducten en verpakkingsmaterialen. In die tak van sport groeide het bedrijf onstuimig. Kraan: “Ons hoofdkantoor staat in Tilburg. Maar sinds 1997 hebben wij ook buiten de Nederlandse grenzen enkele vestigingen geopend. Achtereenvolgens waren dat vestigingen in Hong Kong, Vyskov in Tsjechië en Jiangmen in China, Portland in de Verenigde Staten, Chengdu in China en tot slot Shanghai in China.”

Iedere vestiging had zijn eigen ERP-pakket, waar vandaan de spreadsheets op het hoofdkantoor in Tilburg werden gevoed. Daar moest in feite maar chocolade van gemaakt worden. Denk aan cijfers in verschillende valuta en in verschillende boekhoudkundige talen, maar ook aan verschillende eigendomsverhoudingen. Van joint venture tot minderheidsaandelen… En daarbij kwamen nog de intercompanyleveringen. 

Kraan: “Om daar iets goeds van te maken in spreadsheets vergt heel veel werk. Het is ondoenlijk en ook nog eens heel foutgevoelig. Daarbij kwam dat vestigingen vanuit het verleden hun eigen manier van rapporteren hadden opgebouwd. Wereldwijde kunststofverwerker Rompa vindt eenvoud in consolidatie Eenvoud in consolidatie. Dat zocht en vond kunststofverwerker Rompa in het consolidatiepakket UNIT4 Consolidation en Cash. Rompa zei daarmee vaarwel tegen tijdrovende en foutgevoelige spreadsheets. 

“Die vergden, mede vanwege onze snelle groei, teveel werk”, aldus Rob Kraan, group controller bij Rompa Holding. Hong Kong was bijvoorbeeld een handelsmaatschappij. Toen het een joint venture aanging, werden de rapportages opgebouwd op basis van de vereisten voor een handelsmaatschappij. Terwijl dat de vereisten van een productiemaatschappij moesten zijn.” 

Daarnaast waren er verschillen in boekhoudkundige talen. In Dutch GAAP wordt financial lease neergezet als een verplichting met aflossingen en rentebetalingen. Kraan: “In Tsjechië boekt men alleen de leasekosten. Tussentijds moeten er dus extra journaalposten komen om dat naar Dutch GAAP te vertalen.” 

Na 2007 was de grens bereikt. Kraan: “We moesten een jaarverslag maken en dat was heel veel werk. Vandaar dat we keken naar automatisering. Ik heb ruimschootse ervaring met de implementatie van ICT-systemen. Van logistieke pakketten tot aan ERP-systemen… Vanuit die ervaring hebben we flink voorwerk verricht om precies te weten welke stromen we dan precies geautomatiseerd wilden zien. Denk aan de verschillende lokale rekeningschema’s en de mapping daarvan naar het groepsrekeningschema. De ideeën daarvoor hebben we zelfs nog met onze accountant doorgesproken. We ontvingen van drie pakketten een demonstratie. Daar stak UNIT4 bovenuit. We voorzagen een korte implementatietijd en het voldeed precies aan de behoefte. We wilden een goede verslaggeving terugzien, er intercompany-verhoudingen en minderheidsbelangen in kwijt kunnen en in meerdere vreemde valuta’s kunnen werken. Dat konden we in UNIT4 Consolidation & Cash. De vertaling die we vroeger met de hand in de spreadsheets moesten doorvoeren, zit nu standaard in het systeem.” 

UNIT4 garandeert kwaliteit en had destijds een indicatie van tien dagen implementatietijd afgegeven, maar bij Rompa was de klus in 5,5 dag geklaard mede door de goede voorbereiding. “Handig dat het destijds zo snel uitgerold kon worden”, reageert Kraan.

De implementatie gebeurde in 2008 volgens het train de trainerprincipe. “Daarna konden we zelf aan de slag. Sindsdien hebben we geen beroep hoeven te doen op consultancy omdat we veranderingen zelf op functioneel niveau konden doorvoeren. Het consolidatiepakket draait in al die jaren “gewoon moeiteloos” en nagenoeg zonder extra kosten. De kunststofverwerker is in 2013 over gegaan op de nieuwste versie van UNIT4 Consolidation & Cash. 

“Ik heb zitten smullen”, zegt Kraan. “En ik merk dat ik bij UNIT4 een luisterend oor tref voor zaken die ik graag veranderd zie. Zo is in de nieuwe versie het invoeren van journaalposten verbeterd. Je geeft nu per lijn de omschrijving van de rekening aan en hij geeft automatisch aan of er een onbalans is en welk bedrag het is.” 

De gebruiker kan bij het opslaan van de journaalposten aangeven of dit een algemene of een vaste journaalpost is. Kraan: “Voorheen moest je in de volgende periode de vaste journaalposten per bedrijf weer kopiëren bij de consolidatie. Nu kun je tijdens de automatische consolidatie aangeven of je de vaste journaalposten van de vorige periode mee wilt nemen in de consolidatie. De consolidatie wordt daarmee nóg meer versneld.” 

UNIT4 Consolidation & Cash past volgens Kraan ook bij het MKB. “We hebben geen pakket met een waterhoofd nodig. Het moet praktisch zijn. We zitten met een omzet van dertig miljoen euro en zeven entiteiten inmiddels tegen de bovengrens van het MKB aan. Desondanks kunnen we onze veranderingen in entiteiten en zelfs een juridische fusie van drie bedrijven prima in het pakket verwerken. Het pakket is zeer gebruikersvriendelijk en flexibel in gebruik.” 

UNIT4 Consolidation & Cash put uit de verschillende ERP-pakketten wereldwijd. De basis voor accountants bij hun controle, ook in het buitenland, is UNIT4 Consolidation & Cash. Kraan: “Daarmee hebben we één versie van de waarheid. Het consolidatiepakket is voor de verslaggeving leading.” 

Verder zijn er standaard overzichten beschikbaar die gebruikt kunnen worden om de audit trail te bewaken en tevens te analyseren. Ook laat het pakket zien waar je in het consolidatieproces zit en welke volgende stappen genomen moeten worden. De winst van het consolidatiepakket zit ook in het sneller klaar hebben van rapportages. “Het duurt een paar weken voordat je in een spreadsheet een rapportage over een productievestiging klaar hebt. In UNIT4 Consolidation & Cash is dat met één druk op de knop geregeld. Dat is belangrijk. Zeker in deze economische mindere tijden, waarin je je liquiditeit en je financiën goed in de gaten moet houden.”

In maandrapportages maakt Kraan vergelijkingen met begrotingen, maar ook met voorgaande maanden. “We kunnen gelijk zien wat de excessen zijn en ik kan daarna meteen uitleg vragen bij een groepsmaatschappij. Bijvoorbeeld: waarom lopen de kosten onder ‘overige productiekosten’ zo op? Dat moet een kleine post blijven. Bleek dat het in feite investeringen waren die dus ook als zodanig in het systeem moeten worden ondergebracht.” De rapportages bieden ook de mogelijkheid aan klanten de betrouwbaarheid van het bedrijf weer te geven. 

Kraan: “We krijgen van grote multinationals audits op de kwaliteit van onze producten, op onze organisatie en op de financiële gezondheid. Logisch dat ze daarover meer willen weten. Want vaak zijn onze producten integraal onderdeel van hun product. Zij willen begrijpelijkerwijs dus ook weten of wij gezond zijn. Het consolidatiepakket helpt ons daarover te rapporteren.” 

De Cash Planning-module gaat in de toekomst meer ingezet worden, vertelt Kraan. “Ook omdat er meer en meer cashstromen ontstaan”, stelt hij. “Maar we vonden voor nu de consolidatiemodule het belangrijkste om mee aan de slag te gaan.” Tot slot: de eenvoud en het gebruiksgemak van UNIT4 Consolidation & Cash blijft Kraan nog het meeste bij. “Van de berichten die je voor andere gebruikers van het pakket kan achterlaten tot aan de menustructuur die je kunt definiëren voor jezelf… En van het gemak van importeren en exporteren van gegevens tot aan het herleiden van de grootboekrekeningen in het ERP-pakket en de gebruikersinterface…. We zijn zeer enthousiast over dit consolidatiepakket. Dit was voor ons een heel goede investering. Deze is zeer snel terugverdiend. “