Web Reporting met Excel

Web Reporting met Excel Het Internet neemt als communicatiemiddel een steeds prominentere plaats in binnen de mogelijke middelen voor zakelijke communicatie. Het is dan ook bijna logisch dat er een groeiende behoefte is aan een doeltreffende en flexibele manier om bijvoorbeeld financiële rapportages, cijfermatige gegevens en grafieken via het World Wide Web te publiceren en te delen met collegae, partners, leveranciers en/of klanten.

Veel rapportagetools voor het publiceren van gegevens op het web zijn voorhanden. Excel is echter een goed alternatief voor relatief dure Enterprise systemen voor analyse en rapportage van gegevens op het Internet. Excel is als lid van de Microsoft Office suite in veel organisaties aanwezig en fungeert derhalve bijna als standaard voor web reporting. Maar wat zijn de mogelijkheden die Microsoft Excel ons biedt?

Statische en dynamische gegevens op het web plaatsen Microsoft Excel biedt standaard nogal wat mogelijkheden om gegevens op het web te publiceren:

• U kunt een geheel werkblad op het web plaatsen

• U kunt een selectie en/of object op het web plaatsen

Stel dat u een sheet op het web wilt plaatsen: Via het menu kunt u kiezen voor ‘Opslaan als…’. In het betreffende dialoogvenster kunt u aangeven dat u of het werkblad of de selectie (bijvoorbeeld een cellenreeks of grafiek of draaitabel) wilt opslaan. Door de checkbox ‘Interactief maken’ te selecteren, zorgt u ervoor dat de gegevens in het werkblad door de gebruiker ook kunnen worden bewerkt.

De code die in het betreffende bestand wordt gegenereerd kunt u ook in andere webpagina’s gebruiken, zodat u statische en interactieve componenten kunt combineren. Via de knop ‘Publiceren’ opent u een venster waarin u exact kunt aangeven wat u wilt publiceren en waar u de bestanden wilt opslaan. 

Afhankelijk van uw keuzes worden er één (MHTML) of meerdere documenten gegenereerd. MHT- (Webarchief) en HTM-bestanden kunt u in uw browser openen. Daarnaast worden databestanden (XML) en grafische afbeeldingen opgeslagen. Voor interactieve webpagina’s is het noodzakelijk dat u een recente versie van Internet Explorer gebruikt en dat de ‘Office Web Components’ zijn geïnstalleerd.

Dit gebeurt meestal automatisch bij de installatie van recente Office suites. De bestanden die worden gegeneerd kunnen eenvoudig worden gepubliceerd op een webserver. Webqueries: Gegevens van het web halen U kunt met Excel gebruik maken van externe gegevensbronnen. Ook op het Web gepubliceerde gegevens kunnen worden gekoppeld.

U kunt natuurlijk ‘knippen en plakken’ vanaf webpagina’s, maar er is een elegantere oplossing. U gebruikt daarvoor Webqueries. Webqueries zijn geschikt voor het ophalen van gegevens uit tabellen. Met de tag TABLE of uit duidelijk opgemaakte tekst met de tag PRE. Een Webquery maakt u aan door in het menu ‘Data’ te kiezen voor ‘Externe Gegevens Importeren’ en vervolgens ‘Nieuwe Webquery’ te selecteren. In het venster dat verschijnt kunt u vervolgens een website-adres invoeren. 

De pijltjes geven aan welke gegevens-elementen gekoppeld kunnen worden. Door op ‘Importeren’ te klikken worden de gegevens in Excel geïmporteerd. Met één klik op een knop kunt u de gegevens eenvoudig vernieuwen met de laatste informatie op de webpagina. Zo kunt u bijvoorbeeld aandelenkoersen van openbare webpagina’s of een tabel met verkoopinformatie van de webpagina van een onderneming ophalen en bijwerken.

Geavanceerde mogelijkheden Excel is een, zoals gezegd, goed gereedschap voor analyse en rapportage dat in veel bedrijven reeds aanwezig is. Excel wordt dan ook vaak als client ingezet voor databases of datawarehouses. Excel kan aan vele typen databases worden gekoppeld.

Excel-applicaties kunnen vaak ook geschikt worden gemaakt voor geavanceerde communicatie via het web. Daarvoor moet vaak wel gebruik worden gemaakt van technieken als ASP.Net en Microsoft SharePoint Team Services of specifieke Web Services. Standaard biedt Excel echter al enkele leuke opties voor communicatie met het web die uw werk weer enigszins kunnen vereenvoudigen.

Referenties:

• Microsoft Office Online: http://office.microsoft.com/assistance/

• Diverse links: http://msoffice.pagina.nl/

• Office Online (Nederlands): http://www.microsoft.com/netherlands/office/default.asp