Van noodverband naar permanente oplossing: Hybride werken

Als de coronapandemie ons een ding heeft geleerd dan is het wel de kunst van het thuiswerken. Met onder andere minder files, minder CO2-uitstoot en minder pieken in het OV als gevolg. De meeste Nederlanders willen dan ook niet terugkeren naar de oude werkwijze. Het ziet er naar uit dat hybride werken het nieuwe normaal is geworden met als belofte meer flexibiliteit en lagere kosten door slimmer te werken en verder te digitaliseren.

Maar hoe realiseren we dan die kostenbesparing? Welke investeringen zijn op voorhand nodig? Hoe kunnen we medewerkers met plezier op afstand laten werken? Hoe houden we grip en overzicht? En hoe kunnen we de benodigde technologie uitrollen tegen lage kosten met maximale security? Allemaal vragen die de komende tijd op het bord van de finance professional terecht zullen komen.

In deze rondetafelbijeenkomst, gefaciliteerd door Improven, werd onderzocht hoe we de lessen van het thuiswerken succesvol kunnen benutten voor de toekomst en hoe we financieel kunnen anticiperen op de periode na corona.

Door de Coronacrisis zijn we er als werkend Nederland achtergekomen dat het eigenlijk best fijn is om een paar dagen per week thuis te werken. Veel overheidsinstellingen gaan daarom over op hybride werkvormen: een deel thuis, een deel op kantoor en een deel met de laptop op schoot op het strand.

We zouden niet bij een congres van Public Finance zijn als we niet met z’n allen zouden willen weten wat de gevolgen van het nieuwe werken zijn op de bottomline van de organisatie. Bij adviesbureau Improven hebben ze inmiddels een paar trajecten op het gebied van hybride werken gedraaid, onder meer bij de gemeente Utrecht en wat kleinere gemeentes. Ervaren adviseurs Oscar van Leeuwen en Maarten Mookhoek van Improven hebben de afgelopen aardig wat kennis opgedaan op het gebied van hybride werken en gingen in gesprek met de zaal om het hybride werken te bekijken van het perspectief van de finance professional.

Vastgoed is uiteraard de belangrijkste hoek waar de kansen liggen. Immers, als er minder mensen op kantoor nodig zijn heb je minder (flex)werkplekken nodig en kan er dus een hoop vastgoed uit. Prettig, zeker in tijden van hoge prijzen op de markt. Van de andere kant zitten er ook een hoop extra kosten aan het hybride werken – denk aan laptops, telefoons en bureaustoelen. Het is zaak om deze kosten goed in de gaten te houden, wat niet altijd makkelijk gaat, zeker niet toen er snel geschakeld moest worden om de thuiswerksituatie snel op te bouwen.

Een punt van zorg is echter wel dat niet alle posten van het hybride werken onder dezelfde noemer of verantwoordelijkheid vallen, dus dat er niet altijd goed en gecoördineerd beleid te voeren is tussen de verschillende budgetten – vallen computers onder IT, overhead of arbeidsvoorwaarden? En waar zit vastgoed? De adviseurs benadrukten dus dat het goed is om dit soort zaken intern goed af te stemmen. (Nog een opvallende opmerking: juist in kleinere gemeentes waar de budgetten kleiner zijn en de financiële afdelingen navenant beperkt zijn is het juist makkelijker en sneller schakelen naar de nieuwe situatie dan in grote, complexere steden, is de ervaring.)

Een ander heet hangijzer is het effect van het hybride werken op de productiviteit van de medewerkers en, ergo, wat de gevolgen zijn voor de kosten van het personeelsbeleid. Werken mensen beter thuis, of gaan ze gewoon zitten Netflixen als de baas niet kijkt? De meningen en ervaringen in de zaal liepen sterk uiteen, maar de consensus was uiteindelijk toch dat met mogelijk wat andere manieren van aansturen en het meten van de productiviteit er toch best aardig wat winst geboekt kan worden, zeker omdat op een eigen thuiswerkplek de concentratie flink omhoog kan.

Een van de belangrijke punten van discussie was of dit hybride werken nou van bovenaf moet worden opgelegd of dat het het beste werkt als mensen zelf hun eigen arbeidsritme mogen inrichten – en voor beide kanten valt natuurlijk wat te zeggen. De levendige en interactieve sessie was uiteindelijk veel te kort om alle ins en outs van de budgetgevolgen van het hybride werken te bespreken, maar gesterkt door nieuwe inzichten en ervaringen kon de zaal weer terug naar het (thuis)kantoor om verder te sleutelen aan de ideale werksituatie.