Trends in digitaal documentbeheer

Konica Minolta schetst vier trends op het gebied van documentbeheer die bedrijven helpen om hun digitale strategie nog beter op de rails te zetten:
 
Organisatiebrede implementatie          
Digitalisering van bedrijfsprocessen vormt zowel een technische als organisatorische uitdaging; digitale transformatie heeft immers alleen succes wanneer deze integraal wordt doorgevoerd. Dit geldt ook voor de implementatie van digitaal documentbeheer. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt niet alleen bij de IT-afdeling. Sterker nog, het management binnen een organisatie is hier verantwoordelijk voor. Bij een slecht gecoördineerde aanpassing van afzonderlijke processen ontstaat het gevaar dat deze processen uiteindelijk niet op elkaar zijn afgestemd, wat leidt tot informatiesilo’s. Met een vooraf gedefinieerde, organisatiebrede digitaliseringsstrategie wordt dit voorkomen.
 
Nieuwe werkplek
Cloud is al een aantal jaar het toverwoord binnen IT. De toepassingen en ontwikkelingen op dit gebied zetten zich verder door. Dit heeft uiteraard zijn weerslag op de eisen die aan digitaal documentbeheer worden gesteld. Denk bijvoorbeeld aan de vraag naar automatisch vertalen van documenten, mobiele oplossingen of een communicatieplatform dat het werken in virtuele teams vergemakkelijkt. De nieuwste technologische snufjes, zoals augmented reality, zorgen ervoor dat de nieuwe werkplek steeds meer vorm krijgt. 
 
Efficiëntie vergroten
Onderzoek wijst uit dat werknemers gemiddeld twintig minuten per dag kwijt zijn met het zoeken naar documenten. Aangezien er steeds meer digitale informatie beschikbaar is, is het belangrijk dat benodigde informatie sneller wordt gevonden zodat werknemers hun tijd efficiënter kunnen benutten. Oplossingen waarmee opslaglocaties snel en gespecificeerd kunnen worden doorzocht, dragen hieraan bij. Dit vormt dus een integraal onderdeel van de digitaliseringsstrategie van bedrijven.
 
Papier blijft voorlopig
De implementatie van digitale oplossingen voor documentbeheer betekent niet het definitieve einde van papier. Veel documenten worden nog steeds geprint, al is het maar omdat medewerkers papier als minder vergankelijk beschouwen dan digitaal. Het printen van een document is echter vaak alleen noodzakelijk als een proces niet volledig gedigitaliseerd is. Met de verdere implementatie van digitaal documentbeheer neemt het printen van documenten verder af.
 
Xavier Biermez, managing director Konica Minolta Business Solutions Nederland en België: “De stap naar het digitaliseren van documentbeheer is door veel bedrijven al gezet en veel organisaties zullen hun digitale strategie verder blijven perfectioneren. Tegelijkertijd zetten andere bedrijven voor het eerst een digitaliseringsstrategie in. In beide situaties is het aan te raden kennis en ervaring op te doen met het implementeren van een integraal digitaliseringsproces. Want alleen als de IT-structuren naadloos aansluiten op het bedrijfsmodel en de ondernemingsstrategie, wordt de digitale transformatie een succes.”