Top 5 soft skills voor finance professionals in 2011

Door Erik Boon

Een terugblik
In de jaren 80 werden vakspecifieke competenties (kennis van concepten, structuren, methodes en technieken) als noodzakelijke beroepscompetenties voor de financieel professional beschouwd. In de jaren 90 kwamen daar de bedrijfsspecifieke competenties bij (kennis van de structuur, cultuur en bewegingen van de organisatie). Vanaf begin 2000 werden ook de persoonlijke competenties (zoals: communiceren, adviseren en omgaan met weerstand) als noodzakelijke beroepscompetenties beschouwd. Vanaf 2000 is er steeds meer aandacht ontstaan vanuit opleidingen en bedrijven voor het ontwikkelen van persoonlijke competenties van financieel professionals. 

Persoonlijke vaardigheden
In het onderzoek van Ernst & Young onder 700 CFO’s “The DNA of a CFO” komt naar voren dat de CFO steeds meer aandacht besteedt aan de interne relaties met de business en de externe relaties, zoals de overheid, aandeelhouders en de media. Reden hiervan is dat men in deze onzekere tijden vertrouwen zoekt bij de CFO. De CFO’s geven aan dat het ontbreken van benodigde persoonlijke vaardigheden hen regelmatig problemen oplevert in het uitoefenen van hun functie. In de top 10 van belangrijke benodigde vaardigheden die door de CFO’s worden genoemd staan communiceren, presenteren, beïnvloeden en people management. 

Dat deze vaardigheden belangrijk zijn, wordt mede bevestigd door het recente onderzoek van Hoogleraar Frans Roozen en Finace onder 100 CFO’s “Agility: what’s in it for Finance”. Uit dit onderzoek komt naar voren dat Finance een belangrijke rol speelt in de flexibilisering van organisaties. Naast bedrijfsmatige aanpassingen worden kennis delen, lerend vermogen, vertrouwen en samenwerking steeds belangrijker. 

In mijn functie als trainer en coach kom ik veel in aanraking met toekomstige controllers en andere financieel professionals die heel erg gefocust zijn op het vergaren van kennis op het gebied van methodes, meetinstrumenten en tools als Excel en andere rapportage systemen. Ondanks dat de ontwikkelingen in het bedrijfsleven en de overheid goed ontwikkelde persoonlijke vaardigheden vereisen. 

Mijn inziens is de focus op het vergaren van kennis en methodes onderdeel van het DNA van een financieel professional. Voor het ontwikkelen van persoonlijke vaardigheden, heeft de financieel professional vaak een duwtje in de rug nodig en moet diegene een grens over bij zichzelf. In dit artikel heb ik een top 5 samengesteld van persoonlijke vaardigheden die een financieel professional nodig heeft anno 2011:

1. Effectief Communiceren
Van de financieel professional wordt verwacht dat hij of zij communiceert met de business en niet alleen met vakgenoten. De professional dient te begrijpen wat de business doet en nodig heeft. De zeer bekende communicatietechniek Luisteren, Samenvatten en Doorvragen is hiervoor uitermate geschikt en effectief. Dit model bestaat uit drie opeenvolgende stappen: 

1. Het actief kunnen luisteren naar collega’s uit de business (wat bedoelen ze precies, wat is de vraag die de ander heeft). Hierbij is de aandacht volledig gericht op de ander en dient ook te worden gelet op lichaamstaal en intonatie. 

2. Het samenvatten van wat de ander heeft gezegd in eigen woorden, om te bepalen of de verteller nog gevolgd en begrepen wordt in zijn verhaal. 

3. Doorvragen, om precies te begrijpen wat de ander bedoelt. Door middel van het stellen van open vragen die beginnen met Wat, Wie, Waar, Hoe en Waarom. Let op dat hierbij geen suggesties worden gewekt, de kracht van open vragen is dat de ander hierop elk mogelijk antwoord kan geven. Indien je als financieel professional deze techniek kunt toepassen in gesprekken met de business, zal je zien dat de business partner zich erkent voelt omdat je naar hem luistert. Daarnaast begrijp je zelf heel goed wat de business partner bedoelt, doordat je vaagheden concreet hebt kunnen maken (d.m.v. doorvragen), waardoor je effectief kunt inspelen op de informatie die je verkregen hebt.

Tips:

– Probeer eens volledig naar de ander te luisteren, zonder dat jij jouw ervaring vertelt.
– Vat eens om de 2 minuten samen wat de ander heeft verteld en ga bij jezelf na of je de ander begrijpt. – Stel eens een open vraag van maximaal 6 woorden, zonder dat je de vraag met een verhaal inleidt of dat je een suggestie doet. Wat voor antwoord krijg je? Had je aan dit antwoord gedacht?

2. Flexibiliteit
Flexibiliteit is het gemakkelijk kunnen aanpassen aan veranderingen. In een tijd dat de business en markt van bedrijven continu verandert, dient de financieel professional mee te gaan met deze veranderingen. Een financiële afdeling is pas flexibel als de medewerkers dit ook zijn. Maar hoe flexibel dien je als financieel professional te zijn? 

Je flexibiliteit kun je verkleinen en vergroten. Dit kun je doen door je te verplaatsen in de business, kortom zet de bril van de business partner eens op. Wat zie je dan? Noteer dit en zet vervolgens je eigen bril van financieel professional op. Hoe kun je als financieel professional de business partner zo goed mogelijk ondersteunen, waarbij je wel je eigen (financiële) identiteit behoudt.

Het gevaar is dat als je te flexibel wordt, je als zeer meegaand wordt ervaren naar de business partner toe. Waardoor de kans groot is dat je in conflict komt met je eigen rol of die van de afdeling. Als je te vasthoudend bent, word je star, waardoor je het belang van de business uit het oog verliest en alleen vanuit je expertise handelt. De kunst is hier een middenweg in te vinden, maar hoe kun je dat doen? Het belangrijkste is jezelf bewust te worden van hoe flexibel je nu bent.

Tips:

– Noteer eens hoe vaak je “Nee” of “Ja” op voorstellen van anderen zegt.
– Wat zijn jouw eerste gedachten bij het horen van een verandering? 
– Hoe snel kun jij je eigen mening loslaten?

Als je tot de conclusie komt dat je jezelf te flexibel vindt, kun je eens op zoek gaan wat jou weerhoudt om minder flexibel te zijn: Durf je geen nee te zeggen? Wil je misschien aardig gevonden worden?

Als je tot de conclusie komt dat je jezelf te star vindt, kun je op zoek gaan naar de drijfveren hierachter. Wat levert het je op, om zo aan je eigen standpunten vast te houden? Ben je ergens bang voor, en zo ja, voor wat dan?

Aan de hand van de antwoorden op deze vragen kun je voor jezelf bepalen wat je hieraan wilt doen. Het volgen van bijvoorbeeld een training of een coachtraject kan hierbij enorm helpen.

———————————-

Investeer in uzelf in 2011
Top soft skills trainingen bij Alex van Groningen.
Voor brochures, data en aanmelden:
Driedaagse training Onderhandelen
Driedaagse training Beïnvloeden en Adviseren
Driedaagse training Persoonlijke Effectiviteit
Vierdaagse training Presenteren met Overtuiging en Resultaat 

####

3. Adviseren
Adviseren: iemand iets aanraden. Adviseren is een toenemende taak van de financieel professional naar de business toe. De business is door de economische crisis zich financieel meer bewust geworden van de consequenties van haar activiteiten. De business hecht in de huidige situatie veel waarde aan het advies van de professional ten aanzien van veranderingen in de organisatie én de markt. Hiervoor is het belangrijk dat de financieel professional een goed beargumenteerd advies kan uitbrengen, zodat de kans groot is dat dit advies ook wordt opgevolgd.

Adviseren begint met het toepassen van de communicatietechniek uitgelegd bij punt 1, Luisteren Samenvatten en Doorvragen. Dit is nodig om de vraag of het probleem van de business helder te krijgen. Vervolgens kun je jouw expertise inzetten om een advies te formuleren. Onderstaande tips kun je gebruiken om het geformuleerde advies goed over te brengen aan de business.

Tips:

– Maak de belangen van alle betrokkenen voor jezelf helder.
– Baseer je argumenten op de belangen van de beslissers.
– Stel je onafhankelijk op in je adviezen naar de business.

4. Presenteren
De financieel professional wordt geregeld in MT’s en overleggen gevraagd om een presentatie te houden. Podium angst speelt dan regelmatig een rol. Vaak niet eens vanwege de presentatie zelf, maar vanwege de vragen die gesteld kunnen worden en stel je nou voor dat je het antwoord niet weet. 

Valkuilen die vaak voorkomen:
– Tot in detail voorbereiden, waardoor je het verhaal kwijt bent als er iets onverwachts gebeurt.
– De hele presentatie uitschrijven in PowerPoint, waardoor iedereen alleen maar naar het scherm kijkt en meeleest, waardoor de essentie van jouw boodschap gemist wordt of mensen afhaken.
– Je druk maken over je eigen zenuwen, kan ik het wel, waardoor je nog zenuwachtiger wordt. 

Tips:
– Formuleer voor jezelf het doel van je presentatie.
– Schrijf alleen de hoofdpunten op een whiteboard of in PowerPoint.
– Betrek je publiek, door vragen aan hen te stellen tijdens de presentatie.
– Focus je op de boodschap die je wilt vertellen en niet wat het publiek van jou vindt als persoon. Jij bent niet jouw boodschap!

5. Feedback geven en ontvangen
Feedback geven en ontvangen is niets anders dan terugkoppeling geven en krijgen. De financieel professional wordt steeds meer gevraagd om feedback te geven op voorstellen vanuit de business. Door op een goede manier feedback te geven, geef je aan of je de ander begrijpt en geef je de ander leermogelijkheden en de motivatie om door te gaan. 

Tips:
– Benoem de feiten zoveel mogelijk vanuit jezelf:

Dus niet “je bent onduidelijk” maar “Ik begrijp je niet”

– Wees specifiek:

Dus niet “met jou zijn geen afspraken te maken”, maar “dit is de derde keer dat je onze  afspraak niet nakomt”

– Geef de gevolgen of effecten aan:

“doordat ik je niet begrijp, kan ik je niet verder helpen”

– Onthoud je van adviezen:

Dus niet “als ik jou was, zou ik dit doen” maar geef de ander aan dat hij of zij er zelf mee aan de slag moet gaan.

Feedback kunnen ontvangen is net zo belangrijk, omdat je van de ander informatie krijgt over jouw boodschap, voorstel of advies. Dit zijn leermogelijkheden die je van de ander krijgt.

Tips: – Besef dat het over de boodschap gaat die je hebt gegeven en niet over jou als persoon. – Ga na of je begrijpt wat de ander bedoelt. – Ga niet verdedigen of beargumenteren, maar bepaal voor jezelf wat je met de feedback wilt doen. Feedback kan zowel gericht zijn op positieve punten als op ontwikkelpunten, ontvang beide soorten feedback als een cadeau om jezelf verder te ontwikkelen, dat je krijgt van de ander.

Conclusie
Naast vakinhoudelijke ontwikkelingen is het voor de financieel professional anno 2011 noodzakelijk zijn persoonlijke vaardigheden te ontwikkelen. Hierdoor kan de professional doorgroeien naar een hoger professioneel niveau, waarin de persoonlijke vaardigheden vaak het verschil maken. 

Bovenstaande tips zijn bedoeld om je handvatten te geven om meer uit jezelf te halen en je vaardigheden verder te ontwikkelen. De eerste stap waar je mee kunt beginnen, is door jezelf een spiegel voor te houden. Geef jezelf eens een cijfer voor elk van de 5 hierboven genoemde vaardigheden. Welke vaardigheden heb jij nu het hardst nodig en wil je ontwikkelen? 

Zonder het besef van je eigen handelen in je functie als financieel professional, maak je het jezelf veel lastiger om vaardigheden te ontwikkelen of je gedrag te veranderen. Dit is wat ik beoogd heb te doen met dit artikel en waarbij het mijn doel is om jou te helpen met de ontwikkeling van je persoonlijke vaardigheden.

Dit artikel is geschreven door Erik Boon. Erik is zelf 10 jaar actief geweest als financieel consultant en projectmanager, hij is nu coach en trainer van financieel professionals en oprichter van Erik Boon Coaching en Training.

———————————-

Investeer in uzelf in 2011
Top soft skills trainingen bij Alex van Groningen.
Voor brochures, data en aanmelden:
Driedaagse training Onderhandelen
Driedaagse training Beïnvloeden en Adviseren
Driedaagse training Persoonlijke Effectiviteit
Vierdaagse training Presenteren met Overtuiging en Resultaat