The greatest party that never happened

Een serie blogs over AO/IC.

BLOG – Het hiphopfestival dat eind juni zou worden gehouden in het Vlaamse Lommel, is vlak voor aanvang afgelast. De organisatie rammelde aan alle kanten en de burgemeester vond het onverantwoord om het festival van start te laten gaan. Dit roept herinneringen op aan het Fyre festival, dat in april 2017 had moeten plaatsvinden op een schitterend eiland in de Bahama’s. Zelfs Netflix heeft er een documentaire over gemaakt. Dat was een festival dat wel doorging, maar totaal niet voldeed aan de verwachtingen van de bezoekers (in plaats van kaviaar kreeg men bijvoorbeeld broodjes kaas).

Door Arjan Hofman, partner bij adviesbureau ACS Partners. Hij zet zich in voor de uitvoering van AO/IC-opdrachten bij organisaties en traint en publiceert er over.

Wellicht was er sprake van fraude en het bewust misleiden van mensen, maar er kan ook gewoon sprake zijn geweest van volledige onkunde en mismanagement bij de organisatoren.

Van gaspedaal naar rempedaal

De focus op het bereiken van het einddoel (“no matter what”) leek er te zijn doorgeslagen. Zonder consequent na te denken over de basis of het fundament dat nodig is voor het organiseren van een festival. Met te veel druk op het gaspedaal loop je de kans ergens tegen aan te rijden. Maar met te veel druk op het rempedaal behaal je mogelijk de eindstreep niet. Het is dus belangrijk dat de coureur een goede balans vindt tussen beide pedalen. Niet te veel gas én niet te veel op de rem. Het mag duidelijk zijn dat de balans bij de organisatoren van het festival ver te zoeken was: te veel gas, waardoor de basis niet op orde was.

“Success is neither magical nor mysterious. Success is the natural consequence of consistently applying the basic fundamentals.” (Jim Rohn)

Maar hoe zorg je voor een goede balans of basis bij een te organiseren festival? Met het inrichten van een goede administratieve organisatie (AO/IC) kan een stevig fundament onder de festivalorganisatie gecreëerd worden.

AO/IC wordt weleens gezien als een remmende factor, die het behalen van de doelstellingen, vanwege allerlei interne beheersmaatregelen, juist vertraagt. Het tegendeel is echter waar, mits goed ingericht natuurlijk. De administratieve organisatie kan juist goed kan werken als de smeerolie, die zorgt voor een goede balans tussen gas geven en afremmen.

De AO- beheersmaatregel die zorgt voor de smeerolie bij het organiseren van een festival betreft de planning. Een planning die waarborgt dat tijdig gas wordt gegeven én dat tijdig afgeremd wordt, met als doel een basis die op orde is vóór aanvang van het festival. Dat betekent bijvoorbeeld dat er:

1. Tijdig contracten worden afgesloten met betrouwbare leveranciers die de catering, beveiliging en de podiumstellages gaan verzorgen. Dit geldt idem dito voor de artiesten die gaan optreden. Dit geeft geen 100% garantie (de artiest kan ook ziek worden), maar verkleint wel de kans dat er een festival plaatsvindt zonder eten, podia of artiesten.
2. Tijdig een vergunning wordt aangevraagd en verkregen bij de gemeente, maar wel vóórdat contracten met leveranciers zijn afgesloten.
3. Procedures en richtlijnen voor de beveiliging van het festival tijdig beschikbaar komen, zodat duidelijk is welke stappen doorlopen moeten worden en er geen belangrijke veiligheidsstappen worden overgeslagen.
4. Een datum wordt vastgesteld, waarop het festival nog geannuleerd kan worden, zonder groot reputatieverlies en hoge kosten. Voorafgaand aan deze datum wordt dan een checklijst doorlopen van alle kritische paden.
5. Voortgangscontrole op de planning plaatsvindt, zodat je in de gelegenheid bent om vaart te maken of juist af te remmen indien nodig.

De administratieve organisatie (AO/IC) wordt vooral aangehaald als er wordt gesproken over de volledigheid van opbrengsten, naleving van wet- en regelgeving en betrouwbare informatievoorziening. Dit is natuurlijk erg belangrijk, maar – linksom of rechtsom – het zal uiteindelijk toch moeten gaan over het behalen van de doelen van de organisatie. Of zoals Saul Alinsky zei: “Pick the target, freeze it, personalize it, and polarize it.”

Alle blogs van Arjan Hofman over AO/IC voor u op een rij gezet.