Teus Boutesteijn, Director Consolidation & Instructions, Sara Lee Int.: ‘Verwachtingen Performance management soms overtrokken’

Met in het achterhoofd de voornaamste doelen om van de twee toenmalige legacy systemen over te stappen op standaard software, een snellere manier van werken te bereiken en een centrale database te gebruiken, schreef Director Consolidation & Instructions Teus Boutesteijn begin 2000 een paper over corporate performance management binnen Sara Lee Int.

Daarmee gaf hij meteen de aftrap voor een gefaseerde implementatie van een geïntegreerde database voor zowel de financiële als de management rapportage. ‘Met een bewuste ontkoppeling van de datawarehouses van de lokale ERP systemen’, legt de bedenker van het project uit. ‘De inhoud van het performance management gedeelte vertoont overigens veel trekken van de balanced-scorecard’, voegt hij daaraan toe.

Teus Boutesteijn heeft in zestien jaar diverse financiële functies vervuld binnen Sara Lee Int., een onderdeel van het Amerikaanse consumentengoederen bedrijf Sara Lee Corp. Dat bedrijf heette tot 1985 Consolidated Food Corporation totdat het in dat jaar de naam van zijn populaire merk Sara Lee aannam. Het bedrijf kreeg dat merk in 1956 in handen toen het Kitchens of Sara Lee kocht.

Tegenwoordig is Sara Lee Corp. actief in meer dan 58 landen en verkoopt het consumentenartikelen in bijna 200 landen wereldwijd. Bekende merken van Sara Lee  in Nederland zijn Douwe Egberts, Senseo, Pickwick, Ambipur, Sanex en Zwitsal. Sara Lee Corp. heeft een notering aan de New York Stock Exchange (NYSE).

Vanuit zijn positie als Director Consolidation & Instructions heeft hij veel profijt van de nieuwe, efficiëntere manier van werken, een project dat in 2005 werd afgerond.

Vereenvoudiging consolidatieproces
In zijn functie stuurt Boutesteijn onder meer de manager consolidatie aan, en beheert hij daarnaast ook de inhoud van het management informatie systeem. ‘Het is ook voor mij een groot voordeel dat het consolidatieproces nu is vereenvoudigd’. Met de implementatie van de geïntegreerde database is het belang van het beheer van de vaste gegevens en definities voor de centrale database toegenomen.

Boutesteijn: ‘En daarmee ook de complexiteit van de applicatie, die zowel voor financiële rapportage doeleinden als managementinformatie wordt gebruikt. Het vaststellen van de frequentie van rapportage en de inhoud gebeurt in overleg met de klanten en conform de externe vereisten.’ 

Hoewel de eerste stappen voor dit project al in 2000 werden gezet, is het proces pas vorig jaar volledig afgerond. ‘Vijf jaar lijkt misschien erg lang, maar omdat er gefaseerd twee verschillende legacy systemen zijn vervangen, heeft dit er wel toe bijgedragen dat de medewerkers langzaam maar zeker aan de efficiëntere aanpak konden wennen. Dat heeft een positieve bijdrage geleverd aan het acceptatieproces bij de medewerkers.’

De eerste en eigenlijk enige tegenslag voor het project kwam in 2001. ‘Het systeem dat wij in eerste instantie wilden invoeren, bleek op het moment suprème nog niet volwassen genoeg. Vandaar dat we besloten een ander systeem in te voeren. Dat werd een deeloplossing, met een beperkte levensduur.

Later is dat systeem vervangen door het huidige softwarepakket.’
Ook op andere aspecten werpen de gefaseerde implementatie van de database inmiddels zijn vruchten af. ‘Een jaar na de completering van het project is al te zien dat er sneller kan worden gewerkt.’ Het boekjaar van Sara Lee loopt van juli tot juni.

‘Dus afgelopen boekjaar hebben we voor het eerst de jaarafsluiting kunnen verwerken in de nieuwe omgeving. We hebben nu nog maar twee dagen de tijd nodig om te rapporteren, voorheen waren dat er drie. Daarnaast vindt nu vrijwel alle rapportage vanuit de éne centrale database plaats. Hierdoor zijn diverse spreadsheet toepassingen overbodig geworden, wat ook vanuit SOx perspectief een belangrijke vereenvoudiging is.’

Consistentie van management informatie
Ook is de 49-jarige Director Consolidation & Instructions verantwoordelijk voor het verwerken van de verzamelde informatie en het beschikbaar stellen aan de afnemers. Boutesteijn noemt ook hier een aantal winstpunten: ‘De inhoud van de reporting is uitgebreid met een aantal KPI’s voor de verschillende segmenten. Sara Lee Int. kent drie business segmenten, waarvan een met retail en business-to business activiteiten. Ook hebben de marketing&sales units, manufacturing untis en shared service organisaties hun eigen performance indicators’, legt hij uit.

De analysemogelijkheden zijn toegenomen door het beschikbaar hebben van meer gegevens in de centrale database. De forecasting van het resultaat is uitgebreid van een maandelijkse drie-maands-forecast naar een year-to-go forecast, uiteraard met details per maand. Aan verdere uitbreiding naar een rolling forecast en een balans forecast wordt gewerkt.’

De planning bestaat uit een jaarlijks long range-plan voor drie jaar en een gedetailleerd jaarplan. Hoewel de rapportage, consolidatie en analyse van het jaarplan in de huidige applicatie plaatsvindt, vindt de opstelling van de plannen in andere systemen plaats, maar ‘ook aan de invoering van een geintegreerde planningstool wordt gewerkt.’ Door de introductie van de year-to-go forecasts zijn de tussentijdse updates van het jaarplan komen te vervallen. ‘En dat levert weer tijdswinst op’, aldus Boutesteijn.

Door de invoering van de verschillende onderdelen van het performance managementproject zijn er een aantal dingen in de organisatie wezenlijk veranderd. ‘Er is nu in toenemende mate aandacht voor de strategie en werkelijke drivers van de business, zowel qua omzet als qua kosten.’

Trots is Boutesteijn vooral op het feit dat de consolidatie en informatie nu vanuit één omgeving gebeurt en daardoor volledig op elkaar is afgestemd. ‘Iedereen gebruikt gegevens vanuit een database. Er is geen discussie meer over een verschillende interpretatie van cijfers.’

De gemeenschappelijke database biedt nog meer voordelen. ‘De locale werkmaatschappijen en diverse corporate  afdelingen zoals Finance, Tax, Treasury, HR, IT, Supply Chain, en Global Sales kunnen nu allemaal vanuit een database werken.’

Zijn toegevoegde waarde zit volgens hem vooral in het feit dat hij ervoor heeft zorggedragen dat de gehele informatie consistent blijft. Daarbij probeert hij zoveel mogelijk de hardheid en de betrouwbaarheid van de KPI’s te waarborgen.

Boeiend terrein
De Director Consolidation & Instructions heeft een duidelijke visie. ‘Ik vind performance management een boeiend terrein, maar ik vind ook dat de verwachtingen soms worden overtrokken. Geld is de gemeenschappelijke noemer waar het in het bedrijfsleven om draait.

De financiële discipline moet allereerst de financial statements opleveren. Daarbij gaat het primair om het recht en de plicht van het afleggen van rekening en verantwoording (accountability and stewardship). Deze aspecten dreigen in performance management wel eens naar de achtergrond te worden gedrongen.

Voor performance management is de strategie van het bedrijf erg belangrijk, net als het zelf bijsturen op basis van de indicators. ‘Vanuit technisch oogpunt’, zo gaat Boutesteijn verder; ‘is het van belang dat beurskoersen zich niet vanuit CPM laten voorspellen’.’CPM is net een navigatiesysteem’, vervolgt hij, ‘het helpt de organisatie zijn doel te bereiken, maar je moet het doel wel zelf vaststellen. Je moet weten wat je wilt meten.’

Performance management neemt binnen Sara Lee een primair financiële positie in. ‘Zowel voor de verantwoording als voor de planning en control.’ Van de rapportage in de onderneming wordt verwacht dat ze consistent en tijdig is. ‘Bij voorkeur met oog voor volledigheid en details. Tot nu toe is er minder aandacht besteed aan de uitzonderingsrapportage en trendanalyse.’

Voor de toekomst verwacht Boutesteijn dat deze focusgebieden nog wel zullen verschuiven. ‘Het aantal strategische KPI’s moet worden beperkt en onderlinge relaties tussen KPI’s en financiële resultaten moeten mijn inziens verder worden ontwikkeld. Externe data moet eenvoudig kunnen worden toegevoegd aan de gemeenschappelijke database. ‘Distortions’ die bepaalde KPI’s in het gedrag kunnen oproepen, moeten tijdig worden onderkend.

Daarnaast moet ook het beloningssysteem aansluiten op de gehanteerde KPI’s. Dat is te realiseren door middel van een change management-traject waarin een zinvol en samenhangend geheel van persoonlijke doelstellingen en performance measures wordt gedefinieerd en er rekening wordt gehouden met de mogelijkheden van de IT-ondersteuning in de meting en rapportage vanuit de transactionele systemen. Op dat terrein hebben we nog wel een aantal slagen te maken.’

Teus Boutesteijn
Leeftijd: 49
Functie: Director Consolidation & Instructions
Bedrijf: Sara Lee Int.
Opleiding: Boutesteijn studeerde kwantitatieve Bedrijfseconomie aan de Erasmus Universiteit Rotterdam, gevolgd door de postdoctorale opleiding accountancy.
Carrière: Werkte eerst acht jaar bij Philips en is inmiddels zestien jaar werkzaam bij Sara Lee Int. Daar bekleedde hij diverse financiële functies op het hoofdkantoor als bij meerdere buitenlandse werkmaatschappijen.

Sara Lee Corporation
Sara Lee Corporation is een Amerikaans consumentengoederen bedrijf en tevens de merknaam van voedingsmiddelen. Het bedrijf heette tot 1985 Consolidated Food Corporation totdat het in dat jaar de naam van zijn populaire merk Sara Lee aannam. Het bedrijf kreeg dat merk in 1956 in handen toen het Kitchens of Sara Lee kocht. Tegenwoordig is Sara Lee Corp. actief in meer dan 58 landen, en verkoopt het consumentenartikelen in bijna 200 landen wereldwijd. In Nederland bekende merken van Sara Lee zijn  Douwe Egberts, Senseo, Pickwick, Ambipur, Sanex en Zwitsal.
Software: Hyperion
Omzet: 4000 miljoen dollar
Totaal aantal fte: 20.000 fte