Techblog: CFO, hef je IT afdeling op ( … en plaats die in de business structuur)!

De IT afdeling als aparte organisatorische eenheid is al tientallen jaren een geaccepteerde praktijk. Hierbij is de IT afdeling in de meeste organisaties verantwoordelijk voor de levering van IT diensten en het beheer van de IT omgeving. Traditioneel bestaat de IT afdeling uit een aantal teams waaronder bijvoorbeeld een:

• Technisch team; (techniek en infrastructuur)
• Applicatie team; (correcte werking en configuratie van systemen)
• Helpdesk en support team;
• Ontwikkelteam; (ontwikkeling en innovatie)
• Strategisch team; (met daarin functies zoals architecten en controllers)

In dit artikel zal het toenemende belang van technologie en de hiermee veranderende rol van de IT afdeling in een organisatie worden toegelicht. Deze ontwikkeling zal leiden tot het opheffen van de IT afdeling als aparte organisatorische eenheid en een herdefiniëring van de IT functies. Het grotere doel is om IT op te laten gaan in de business structuur van een organisatie om hierdoor de adoptie en effectieve inzet van technologie te vergroten.

De veranderende visie op de traditionele IT afdeling
Door het toenemend belang van IT in organisaties is ook de positie van de IT afdeling en de invulling van IT functies veranderd. Niet alleen wordt een operatie efficiënter door de inzet van IT, maar een business operatie van deze tijd kan simpelweg niet meer bestaan zonder IT. Er kan gesteld worden dat het traditionele denkpatroon was: geen IT zonder business, terwijl het nieuwe denkpatroon is: geen business zonder IT.

Naast de ondersteuning van de operatie wordt er meer en meer geleund op de innovatiekracht die schuilt in IT toepassingen. IT komt hiermee in het hart van de waarde-propositie van een organisatie en zou daardoor vanaf het prille begin betrokken moeten zijn bij vernieuwingen.
Daarnaast is de toenemende kwaliteit en standaardisering van IT in algemene zin een reden om af te stappen van de traditionele IT afdeling. Het merendeel van de technische rollen die IT van origine vervulde zijn overgegaan naar externe leveranciers. De rol van de IT afdeling verschuift daarmee logischerwijs van uitvoering naar regievoering.

Een laatste ontwikkeling heeft te maken met nieuwe terreinen zoals AI, Data Science en Information Security. Deze onderwerpen liggen qua interesse, inhoud en belang eerder bij de business dan IT afdelingen. Samenvattend zijn het deze drie ontwikkelingen die leiden tot het opheffen van de traditionele IT afdeling:

1. De business neemt zelf het voortouw in vernieuwingen vanuit technologische mogelijkheden
2. De levering en het beheer van de IT infrastructuur zijn gestandaardiseerd en liggen grotendeels bij leveranciers
3. Nieuwe IT rollen komen bijna automatisch voort uit business afdelingen

Met behulp van IT worden er naast het automatiseren van interne en externe processen ook nieuwe (digitale) producten, diensten en business modellen ingezet. Door Artificial Intelligence (AI) kunnen besluiten die voorheen op basis van gevoel of emotie genomen werden, nu door feiten en inzichten onderbouwd worden. Ook zal er door de inzet van IT een sterke toename zijn van snelheid, betrouwbaarheid, efficiency en kwaliteit op alle vlakken van de bedrijfsvoering.

Ook de IT innovaties worden anders georganiseerd, ze komen voort uit interdisciplinaire (business) teams. In deze teams staan de snelheid van ontwikkelen en de samenwerking tussen business, IT en externe partijen centraal. Medewerkers van de traditionele IT afdeling worden hiermee onderdeel van (normale) business afdelingen. Dit wordt nog versterkt doordat innovaties veelal vanuit netwerken worden gerealiseerd. Strategische partners, en niet de traditionele IT afdeling, leveren de noodzakelijke competenties en capaciteit. Zo ontstaan digitale partnerships en de digitale innovatie netwerken die zich richten op de lange termijn en win-win relaties.

Hoe ziet de nieuwe IT organisatie eruit?
Zoals in de vorige paragraaf geschetst, zorgen snelle ontwikkelingen en innovatieve technologieën voor nieuwe manieren van (samen)werken en het automatiseren van processen. Dit wordt versterkt door de groei van netwerken en digitale partnerships.

De traditionele technische focus moet worden uitgebreid naar een meer holistisch en strategisch toekomstperspectief, waarin innovatie en verandering centraal staan. Functies zijn nodig die coördinerend van aard zijn en zorgen voor een gestructureerde en gecoördineerde ontwikkeling van generieke IT omgevingen met focus op veiligheid, betrouwbaarheid, goede afstemming, rendement en flexibiliteit.

De impact op business afdelingen is zo mogelijk nog groter dan bij de IT afdeling. De business zal door alle ontwikkelingen meer verantwoordelijkheid moeten nemen voor de inzet van technologie. Een andere visie is nodig op (IT) organisatie en (IT) management waarbij het continue leren, verkennen en innoveren kernvaardigheden zijn binnen de business afdelingen. Op basis van klantreacties, met behulp van Big Data, wordt bepaald of het product of de dienst aanslaat en wordt deze waar nodig bijgesteld (data driven agility). Deze volledige en integrale verantwoordelijkheid kan alleen als alle business- en IT besluitvorming ook in één en hetzelfde team plaats vindt.

Uitdagingen en blokkades
Vanzelfsprekend gaat de overgang van de oude naar de nieuwe organisatie niet vanzelf. Het is van groot belang dat er in deze verandering een positieve atmosfeer wordt gecreëerd waarin kansen en mogelijkheden het uitgangspunt zijn. De organisatie wordt aangepast op basis van de ontwikkeling en het belang van technologie in de bedrijfsvoering en niet vanwege het niet functioneren van individuele afdelingen. De menselijke factor is daarbij misschien wel één van de belangrijkste aandachtspunten voor zowel de transitie als de eindsituatie.