Spreadsheets: Virus of Zegen?

Aan de andere kant blijkt Excel echter een uitermate geliefd gereedschap te zijn om financiële taken snel, makkelijk en doeltreffend te automatiseren. Niet voor niets laat onderzoek zien dat in onder financiële managers Excel het meest gebruikte softwareproduct is.

Maar hoe zit het dan met al die innovatieve ICT-oplossingen voor financieel management. Er zijn specifieke pakketten beschikbaar voor belastingzaken, voor budgettering en planning en voor allerlei andere deelgebieden. Daarnaast bieden de bekende ERP-leveranciers ook financiële modules.

Toch blijkt geen van deze pakketten de penetratiegraad te bereiken in de wereld van financieel management die de spreadsheets (van Excel) schijnbaar zo moeiteloos hebben weten te bewerkstelligen. Dat lijkt vreemd. Eén van de eerste zaken die men binnen bedrijven onder controle wil hebben, zijn natuurlijk de financiële gegevens en kengetallen.

Zonder ‘financial control’ lijkt control in zijn algemeenheid een utopie. Veel van de gerelateerde processen zijn helder en redelijk constant. Bovendien is bekend welke informatie in het proces wordt benut, verwerkt en wordt uitgevoerd. Deze situatie wordt door klanten en leveranciers ook zeker onderkend.

De vraag is immers ook niet of er een grote markt is voor financial management systems. Die markt is er zeker. Maar hoe kan dan marktdominantie en daardoor standaardisering worden bereikt? Waarom is dat verduivelde Excel toch zo populair? Om dat te kunnen begrijpen, zullen we eerste de wereld van financieel management beter moeten aanschouwen dan in de vorige paragraaf.

Zeker: financiële processen zijn vaak helder en vertonen bij alle bedrijven in een segment veel overeenkomsten. Ook de aan het proces gerelateerde gegevens zijn vaak helder. Toch blijken er ook een aantal aspecten nogal wat dynamiek in de situatie te brengen: · Marktontwikkelingen gaan razendsnel waardoor ook meer en meer van organisaties wordt vereist dat zij snel kunnen schakelen en reorganiseren.

Lijnmanagement ziet financial management dan als ondersteunend en soms zelfs als noodzakelijk kwaad, hetgeen de bereidwilligheid om in financial management systemen te investeren vaak gering is. · Wet- en regelgeving zijn vaak aan verandering onderhevig, zeer complex en ook nog eens lokaal bepaald.

Voor internationaal opererende bedrijven wordt het daarom lastig één systeem wereldwijd te gebruiken. De ontwikkeling in de techniek gaan razendsnel. De mogelijkheden voor koppeling met andere bestaande bedrijfssystemen is nog steeds geen sinecure, alhoewel de mogelijkheden met zogenaamde broker software steeds meer toenemen. Standaardisatie in communicatie tussen systemen wordt daardoor moeilijk.

Samengevat kan men constateren dat organisaties vaak op zoek blijken naar het softwarematige schaap met de vijf poten. In deze gefragmenteerde wereld met al haar differentiaties is het dan ook niet eenvoudig een dominant marktaandeel te verwerven. Pas als steeds meer internationale standaarden daadwerkelijk gemeengoed gaan worden en ook de wet- en regelgeving internationaal geharmoniseerd wordt, lijken er grote kansen tot standaardisatie van software aanwezig.

Maar toch. Alleen uitgaan van bovenstaande constatering en daaraan koppelen dat spreadsheets een noodzakelijk kwaad zijn, zou Excel uiteindelijk tekort doen. Excel (of evt. een ander spreadsheet programma) blijkt zich in de praktijk te gedragen als een financieel Zwitsers zakmes: veel functies zijn voorhanden en ook nog vaak eens binnen handbereik.

Excel is een handige verzameling gereedschap waarmee men eenvoudig zelf financieel georiënteerde zaken kan automatiseren. De centrale vraag blijkt dus wederom: bouw ik zelf een oplossing of koop ik een product out-of-the-box?

Een metafoor voor deze situatie zou kunnen zijn: “Een man genaamd Jan wil zijn tuin verfraaien met een tuinhuisje. Nu is hij aan het twijfelen. Gaat hij hout halen en zelf een huisje timmeren? Of haalt hij een kant-en-klaar huisje bij een tuincentrum?”

Waarop moet Jan zijn beslissing baseren? Hij zou in elk geval de volgende zaken in overweging moeten nemen:

– Wat is de functie van het huisje? Is dit een cruciale functie?

– Hoeveel tijd, energie en geld kost het om zelf handmatig het huisje te bouwen? Hoe verhoudt zich dat tot de prijs van een kant-en-klare oplossing?

– Welke eisen stelt men aan het huisje? Voldoet de kant-en-klare oplossing aan deze eisen?

– Hoe neemt men het huisje in gebruik? Hoe ziet het implementatietraject eruit? Is er hulp bij nodig of kan Jan het zelf?

– Welke eisen worden gesteld aan onderhoud van het huisje? Kan men dit zelf?

– Wat zijn de mogelijkheden voor uitbreiding of aanpassing in de toekomst? Verwacht men dat deze aanpassingen nodig zullen zijn?

We hebben het dus over het klassieke ‘Make or Buy’-vraagstuk. Blijkbaar is in vele situaties de inzet van Excel toereikend. Dat zou de populariteit van spreadsheets kunnen verklaren, Het vermoeden bestaat echter dat dit ook voornamelijk een gevolg is van het niveau waarop men een vraagstuk probeert op te lossen.

Op een lager niveau spelen zaken als onderhoudbaarheid, uitbreidbaarheid en connectiviteit een kleinere rol. De keuze voor laagdrempelige oplossingen is dan ook snel gemaakt. Op een hoger niveau gelden andere eisen en wensen ten aanzien van oplossingen. Stel uzelf dus eens kritisch de vraag: “Hoe belangrijk is financial control voor mijn organisatie?”.