Signify schittert met eerste ESEF-rapportage

Partnerbijdrage van:

ESEF brengt drastische veranderingen met zich mee in rapportages voor Europese bedrijven. Voor Signify aanleiding om een enorme verbeterslag door te voeren in hun rapportageprocessen. Dit leidde voor het boekhoudteam tot meer tijd voor analyse en het leveren van toegevoegde waarde.

Uitdagingen
• Nieuw ESEF-rapportagemandaat vereist dat EU-indieners de manier waarop ze rapporten produceren volledig veranderen.
• Verschillende vragen die ronddwaalden of en wanneer het nieuwe ESEF-mandaat van kracht zou worden.
• Ondertussen was het rapportageteam van Signify gedwongen om op afstand te werken tijdens de COVID-19-pandemie terwijl ze probeerden een nieuw proces te implementeren.

Resultaten
• Signify heeft hun eerste ESEF-aanvraag ingediend in de vrijwillige fase, een jaar voordat het mandaat van kracht werd.
• Het Finance-team heeft meer tijd voor analyse en taken met toegevoegde waarde.
• Er is verhoogde werktevredenheid onder het boekhoudteam van Signify.

Waarom ze voor Workiva hebben gekozen
Tijd is kostbaar bij het introduceren van een geheel nieuw proces – en zaken als het bewerken van spreadsheets, opmaak en gegevensinvoer kunnen je ernstig vertragen. Het Workiva-platform is rechtstreeks verbonden met Signify’s bronsystemen en geautomatiseerde handmatige taken, waardoor het verlichtingsbedrijf zijn eerste ESEF-rapport vroeg kon indienen.

*********

Toen de European Securities and Markets Authority (ESMA) in eerste instantie het mandaat voor het Europese Single Electronic Format (ESEF) voorstelde, had dit serieuze gevolgen voor Europese bedrijven. Gereguleerde instellingen in de EU zouden de manier waarop ze jaarverslagen opstellen drastisch moeten veranderen. Er zouden niet langer twee afzonderlijke inzendingen zijn, maar één rapportageformaat zou alle financiële en machineleesbare XBRL®-tags bevatten in webvriendelijke XHTML.

ESEF kwam daarom al snel bij elk rapportageplichtig bedrijf in de EU hoog op de agenda te staan. Maar het gewicht van het mandaat – evenals de timing van de COVID-19-pandemie – bracht ESMA ertoe de ESEF-deadline terug te draaien van boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2020 naar 1 januari 2021.

Voor sommige teams betekende dat dat ze nog een jaar terug moesten naar de traditionele rapportagemethoden. Maar het baanbrekende Group Accounting and Reporting (GAR)-team van Signify – de wereldleider in verlichting met het hoofdkantoor in Nederland – zag dit als een gouden kans om te schitteren.

Vooroplopen in rapporteren
“We zijn erg trots op ons bedrijf en ons financiële team. We willen allemaal ‘best in class’ zijn. Als bewijs daarvan omarmen we veranderingen in de regelgeving en integreren wij deze in onze manier van werken en laten we zien dat we deze veranderingen gemakkelijk aankunnen”, zegt Dick Overeem, Chief Accountant bij Signify.

Met deze innovatieve geest – gecombineerd met de ESEF-ready capaciteiten van het Workiva-platform – ging het Signify-team aan de slag en diende hun eerste ESEF-rapportage in op 23 februari 2021, een jaar voordat het mandaat van kracht werd.

Minder handmatig, meer betekenisvol
Tijd is kostbaar bij het introduceren van een geheel nieuw proces – en zaken als het bewerken van spreadsheets, opmaak en gegevensinvoer kunnen je vertragen. Dat is waar het Workiva-platform echt een rol speelde bij het vroegtijdig indienen van het eerste ESEF-rapport door Signify.

Als leider in ‘connected lighting’ weet Signify alles over de waarde van connectiviteit – en dat geldt ook voor de financiële rapportage van het bedrijf. “Ons doel is om op een efficiënte manier betrouwbare informatie te leveren, en Workiva creëert echt veel efficiëntie en ook betrouwbaarheid”, legt Dick uit. “Het synchroniseert met ons kernsysteem, waar we de gegevens gemakkelijk kunnen verversen. We weten dat er geen handmatige invoer meer nodig is. Dat geeft me echt de geruststelling dat de informatie betrouwbaar is.”

Omdat het Workiva-platform veel van de tijdrovende aspecten van rapportage automatiseert, kan het GAR-team zijn energie richten op zaken die de menselijke maat vereisen.

“Mensen kunnen zich nu echt focussen op analyse. Bij het samenstellen van ons interne GAR-kwartaalboekje hoeft het team bijvoorbeeld geen spreadsheets meer samen te stellen en te kopiëren en in PowerPoint® te plakken”, legt Dick uit. “Hierdoor gaan mijn mensen de analyse doen, het toegevoegde waarde-gedeelte van het rapportageproces. En dat is interessant voor het team, het is goed voor Signify en het resulteert in een kwalitatief betere output. Dat is wat we willen.”

Klaar voor ESEF (en alle andere uitdagingen)
Nu de eerste ESEF-aanvraag is voltooid, heeft Signify er vertrouwen in dat het over de technologie en het talent beschikt om toekomstige veranderingen direct aan te pakken. Volgens de Chief Accountant: “We zijn toegerust om eventuele verdere vereisten van de AFM of de ESMA aan te kunnen.”

Signify hoefde ook geen extra personeel aan te nemen om haar ESEF-proces te accommoderen. Volgens Faizal Mahomed, projectleider van Signify Annual Report: “We zijn erin geslaagd met alleen de Workiva-ondersteuning om ESEF te adopteren.” Het bedrijf kan lean blijven en toch tijd vrijmaken voor het bestaande GAR-team.

Nu Workiva het rapportageproces vereenvoudigt, kan Signify zijn best blijven doen voor belangrijkere, hoogwaardige taken.

“Ik kan bevestigen dat het team erg blij is met Workiva”, besluit Dick Overeem. “Spreadsheets samenstellen en invullen, gegevens samenstellen, dat is niet wat ze zouden moeten doen. Het is een zeer bekwaam team dat voorop wil lopen en idealiter geen activiteiten wil doen die hen zouden tegenhouden. We willen echt versnellen en groeien.”