Roy Skop (Soldo): “Finance kan een ‘hero’ worden dankzij beter uitgavenbeheer”

Werknemers moeten in deze dure tijden meer zakelijke kosten voorschieten, terwijl ze minder te besteden hebben. Met een beter uitgavenbeheer, kan hier tegen worden opgetreden. “Niet alleen betekent dat minder stress bij de werknemer, ook de werkgever profiteert. Het levert minder administratieve rompslomp op. En de waardering voor de finance-afdeling stijgt met sprongen”, zegt Roy Skop, Sales Manager Europe van uitgavenbeheerplatform Soldo.

De kosten van levensonderhoud zijn in de afgelopen tijd toegenomen, en zoals het er nu naar uitziet zal dat nog wel zo blijven. Werknemers voelen de inflatie in hun portemonnee, soms zelfs zo erg dat ze moeite hebben om rond te komen. Voor werkgevers is niet altijd duidelijk wie precies problemen heeft aangezien ze geen zicht hebben op wie een vast en een flexibel energiecontract heeft, wat mensen betalen aan huur, aan kinderopvang en andere zaken – kortom wat hun uitgavenpatroon is.

Maar dat veel werknemers kampen met financiële stress, blijkt wel uit het pas verschenen rapport Inflatie voert druk op van uitgavenbeheerplatform Soldo, gebaseerd op een onderzoek van het bureau Ipsos onder 400 Nederlandse werknemers in december 2022 naar de Out of Pocket uitgaven (OOP) die medewerkers maken voor hun werkgevers.

De uitkomsten zijn zorgwekkend. De helft van de medewerkers gaf aan soms, vaak of zelfs altijd stress te ervaren door zakelijk voorgeschoten bedragen. Denk aan uitgaven aan zakelijke reizen en entertainment, zoals vliegtickets, accommodaties, eten en drinken met klanten en cadeaus. Of aan uitgaven voor kantoorartikelen zoals pennen, paperclips en papier. Of aan eten en drinken tijdens het werk. Uiteraard kunnen werknemers de zakelijke kosten die ze voorschieten verrekenen. Meestal tenminste; voor allerlei kosten van thuiswerken blijkt de werknemer te moeten opdraaien.

Maar ook als de werkgever de voorgeschoten kosten vergoedt, gaat daar vaak enige tijd overheen – tijd die de werknemer financieel moet zien te overbruggen. Dat blijkt geen sinecure. Bijna een op de vijf medewerkers (18%) moet een persoonlijke creditcard gebruiken om zakelijke kosten voor te schieten. Daarnaast moest een op de tien (9%) geld lenen bij vrienden en familie. Zestien procent geeft aan minder geld te hebben voor rekeningen en bijna een kwart (23 procent) geeft aan minder te kunnen sparen dan zij zouden willen.

Soldo ROI calculator voor uitgavenbeer! – 2

Begin vandaag met besparen van geld en kostbare tijd door uitgaven te centraliseren en uw onkostenbeleid te vereenvoudigen. Koppel gepersonaliseerde betaalpassen aan ons declaratiesysteem. Beheer, volg en rapporteer uitgaven op één plek.

Financiële stress
Het financiële kunst- en vliegwerk dat werknemers moeten verrichten om die zakelijke ‘out of pocketuitgaven’ te kunnen doen gaat nogal eens gepaard met zorgen. Zo verklaart 48 procent van de medewerkers dat ze te weinig geld hebben om zakelijke kosten voor te schieten. Een ook als het geld wel hebben maken ze zich vaak (42 procent) zorgen of ze de vergoeding wel op tijd ontvangen. Bovendien is het zo’n gedoe, blijkt uit het onderzoek. 37 procent van de medewerkers heeft moeite om het overzicht te houden over zakelijk voorgeschoten bedragen en een even groot percentage vindt het ingewikkeld om een declaratie in te dienen. De ondertitel van het rapport is niet voor niets ‘medewerkers vaker ontevreden over zakelijke uitgaven en declaraties’.

Al met al geeft 25 procent aan negatieve emoties te ervaren door zakelijke uitgaven die zij persoonlijk moeten voorschieten. Dertien procent van de medewerkers heeft zelfs altijd of vaak financiële stress. Vooral minder draagkrachtige medewerkers hebben het er moeilijk mee – en hoe hoger de bedragen die ze moeten voorschieten en hoe langer de tijd duurt voordat ze hun geld terugzien, hoe onprettiger het voor hen is.

Platform voor uitgavenbeheer
Uiteraard zijn ‘out of pocket’ kosten vaak onvermijdelijk. “Zeker bij transportbedrijven of andere ondernemingen waar medewerkers vaak buiten het bedrijf hun werk verrichten”, zegt Roy Skop, Sales Manager Europe van uitgavenbeheerplatform Soldo. Dat betekent evenwel niet per se dat medewerkers die kosten voorschieten. Bijna de helft van de medewerkers (48 procent) geeft aan dat er iets (of veel) moet veranderen aan het systeem voor declaraties en terugbetalingen, en dat is best mogelijk: met Soldo kunnen bedrijven betaalkaarten voor zakelijke uitgaven aan werknemers ter beschikking stellen. ‘Prepaid creditcards’, zoals dat heet, waarmee over de hele wereld betalingen mogelijk zijn. De werknemers slaat daarmee twee vliegen in één klap: hij hoeft én geen geld meer voor te schieten én hij is verlost van het gedoe met declaraties.

En als een werknemer niet in aanmerking komt voor een betaalkaart? Geen probleem. Het platform biedt ook functies voor het indienen en verwerken van declaraties, waardoor het declaratieproces voor medewerkers wordt vereenvoudigd. “De waardering voor de finance afdeling die dit allemaal aanbiedt, neemt aanzienlijk toe”, constateert Skop. “Finance kan zelfs een hero worden”, leert de ervaring bij duizenden bedrijven die bij het platform van Soldo zijn aangesloten.

Werkgever profiteert ook
De werkgever is ook verlost van veel kopzorgen dankzij een beter uitgavenbeheer met het platform van Soldo. Bedrijven kunnen de uitgaven van de betaalkaarten controleren en in goede banen leiden via het platform. Te meer daar de precieze functionaliteit van de kaarten kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van een bedrijf – denk aan het instellen van budgetten en limieten voor de (prepaid) betaalkaarten of voor eenmalige uitgaven. Kaarten kunnen bovendien makkelijk op afstand worden bediend, via de Soldo-app.

De vereenvoudiging van het declaratieproces – geen handmatige verwerking van declaraties en vergoedingen meer – betekent kortom dat het bedrijf z’n administratieve lasten kan terugdringen – ‘doordat het manuele werk wordt geautomatiseerd, zoals Skop zegt. En dan kan het platform ook nog worden geïntegreerd met bestaande boekhoudsystemen, wat de efficiency nog verder bevordert.

Daarnaast biedt het platform ook realtime rapportage- en analysefuncties. Hierdoor kunnen bedrijven beter inzicht krijgen in hun uitgavenpatronen, zonder de vertragingen die optreden wanneer de administratie steeds handmatig moet worden bijgewerkt. Meer inzicht – wat allerlei mogelijkheden biedt voor een beter beheer van de cashflow. Zodat finance ook daarin kan excelleren, zoals een ‘hero’ betaamt.

Download hier het rapport Inflatie voert druk op.

Soldo ROI calculator voor uitgavenbeer! – 2

Begin vandaag met besparen van geld en kostbare tijd door uitgaven te centraliseren en uw onkostenbeleid te vereenvoudigen. Koppel gepersonaliseerde betaalpassen aan ons declaratiesysteem. Beheer, volg en rapporteer uitgaven op één plek.