Rob Cools (Workday): De uitdaging voor finance is data-driven besluitvorming mogelijk maken

Het in Pleasanton, Californië gevestigde Workday komt voort uit Peoplesoft dat in 2005 werd overgenomen door Oracle. Oprichters David Duffield en Aneel Bhusri stelden zichzelf de vraag hoe ze het bij het bouwen van volledig nieuwe software zouden aanpakken. In maart 2005 hebben ze Workday gelanceerd, en begon men te bouwen aan nieuwe oplossingen voor zowel HR als Finance. Onderscheidend aan Workday is dat het volledig in de cloud draait, zeer flexibel is en real-time inzichten uit het systeem kan omzetten in managementrapportages. Ook gebeurt alles in-memory (geen databases meer) en is wereldwijd gebruik het uitgangspunt. Verschillen in Tax of jaarverslagregelgeving (GAAP en IFRS) hoeft de gebruiker niet meer zelf uit te denken. 

Workday is zeer succesvol wereldwijd. De omzet in 2015 bedroeg 1,1 miljard dollar, niet slecht voor een bedrijf dat pas 11 jaar bezig is. Enkele grote klanten zijn Aon, NIBC, Randstad Frankrijk en Uponor. Workday is vooral in gebruik in branches waar veel mensen werkzaam zijn. In 2016 wil de producent van innovatieve software verder groeien. Het bedrijf is momenteel in 70 landen actief en omdat de software cloud-based is, is fysieke aanwezigheid niet overal nodig. Rob Cools, Product Marketing Director bij Workday, is verantwoordelijk voor de finance-oplossing in de Nederlandse markt.  

Veel finance professionals bevinden zich momenteel ‘between a rock and a hard place’, stelt Cools. “De traditionele finance functie was altijd voor een belangrijk deel gefocust op transactiebeheer. Het gevolg daarvan is dat rapportage tot nu toe altijd after the fact is geweest.” Daarnaast was de finance-functie altijd sterk gericht op de beheersbaarheid van de organisatie middels auditing, functiescheidingen en het naleven van regelgeving. “Zorgen dat de goedkeurende verklaring er komt is tot de dag van vandaag een belangrijk doel voor de finance afdeling”, aldus Cools. 

Maar tegelijkertijd worden er nieuwe eisen gesteld. “Financials staan onder druk om meer informatie te leveren. Bestuurders en managers in organisaties maken momenteel nog veel investeringsbeslissingen op het onderbuikgevoel en hebben de wens om dat meer data-driven te doen. Finance kan die wens met de traditionele tools niet vervullen, dus zijn veel financials aan het knutselen geslagen met rapportagesystemen waarbij zij de informatie uit verschillende bronnen halen. Deze aanpak heeft echter nooit geleid tot een heel vlot en betrouwbaar geheel.”

Moderne software-oplossingen, zoals Workday, helpen finance afdelingen allereerst om het transactiegedeelte zo efficiënt mogelijk in te richten. “Alle ballast op het gebied van data invoer moet er uit”, aldus Cools. “Als ik bijvoorbeeld expenses verwerk, zijn dat slechts vier velden op mijn mobiel. En het systeem is intelligent. Als ik een factuur al drie keer op dezelfde wijze heb ingevuld, zal het de volgende keer ook wel zo gaan tenzij anders aangegeven. De gebruiker hoeft zich slechts te bekommeren om de uitzonderingen.”

Een ander voorbeeld is het inkoopsysteem. Cools: “Daar moest ik voorheen een grootboeknummer invoeren. Van het grootboek heb ik als non-financial geen kaas gegeten. Dus vul ik niks in en vervolgens komt de factuur op de finance afdeling terecht die er veel tijd aan kwijt is om het uit te zoeken. Op basis van de variabelen ‘aankoop’ en ‘afdeling’ kan het systeem nu het grootboeknummer zelf invullen. Dat scheelt veel tijd. Klanten zeggen dat de tijd die ze aan transacties besteden van 70 naar 30 procent is gegaan sinds ze op dit systeem over gegaan zijn.”

In de transitie van finance die Cools schetst, is het kunnen verschaffen van bruikbare stuurinformatie een cruciale competentie voor de finance professionals, want de business vraagt erom. “Wanneer finance niet gaat leveren”, stelt Cools, “zegt Sales op een gegeven moment: ‘Ik heb dit nu al zo vaak gevraagd, ik koop zelf wel een tool.’ Dan wordt je als finance ingehaald.”

De vraag naar meer detail in de informatie zal blijven komen. En die informatie is lang niet allemaal financieel van aard. Een van de top prioriteiten van de CFO is een HR-onderwerp, namelijk: ‘hoe zorgen we voor de juiste mensen om de groei te kunnen volhouden?’ De controller zal hier informatie voor moeten leveren, vindt Cools. 

Software ondersteunt dit door makkelijk koppelingen met andere systemen mogelijk te maken. “Veelgebruikte toepassingen als Salesforce zijn al standaard aangesloten, maar wanneer je een dataset wilt toevoegen uit een andere bron – een interne of een externe – is dat een fluitje van een cent. Dat komt omdat Workday object-georiënteerd is. Database- georiënteerde software werkt prima voor traditionele toepassingen, maar voor de flexibiliteit die deze tijd vraagt is object-georiënteerde software nodig. Verder wordt elk individueel item dat je in het systeem stopt gerapporteerd. En cijfers kun je op veel verschillende manieren bekijken en analyseren. Wat zit er nou echt achter dat cijfer? Deze analyse-mogelijkheid is een standaard toepassing. Er is geen aparte analyse-tool meer voor nodig.” 

Cools besluit door te zeggen dat hij dit een mooie periode vindt waarin de snelle technologische vooruitgang aansluit bij de transitie die finance doormaakt. “Neem een willekeurig financieel onderwerp, zoals Activity Based Costing, en de manier waarop we dit nu hebben ingericht, zo bedoelden we het 20 jaar geleden. De stand van de technologie is nu zodanig ver gevorderd dat we bijna al onze finance wensen kunnen vervullen.”