Rints Spierings, IC Companys

Ruim vijf jaar is Rints Spierings al werkzaam als Manager Shared Service Center bij IC Companys. Het aan de Deense beurs genoteerde modebedrijf voorziet vanuit het kantoor in Vianen de gehele Benelux én Frankrijk van kleding met de labels InWear, Matinique, Jackpot, Part Two, Cottonfield male en Cottonfield female.

‘Zo’n drie tot vier jaar geleden moest er jaarlijks een voorziening zijn van zo’n één miljoen euro voor afschrijving op debiteuren. De grouppolicy was dat vorderingen ouder dan een bepaalde datum dankzij deze voorziening werden afgeboekt. Dankzij het nieuwe systeem is de voorziening ingedamd tot honderdduizend euro.’

In die tijd fuseerde het Deense kledingconcern met het modehuis Carly Gru. ‘Door de fusie kwamen er in één klap een groot aantal openstaande vorderingen bij. Met deze debiteuren waren veelal special agreements afgesloten, zoals gespreide betaling, waar niet gemakkelijk van kon worden afgeweken. Stuk voor stuk zijn alle afspraken met klanten – in goed onderling overleg – beëindigd en werden er geen nieuwe deals meer afgesloten. Ondertussen ging de nieuwe order-in-take door Sales gewoon door, terwijl de financiële software steeds gedateerder raakte.’

Bovendien had het Shared Service Center, waar de financiën van IC Companys voor de Benelux zijn ondergebracht, vijf jaar geleden te maken met onderbezetting. ‘Om het ontstaan van nieuwe problemen tot een minimum te beperken, werd eerst een credit controller aangetrokken.’ Daarmee werd het opleidingsniveau van de medewerkers naar een hoger platform getild.’

Hybride
Creditmanagement leeft binnen IC Companys, ook op de Salesafdeling. Maar het onderwerp leeft alleen als mensen er iets mee doen. ‘De DSO bijvoorbeeld’, legt Spierings uit. ‘In het verleden stond de DSO op 45 dagen. De afgelopen jaren hebben we dit flink weten terug te dringen.’

Het kwaliteitsverbeteringslag heeft in totaal vier jaar geduurd. ‘De organisatie was redelijk snel op orde; de mensen waren goed, maar we werkten met een verouderd boekhoudsysteem. Aanmaningen uitzoeken gebeurde nog met de hand en we werkten hoofdzakelijk met papieren dossiers.’ De laatste stap is anderhalf jaar geleden gezet, toen CreditManager (software van Credit Tools BV) in het bedrijf werd geïntroduceerd. ‘In plaats van handmatig bellijsten met debiteuren te verwerken, ziet iedereen elke dag bij het opstarten van zijn computer een handig overzicht met wat er moet gebeuren.’

Het Shared Service Center is ingericht in hybride vorm. Het team telt in totaal 16 fte, waarvan 4 fte belast is met debiteurenbeheer. ‘Het creditmanagement is vanwege cultuur en taal ingedeeld op landniveau.Dat is niet zonder reden: we willen niet alleen de taal van de klant spreken, we willen ook meedelen in het gevoel en de cultuur.’

De afdeling Sales krijgt volledige support vanuit het Shared Service Center. ‘Wij voeren altijd eerst een creditcheck uit en controleren de gegevens bij de Kamer van Koophandel, voordat een nieuwe klant in het systeem wordt ingevoerd. Daarna kan Sales ermee aan de slag. Voor de creditcheck en incasso zijn we aangesloten bij MODINT, een landelijke ondernemersorganisatie van mode-, kleding- en textielleveranciers.’

Betalingskorting
De vele franchise-winkeliers die kleding van diverse merken verkopen bestellen al een halfjaar van te voren de kleding. ‘Dat is noodzakelijk in verband met de inkoop van stoffen en productie van de kleding’, legt Spierings uit. Het kledingconcern levert vier keer per jaar een nieuwe seizoenscollectie aan haar klanten.

‘Veel van onze debiteuren betalen via automatische incasso. Andere klanten bieden we een betalingskorting van drie procent bij betaling binnen tien dagen. Hiermee kopen we niet alleen het risico van geen-betaling af, maar ook het renteverlies wat we mislopen als inkomsten uitblijven.’

Momenteel werkt men aan een concernbrede efficiencyslag; de implementatie van SAP. ‘Dit gebeurt gefaseerd per land in de periode van januari tot juni dit jaar. Het SSC Benelux is in juni aan de beurt.’

Een nadeel aan SAP vindt Spierings, in zijn vorige functie werkzaam als controller bij de softwarelevancier, dat het creditmanagementprogramma CreditManager niet in SAP te verkrijgen is.

‘Graag zou ik alle efficiencyslagen die we in de afgelopen jaren voor elkaar hebben gekregen, continueren in SAP. Na veel aandringen op het hoofdkantoor in Kopenhagen, kunnen we CreditManager naast SAP blijven gebruiken.’ Ook de andere vestigingen van het Deense moederbedrijf mogen bij tekortkomingen in de nieuwe software informeren bij hun Nederlandse collega’s. ‘Andere landen moeten eerst in SAP hun creditmanagement op orde zien te krijgen.

Als dat niet lukt zal er op het hoofdkantoor in Kopenhagen een format worden ontwikkeld zodat CredtiManager ook in de andere SSC’s geïmplementeerd kan worden en zij op het gebied van creditmanagement Nederlands voorbeeld kunnen volgen.’

IC Companys
Het Deense IC Companys is één van de grootste fashionbedrijven in Noord-Europa. Het bedrijf, met een beursnotering in Denemarken, heeft ruim tweehonderd winkels, verspreid over 13 landen. Daarnaast bezit IC Companys 9173 distributiekanalen. IC Companys levert onder meer kleding van de labels InWear, Matinique, Jackpot, Part Two, Cottonfield male en Cottonfield female. De kleding wordt alleen verkocht aan retailers.

Naam Rints Spierings
Leeftijd 40 jaar
Functie Manager Shared Service Center Benelux
Bedrijf IC Companys
Opleiding NIVRA-Nyenrode
Loopbaan Na zijn studie begonnen bij PriceWaterhouseCoopers. Werkte van 1996-2000 als Finance Manager bij Trespa en ging vervolgens aan de slag als controller bij SAP. Sinds 2002 werkzaam bij IC Companys.