Sexy technologie meerwaarde bij Prophix

“Voor financiële processen wordt vaak teruggevallen, ook bij grotere bedrijven, op spreadsheets”, constateert Verton. “Die zitten standaard bij je laptop.” Volgens hem verandert dat moeizaam. Financials gebruiken het ‘omdat ze het altijd al zo hebben gedaan’.
Maar het is eigenlijk best vreemd dat belangrijke financiële processen nog vaak met standaard kantoorsoftware worden uitgevoerd. Niet alleen omdat spreadsheets in gebruik heel beperkt zijn; vooral omdat ze niet accuraat genoeg zijn. “Er gaat altijd wel iets mis”, zegt Verton. Die fouten worden veelal niet opgemerkt en blijven in het systeem rondwaren. “Zodra financials beseffen dat dit ook voor situaties binnen hun organisatie of bedrijf geldt, is de keuze voor de Corporate Performance Management (CPM) software van Prophix snel gemaakt.”

Accuratesse en snelheid
Het besef dat financiële processen een professionelere aanpak vergen, groeit bij steeds meer CFO’s. Bijvoorbeeld als het gaat om het budgetproces. “Er is binnen organisaties veel onvrede over hoe dat nu gaat”, weet Verton. Het gaat dan volgens hem niet alleen om de tijd die een budgetcyclus in beslag neemt. “Dat kan wel negentig dagen duren”, zegt hij. “Ook aan de nauwkeurigheid schort het vaak.” Daarom is er veel vraag naar accuratesse en snelheid. “Een financiële afdeling heeft het al zwaar genoeg”, merkt Verton op. “Dat kan zijn door onderbezetting. Daarnaast wordt hun werk vaak ondergewaardeerd, juist omdat de processen niet lekker lopen. Ook al werken ze keihard om iedere maand met gegevens te komen.” Volgens hem kan zo’n werkwijze lang goed gaan totdat er werkelijk iets groots gebeurt. Een financiële crisis of zoals nu de coronapandemie. “Dan moet er plotseling worden geïmproviseerd en dan blijkt opeens dat de processen waar men jaren blind op voer niet meer voldoen.”

Technologie is volgens Verton het sleutelwoord als het gaat om verbetering van het financiële proces. Hij zit zelf alweer zo’n 45 jaar in het vak. Oorspronkelijk als registeraccountant, later als CFO, controller en interim CEO. “Ik ben altijd bezig geweest met het veranderen en verbeteren van financiële processen en al die jaren heb ik oog gehad voor technologische ontwikkelingen”, zegt hij terugkijkend op zijn loopbaan. Hij verhaalt dan over zijn opgetogenheid toen hij via een add-in begin jaren 80 opeens grafiekjes kon maken met de computer. “Die moest ik dan nog wel uitprinten met een matrixprinter en dan vermenigvuldigen via het kopieerapparaat.” Het gevoel dat hij toen had ziet hij ook terug bij klanten die voor het eerst met Prophix in aanraking komen. “Er gaat een wereld voor ze open, want juist de complexere financiële processen worden veel makkelijker. Organisaties kunnen nu veel beter vooruitkijken omdat ze snel en accuraat kunnen rapporteren, dashboards maken, budgetteren en forecasten en scenarioplanning efficiënt en snel kunnen doen.”

Anomaly detection: afwijkingen snel gevonden
Als je het over technologie hebt waar financiële professionals veel aan hebben, dan is er natuurlijk AI, of kunstmatige intelligentie, en machine learning. Prophix biedt ook anomaly detection aan. Verton spreekt bewonderend over “sexy technologie”. Algoritmen bij data-analyse die samen met statistische technieken en business rules in staat zijn risicovolle items of gebeurtenissen te identificeren. Het gaat dan vooral om gegevens die afwijken van de doorsnee-gegevens waardoor fouten of zelfs fraude makkelijker aantoonbaar en oplosbaar wordt. Het is volgens Verton een belangrijke tool waarmee het mogelijk is het hele financiële systeem door te lichten. “En dan niet een keer per jaar, maar wanneer je het zelf wil”, voegt hij eraan toe. “Zo hou je de financiële data betrouwbaar.” Deze werkwijze is heel anders dan hoe bijvoorbeeld controllers toe nu toe hebben gewerkt, legt Verton uit. Die kijken of er afwijkingen zijn ten opzichte van een vorige periode. Zijn die er, dan wordt er gekeken of er bijvoorbeeld een grote factuur of kostenpost is geweest. Prophix kan de risico’s en afwijkingen snel inzichtelijk maken, zodat je daarop kan acteren.

Werken in de cloud
Er wordt steeds meer in de cloud gewerkt en volgens Verton komt die ontwikkeling het financiële systeem ten goede. Prophix biedt zonder inzet van een IT-afdeling oplossingen aan. Dat werkt sneller en efficiënter. Gebruikers hoeven niet meer terug te vallen op spreadsheets en in meetings kunnen CFO’s realtime gegevens laten zien en die ook uitsplitsen en differentiëren. Daarnaast is het grote voordeel dat Prophix zorgt dat alle data op één centrale plek beschikbaar is. Iedereen werkt met dezelfde gegevens; Verton noemt dat “one version of the truth”.

Vraag blijft natuurlijk of het werken in de cloud veilig genoeg is. Prophix claimt dat het vrijwel altijd veiliger is dan dat data is opgeslagen op de servers van het bedrijf. De software staat dan ook hoog genoteerd op allerlei veiligheidslijstjes. “We moeten wel”, zegt Verton daarover. De veiligheid wordt bijvoorbeeld geborgd door een zogeheten intrusion detection system waarbij 24 uur per dag mensen kijken of er geen vreemde zaken binnen het cloudsysteem zijn. “Verder zijn we zo transparant mogelijk en stellen we gegevens over ons systeem continue beschikbaar zodat klanten kunnen zien wat we doen”, zegt hij. “Veiligheid en stabiliteit moeten geen issue voor onze klanten zijn.”

Hybride aanpak
Prophix is een grote speler op het gebied van CPM-software. Maar dat betekent niet dat de software ‘af’ is. Zo kijken we constant hoe we onze oplossing nog krachtiger kunnen maken. “Iedereen moet met ons systeem kunnen werken, ongeacht het kennisniveau”, zegt Verton over de filosofie van Prophix. Daarom is er gekozen voor een intuïtieve interface met bijvoorbeeld een drag and drop-systeem. Vier keer per jaar worden er nieuwe releases uitgebracht met nieuwe ontwikkelingen. Gebruiksvriendelijkheid blijft de leidende factor.

En de spreadsheet? Die is nog niet helemaal verleden tijd. “Omdat iedereen met Prophix moet kunnen werken, zetten we ook in op integratie met andere systemen”, legt Verton uit. “Het moet mogelijk blijven om in een spreadsheet te werken, maar die is dan wel in ons systeem geïntegreerd. Die hybride aanpak om te zorgen dat het werk simpel blijft, maar wel accuraat, daar geloven we sterk in.”

Dit artikel wordt u aangeboden door: