Novadoc: betere data met intelligente robotisering

In theorie heeft Robotic Process Automation om binnenkomende facturen en andere documenten te verwerken alleen maar voordelen. Software die tegen geringe kosten enorme hoeveelheden transacties kan verwerken: bedrijven dromen ervan. Maar in de praktijk blijkt vooral de kwaliteit van de data die worden inlezen nogal eens tegen te vallen. “De oplossing is om RPA te verbeteren met behulp van kunstmatige intelligentie”, zeggen Bart ten Broeke en John van der Draai van Novadoc.

Robotisering belooft de mens werk uit handen te nemen dat wordt angeduid met drie D's: 'dangerous', 'dull' en 'dirty'. Erg gevaarlijk of smerig is het werk voor de financiële staffunctionarissen in het algemeen niet, maar saai is het soms wel. Zeker als het gaat om de administratieve werkzaamheden zoals het handmatig verwerken van facturen die op papier, per mail of in PDF-vorm worden aangeleverd.

De laatste jaren is dit soort routinematige werk wel vergemakkelijkt dankzij allerlei scansoftware met Optical Character Recognition (OCR). Maar foutloos gaat dit niet altijd, waardoor er altijd een risico bestaat dat data die automatisch worden ingevoerd onvolledig, inconsistent, corrupt of redundant zijn. Door gebruik te maken van kunstmatige intelligentie (Artifical Intelligence, AI), kunnen dergelijke fouten in de automatische verwerking van allerlei documenten evenwel worden teruggedrongen. 

Dat zeggen Bart ten Broeke en John van der Draai, beiden directeur-eigenaar van Novadoc, een bedrijf dat sinds 1998 diensten rondom de automatische verwerking van allerlei documenten biedt. Aanvankelijk was Novadoc technisch installatie- en supportpartner voor FileNet in de Benelux. Na de overname van FileNet door IBM in 2006 is het implementatiepartner voor het zogeheten IBM Platform for Digital Business Automation van IBM. “Wij zijn 'True Blue'”, in de woorden van Ten Broeke en Van der Draai.

Getrainde, topfitte software
De dienstverlening van Novadoc vindt tot dusver vooral plaats rondom het Novacap-softwarepakket, waarmee bedrijven documenten automatisch kunnen inlezen en verwerken. Voor dat inlezen van documenten gebruikt Novacap de OCR-software Datacap van IBM. “Zeer geschikt om een document om te zetten tot een leesbare tekst. Maar je hebt meer nodig dan dat. Een factuur moet bijvoorbeeld worden geïnterpreteerd, zodat de elementen die van belang zijn kunnen worden doorgegeven aan het boekhoud- of ERP-systeem. Denk aan het aantal stuks, de kostprijs, de totaalprijs en de BTW.” 

Tot voor kort was het niet mogelijk die elementen automatisch te onderscheiden, maar dankzij de ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie lukt dat nu wel. “Vroeger moest je voor elk type factuur handmatig een aparte configuratie instellen om een goede automatische verwerking mogelijk te maken – bij een factuur van KPN staat het logo daar, bijvoorbeeld, het adres daar, de financiële informatie daar. Nu is de software door 'deep learning' getraind om elke factuur zelf te herkennen.” De kunstmatige intelligentie is onder andere afkomstig van IBM's Watson (wereldschaakkampioen, topkok en wat niet meer). 

De gouden combinatie van OCR en AI van IBM biedt allerlei toepassingsmogelijkheden. Watson is immers een ster in het doorspitten en interpreteren van stapels van allerlei soorten documenten met ongestructureerde data. Daarom richt Novadoc zich met z'n getrainde, topfitte Novacap-software ook zeker niet alleen binnenkomende facturen. Bovendien: naarmate facturen vaker gestructureerd in UBL worden aangeleverd zal de behoefte om deze met behulp van kunstmatige intelligentie te interpreteren afnemen, en valt daar voor Novadoc minder te doen. Een reden te meer voor Novadoc om zich op de hele 'documentflow' in bedrijven te richten. 

Betere besluiten 
Denk aan het verwerken van vrachtbrieven, weegbrieven of douaneformulieren. “Soms worden dergelijke formulieren nog met de hand ingevuld, en moet een bedrijf een doorslagje daarvan zien te verwerken.” Ook dat kan met Novacap. En wat te denken van jaarverslagen en aanverwante documenten die banken, leasemaatschappijen, verzekeraars en andere financiële dienstverleners nodig hebben voor hun beslissingen? Novacap kan dergelijke publicaties in één oogopslag samenvatten. 

Ook kan het er wat snelle berekingen op los laten, en zo bijvoorbeeld krediterisico's inschatten of andere statistische waarschijnlijkheden in kaart brengen. Aangezien het systeem veel sneller documenten kan doornemen dan mensen, kunnen de gebruikers ook veel meer informatie en bronnen in hun beslissingen meenemen. De 'quick scan' door Novacap zal dus een zeer goede indruk geven van het onderzochte bedrijf, en zal dus ook tot betere besluitvorming leiden. 

Ongetwijfeld zal deze functie van Novacap als beslissingsondersteunend instrument de komende jaren belangrijker worden, naarmate de ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligente voortschrijden. Voorlopig ligt het accent echter nog niet op 'Business Intelligence' maar op verbetering van de Robotic Process Automation met behulp van AI, zodat allerlei binnenkomende documenten én sneller én nauwkeuriger kunnen worden verwerkt. Want zoals elke automatiseerder weet geldt: 'garbage in is garbage out'. Als de kwaliteit van de data die aan de binnenkomende documenten wordt onttrokken omhoog gaat, kunnen de analyses die op basis van die data worden gemaakt ook verbeteren. Minder garbage in, minder garbage out.