Invloed van Walvis op de loonadministratie

Op de valreep van het jaar is het merendeel van de Nederlandse organisaties nog niet klaar voor de aankomende stelselwijzigingen. Dit blijkt uit onderzoek door Ernst & Young Belastingadviseurs en ADP Nederland BV onder 524 directeuren, hoofd personeelszaken en controllers. Hoewel driekwart van de deelnemers aan het onderzoek denkt dat de werknemers willen gaan sparen voor levensloop, is bij de meeste bedrijven de administratie hier nog niet klaar voor.

Het UWV en de Belastingdienst hanteren inmiddels al een jaar een uniform loonbegrip, maar vanaf 1 januari 2006 heeft de wet ook gevolgen voor uw loonadministratie. In de praktijk komt dat vooral neer op veranderingen in de wijze waarop nieuwe werknemers moeten worden aangemeld bij het UWV.

Eerstedagsmelding
Met ingang van volgend jaar veranderen de regels; waar de werkgever tot nu toe verplicht is om nieuwe werknemers via de Melding Sociale Verzekeringen (MSV) aan te melden bij het UWV, hoeft dat straks niet meer te doen. De gegevens van nieuwe werknemers ontvangt de Belastingdienst via de loonaangifte die volgend jaar ook van elke werknemer de individuele gegevens moet bevatten. Ook hoeft de werkgever nieuwe werknemers niet meer aan te melden bij het ziekenfonds, vanwege de verplichte basiszorgverzekering voor iedereen.

Met ingang van 1 juli 2006 moet de werkgever een nieuwe werknemer afzonderlijk aanmelden door middel van de eerstedagsmelding (EDM). Dat moet uiterlijk gebeuren op de dag voorafgaand aan de indiensttreding. Voor kortdurende dienstbetrekkingen, waarbij de dienstbetrekking op dezelfde dag wordt aangegaan als waarop de feitelijke werkzaamheden worden verricht (bijvoorbeeld bij uitzendwerk) geldt een uitzondering. Deze houdt in dat de melding in ieder geval voorafgaand aan de werkzaamheden moet worden verricht.

Het niet tijdig aanmelden van nieuw personeel kan leiden tot aanzienlijke boetes. Naast een boete van maximaal EUR 1.134 per situatie voor het niet (tijdig) of onjuist aanmelden van een nieuwe werknemer is aangekondigd dat de werknemer geacht wordt dan zes maanden in dienst te zijn. De werkgever zou dan over zes maanden loonbelasting en premies verschuldigd zijn.

Wet Walvis
Het doel van de Wet Administratieve Lastenverlichting en Vereenvoudiging is een verlichting van de administratieve lasten voor overheid en werkgevers. Vanaf 2006 kunnen werkgevers hierdoor rekenen op een administratieve lastenverlichting op het gebied van premieheffing en loonbelasting van EUR 196 miljoen. Verder moet de wet Walvis de administratie van werknemersverzekeringen vereenvoudigen.

Deze vereenvoudiging moet worden bereikt door:
– Eén nieuw loonbegrip voor de Sociale Verzekeringen;
– Vereenvoudiging in de vaststelling van het uitkeringsdagloon;
– Nieuwe premieafdracht en nieuwe vorm van polisadministratie

De uniformering van het loonbegrip en de nieuwe dagloonregels zijn al sinds 1 januari 2005 ingevoerd. De overige maatregelen van de wet Walvis treden op 1 januari 2006 in werking. Vanaf deze datum gaat bovendien de premievaststelling en premie-inning van het UWV over naar de Belastingdienst. Deze samenwerking wordt nader geregeld in het Wetsvoorstel financiering sociale verzekeringen, die in combinatie met de Walvis wordt ingevoerd.

In het onderzoek van Ernst & Young en ADP Nederland geeft de helft van de ondervraagden aan dat de betreffende werknemers van de afdeling P&O voldoende zijn geschoold voor alle nieuwe administratieve verplichtingen die uit Walvis voortvloeien. De reden voor de informatievoorziening vanuit de overheid wordt door 64 procent ‘matig’ beoordeeld.

Uniform loonbegrip
De omrekening van bruto- naar nettoloon was voorheen altijd erg ingewikkeld, omdat er sprake was van twee verschillende loonbegrippen: het SV-premieloon (voor de premieheffing werknemersverzekeringen) en het SV-uitkeringsloon (voor de hoogte van de uitkering). Sinds 1 januari 2005 hanteren het UWV en de Belastingdienst één uniform loonbegrip. Het fiscaal loon geldt nu zowel voor de loonheffing als voor de heffing van de premies werknemersverzekeringen.

Voor het nieuwe SV-loonbegrip zijn fiscaalloon, uitkeringsloon en premieloon dus gelijkgeschakeld, al blijven er uiteraard uitzonderingen bestaan.

Nieuwe dagloonregels
Een andere pijler van de Walvis is de vereenvoudiging van de dagloonsystematiek. De berekening van het dagloon waarop de hoogte van de sociale zekerheidsuitkeringen worden gebaseerd, is nu nog erg ingewikkeld en tijdrovend. Per 1 januari 2006 verdwijnen de bestaande verschillen tussen de dagloonregels en worden de uitkeringen op basis van Ziektewet, WAO en WW gebaseerd op het loon dat is genoten in het jaar voorafgaand aan de uitkering. Op deze hoofdregel worden zo min mogelijk uitzonderingen toegelaten.

Einde aan premieafdracht achteraf
Walvis maakt ook een einde aan de verschillende afdrachten van de voormalige uitvoeringsinstellingen. Deze worden vervangen door één nieuwe manier van premieafdracht, waarbij de werkgever iedere maand een zogeheten ‘nominatieve aangifte’ instuurt.

Deze loonaangifte, het Panabericht (PANA staat voor premieafdracht op nominatieve aangifte achteraf), bevat alle gegevens die nodig zijn voor de berekening van de loonbelasting, de premies werknemersverzekeringen en eventuele uitkeringen.

De gegevens uit de loonaangifte worden opgenomen in de heffingsadministratie van de Belastingdienst. De werknemersgegevens van de aangifte komen in de nieuw te bouwen polisadministratie die door het UWV zal worden beheerd.

Belastingdienst
De Belastingdienst en het UWV maken het een stuk makkelijker. Vanaf 2006 gaat de premievaststelling en premie-inning van het UWV namelijk over naar de Belastingdienst. Vanaf dan worden belastingen en premies in één gecombineerde aanslag geheven en geïnd. Op dit gebied heeft u dus niets meer te maken met het UWV.

Het UWV zal de gegevens over de verzekerde werknemers vastleggen in één polisadministratie en daarbij gebruikmaken van gegevens die werkgevers op hun aangifte via de Belastingdienst aanleveren. Ook andere instanties, zoals ziektekostenverzekeraars, gemeenten en het Centraal Bureau voor de Statistiek kunnen straks gebruik maken van gegevens uit de polisadministratie. De gecombineerde aangifte, de polisadministratie en het bredere gebruik van de gegevens uit de polisadministratie worden per 1 januari 2006 ingevoerd.

Levensloop
Ook met betrekking tot de levensloopregeling staan er veranderingen op stapel. Vanaf 1 januari 2006 kunnen werknemers kiezen om deel te nemen aan de reeds bestaande spaarloonregeling of kunnen zij deel gaan nemen aan de nieuwe levensloopregeling. Van de ondervraagden geeft 52 procent aan nog niet te zijn begonnen met het inrichten van de administratie ten behoeve van het verwerken van de levensloopregeling, terwijl 43 procent van de ondervraagden zegt in een startfase te verkeren.