Hoe automatisering uitkomst biedt in tijden van personeelstekort ‘Eén medewerker doet nu het werk van drie’

Robotic Process Automation (RPA) biedt uitkomst, zeker voor financiële afdelingen. “Menselijk kapitaal is veel te kostbaar om repetitieve handelingen te moeten uitvoeren”, stelt Gerhard van den Hoek, Senior Product Manager bij softwarebedrijf Exact.

Het is een herkenbaar beeld voor veel financiële professionals: Excel-bestanden die handmatig moeten worden overgetypt, facturen die fysiek langs verschillende bureaus gaan voor goedkeuring, en urenoverzichten die handmatig worden verwerkt. Tijdrovend werk, dat ook nog eens foutgevoelig is.“Met het maken van lijstjes bijvoorbeeld, het copy-pasten van informatie uit verschillende systemen om een overzicht te krijgen hoe het bedrijf ervoor staat. Wat we ook vaak zien, is dat veel tijd wordt verloren met het uniformeren van de data die uit al deze systemen zijn samengevoegd”, schetst Gerhard van den Hoek, Senior Commercial Product Manager bij softwarebedrijf Exact.

Die uitdaging wordt versterkt door de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt. Het personeelstekort blijft het Nederlandse bedrijfsleven plagen, blijkt uit de MKB Barometer 2024 van Exact. Meer dan de helft (53%) van de mkb-bedrijven kampt momenteel met een tekort aan personeel, waarbij het probleem nog nijpender is in het middenbedrijf. Bij bedrijven met 50 tot 250 medewerkers ervaart 62% een personeelstekort, tegenover 47% in het midden- enkleinbedrijf. De impact is aanzienlijk: bij 44% van de bedrijven leidt dit tot stress en drukte op de werkvloer.Bovendien stagneert bij meer dan een kwart van de organisaties de groei door het personeelstekort, terwijl eenzelfde percentage kampt met stijgende loonkosten. De situatie is zo ernstig dat ruim één op de tien bedrijven gedwongen is minder werk aan te nemen.

De oplossing zit ’m deels in efficiënter werken door middel van verregaande digitalisering en automatisering. Dat zien veel ondernemers ook in. Uit de MKB Barometer 2024 blijkt dat 76% van de ondernemers digitaliseringsprojecten op de planning heeft staan. Een positief signaal, zegt Van den Hoek: het toont aan dat ondernemers zich bewust zijn van de mogelijkheden van technologie om hun bedrijf te verbeteren en efficiënter te maken. Echter, enthousiasme alleen is niet genoeg. Van den Hoek ziet dat veel bedrijven interesse hebben, maar worstelen met de vraag waar en hoe ze moeten beginnen.

Verregaande automatisering

Robotic Process Automation (RPA) is een laagdrempelige manier om handmatige repetitieve taken te automatiseren, met behulp van softwarerobots. De ontwikkeling van dergelijke softwarerobots is volgens Van den Hoek een logisch vervolg op eerdere automatiseringsgolven: “De industrie is al verregaand geautomatiseerd, kijk alleen maar naar de fysieke robots zoals die in autofabrieken staan. In die kennisindustrie nkan die slag nog meer worden gemaakt. Met RPA kan de ontwikkeling naar die verregaande automatisering worden versneld.”

Krachtige combinatie met ERP

Waar een ERP-systeem zorgt voor de centrale verwerking en opslag van bedrijfsgegevens, zorgt RPA ervoor dat routinematige handelingen binnen en tussen systemen automatisch worden uitgevoerd. Van den Hoek benadrukt dat RPA geen vervanging is van ERP, maar een aanvulling. Een ERP-systeem, zoals Exact Globe+ of Exact Online, is te vergelijken met het centrale zenuwstelsel van een organisatie. Het verbindt alle belangrijke bedrijfsfuncties – van financiën tot logistiek – in één geïntegreerd systeem. RPA voegt hier een extra laag van automatisering aan toe. De kracht van de combinatie ligt in het feit dat RPA kan werken met meerdere systemen tegelijk.

Taken uit handen nemen

Op de financiële afdeling kan RPA op verschillende manieren worden toegepast. Stel je voor dat een medewerker elke dag facturen moet overtypen van Excel naar het boekhoudprogramma – dit kan een RPA-robot automatisch doen, zonder fouten en veel sneller dan een mens. Ook kan RPA helpen bij het maken van financiële rapportages door automatisch gegevens uit verschillende systemen te verzamelen en samen te voegen. RPA kan ook helpen bij het delen van financiële informatie binnen een organisatie. Bijvoorbeeld wanneer iemand informatie nodig heeft over openstaande posten van een klant, kan de robot deze informatie automatisch beschikbaar maken voor de juiste personen, zonder dat ze dit handmatig hoeven op te vragen bij de financiële afdeling.

De precieze toepassing van RPA verschilt per bedrijf. Van den Hoek benadrukt dat Exact eerst samen met de klant het proces handmatig doorloopt om goed te begrijpen hoe het werkt. Tijdens deze fase wordt gekeken waar de meeste tijd verloren gaat en waar de grootste winst te behalen valt. Soms blijkt dan dat een proces dat al jaren op dezelfde manier wordt uitgevoerd, eigenlijk veel efficiënter kan. “Een voorbeeld is het kopiëren van data tussen twee systemen, terwijl het misschien beter is om direct vanuit het bronsysteem te werken.” Na deze analyse worden de business rules opgesteld die bepalen hoe de softwarerobot moet handelen.

Effciëncywinst op de finance afdeling

De uitkomst is meestal een enorme efficiencywinst. Van den Hoek schat dat dankzij RPA veel processen waar eerst drie mensen voor nodig waren nu door één persoon kunnen worden uitgevoerd. “Het is niet dé oplossing voor personeelstekort, maar het draagt wel degelijk een steentje bij.”

RPA bevrijdt mensen bovendien van saai, repeterend werk, zodat zij zich kunnen richten op taken waar menselijk inzicht en besluitvorming nodig zijn. Dit maakt het werk niet alleen efficiënter, maar ook interessanter voor de medewerkers. Natuurlijk zal er werk verdwijnen door de steeds verdergaande automatisering, maar er blijft voor mensen genoeg te doen. Analyses maken op basis rapporten die automatisch worden gegenereerd, voorspellingen doen, beslissingen maken – kortom om te focussen op de juiste dingen, terwijl de robot werk voor je uit handen neemt.

Ontdek Exact voor Finance

Benieuwd naar de financiële oplossingen van Exact? Kijk dan op: www.exact.nl/finance