Het opstellen van liquiditeitsprognoses: tips & tricks van finance professionals

‘Bijna iedereen zal hiermee wel bekend zijn’, schrijft Topic starter Robert Luijkman (Hoofd Financiële Administratie bij Taxitronic). ‘Op zich is het ook niet echt moeilijk om een schatting te maken van de te verwachten inkomsten en uitgaven, maar toch loop ik tegen een aantal dingen aan. Aan het begin van het boekjaar maken wij op basis van de budgetten voor het hele jaar een prognose. Daarna wordt er van de prognose een combinatie gemaakt met de actuals en juist daarbij loopt het niet zoals verwacht. Wellicht dat we iets vergeten of juist dubbel meenemen.’

‘Wat we doen is het volgende’, vervolgt Luijkman, ‘we nemen de omzet en bij de omzet horende kostprijs als respectievelijke ontvangsten en uitgaven mee. Waar geen rekening mee wordt gehouden, is dat een deel van de kostprijs voortkomt uit goederen die al op een eerder moment ingekocht en ook betaald zijn. Wie kan mij tips geven hoe om te gaan met de voorraden in een liquiditeitsprognose?’

Maarten Verheul (Financieel Manager): ‘Het hangt er vanaf of de omzet en kosten veel verschillen met vorig jaar. Dat kun je uit je budget halen, anders zou ik op basis van vorig jaar een liquiditeitsprognose maken, dus op basis van historie. Waar nodig kun je het aanpassen op basis van het budget. Als je met historie werkt, dan heb je ook gelijk bepaalde seizoenspatronen meegenomen. Forecasting blijft lastig. Het helpt wel, want als de inkomsten achter lopen, dan is er misschien iets mis met creditmanagement. Afwijkingen geven ook gelijk signalen.’

Henk de Jong (Assistent Controller bij Broshuis B.V.) vult aan: ‘Verder kun je met DSO/DPO en omloopsnelheid van je voorraad en onderhanden werk je posities bepalen. Deze zou je dan per periode weer moeten vaststellen. Een andere vraag is of je balans en cashflow wel kloppen. Als dat zo is, moet je ook snel kunnen zien waar het in zit.’  
______________________________________________________________________________

In 1 dag effectieve liquiditeitsprognoses met Excel | 7 PE punten
Wilt u moeiteloos goed gestructureerde liquiditeitsprognoses opstellen? Dan is deze eendaagse cursus voor u onmisbaar. Klik hier voor het programma en aanmelden.

______________________________________________________________________________

Gerard Verton RA (Director at Prophix Benelux B.V.): ‘Robert, een liquiditeitsprognose kan je op twee manieren opbouwen, te weten zoals jij doet (top down) vanuit de verlies- en winstprognose, met dan een verfijning door de balansfluctuaties mee te nemen. De andere manier is bottom up, waarbij bijvoorbeeld BTW-aspecten om de hoek komen kijken en waar onder andere stromen die net voorbij maandeinde gebeuren een afwijking genereren ten opzichte van de top down benadering.’

Marco Sep (Business Consultant bij Elsman International Consultants B.V.): ‘Bij een goede liquiditeitsbegroting doe je beide. Allereerst bereken je de winst / verlies in de betreffende maand. Daarna bereken je (bijvoorbeeld door middel van btw-percentages, debiteuren- en crediteurentermijnen, standen overlopende activa en passiva en mutaties op rc-verhoudingen) de maandmutaties en eindstanden binnen de balans. Op die manier krijg je een exact overzicht van de begrote liquiditeit, gedurende het jaar. Hierbij is van belang dat, als gevolg van de mutaties in de gerealiseerde maanden, de verwachte standen van de balans kunnen veranderen. Beredeneer of de mutaties eenmalig zijn of dat deze voor de rest van het jaar blijven staan. Op deze manier krijg je een exacte berekening, die je maandelijks kunt monitoren en desgewenst kunt aanpassen. Nog een hele belangrijke factor: een liquiditeitsprognose is vaak zo goed en zo slecht als de persoon die hem heeft opgezet en bewaakt.’

Forecasting
Eric Buining (Eigenaar iCPM Solution): ‘Ik zou me zelf niet al te druk maken om relatief kleine verschillen. Het grootste probleem met forecasting zit hem namelijk in de forecast zelf. Deze is nooit goed. Ik kan me niet herinneren ooit gehoord te hebben dat managers volledig vertrouwen hebben in de forecast.’

Marco Sep: ‘Dat vind ik een beetje een vreemde opmerking. Ik ben het met je eens dat een begroting (of forecast) nooit klopt. Echter, het is van groot belang dat je op voorhand de begrote waarheid probeert te benaderen. En de punten die jij ‘kleine verschillen’ noemt, kunnen wel degelijk een hele grote invloed hebben op je liquiditeit. Denk maar aan debiteuren, crediteuren, voorraadmutaties en btw.’

Eric Buining: ‘Beste Marco, als je het met me eens bent dat de forecast niet klopt, waarom zouden we dan zoveel werk besteden aan het verbeteren van de liquiditeitsprognose zelf?
Ik wilde alleen maar zeggen dat je het simpel moet houden en niet 100% accuraatheid in de details moet willen bereiken. Door de onbetrouwbaarheid van de forecast kan de omzet bijvoorbeeld wel 30% afwijken van de werkelijkheid. Zo’n verschil zal je niet zo snel tegenkomen in de onderliggende balansposten, tenzij je werkelijk geen goed beheer hebt over je debiteuren, voorraden en/of crediteuren.’

Maarten Verheul: ‘Ik ben het wel met Eric eens, dat je niet naar kleine verschillen moet zoeken. Het blijft een prognose. Daarom zei ik ook aan het begin van deze discussie; ga van de historie uit en pas die aan met het budget. Dan heb je nog een worst case en best case, maar ik houd het altijd liever bij een voorzichtige case. Ook al is de prognose niet juist, als je er een ‘real’ naast zet iedere maand, dan weet je in ieder geval of je krediet de komende maanden voldoende is. Zo niet, dan is dit een signaal om actie te ondernemen richting de bank.’

Ramon Lookman (CFO bij Simple Media): ‘Ik heb nog nooit meegemaakt dat liquiditeitsbegrotingen 100 procent accuraat zijn, neem dus bij het opstellen hiervan genoegen met een foutmarge. Balans en P&L mutaties moeten vanzelfsprekend geïntegreerd worden meegenomen. Een hulpmiddel is om je balansmutaties in te delen naar cashgerelateerd en niet-cashgerelateerd (in de meeste boekhoudprogramma’s is dit te automatiseren). Op het moment dat je dit circa drie maanden doet, verkrijg je extra inzicht in je cash movements uit je balans. Je kunt hier ook historische data voor gebruiken en dit als zodanig in te delen. Met betrekking tot je voorraden, hangt het ervan af wanneer er een afrekening is en/of er een terugneemverplichting bestaat bij je leverancier. Over het algemeen aanschaf = onttrekking.’

Georg Kellersmann (Financial Controller bij Mimex Group): ‘Ik zie eigenlijk geen reden om een paar maanden actuals in de liquiditeitsprognose te zetten. Relevant zijn de balansposten die uit de realisatie voortvloeien, met name banksaldo/rekening-courant-krediet, debiteuren, crediteuren en voorraad.  Een analyse van de actuals versus de prognose kan dan redenen geven de prognose bij te stellen. En dan moeten regelmatig maanden worden toegevoegd, om te voorkomen dat de looptijd van de totale liquiditeitsprognose te kort wordt. De liquiditeitsprognose staat en valt met een betrouwbare verwachting van de omzet. Als die verwachting niet voldoende betrouwbaar is, is het maken van een uitgewerkte liquiditeitsprognose eigenlijk zonde van de tijd.’

####

Software versus Excel
Henk de Jong: Of je nu met Excel werkt of met een softwareprogramma, zonder documentatie en fatsoenlijke handleiding kun je beide niet goed gebruiken. Je kunt Excel transparanter maken door reeksnamen te gebruiken, maar ik heb zelf altijd het idee dat dit niet veel gebeurt. Voor zowel de handleiding als reeksnamen geldt: je moet het wel doen! Veel bedrijven kiezen voor Excel omdat ze denken dat iedereen Excel ‘snapt’ en omdat ze geen geld willen uitgeven aan een programma. Ze vergeten daarbij dat het maken en onderhouden van een spreadsheet ook geld kost.’

Ronald Prins (Business manager bij TMF Japan): ‘Natuurlijk zijn er Excel modellen, en natuurlijk is er ‘gespecialiseerde’ software, maar simpel feit is dat iedere liquiditeitsprognose uniek is afhankelijk van de business, en de inrichting van de financieel/administratieve processen. Natuurlijk, rubbish in = rubbish out, maar een Excel sheet met een prachtige handleiding, reeksnamen en al wat dies meer zij, waarbij formules overschreven kunnen worden zonder dat je het merkt is een slechte Excel sheet, daar bestaan eenvoudige oplossingen voor zoals het beveiligen van cellen, vierkantscontroles, en cross checks inbouwen.’

Ralf Verstappen (Bedrijfseconoom bij Mise en Place): ‘Het is heel moeilijk om 1 leidende sheet te ontwikkelen die voor alle ondernemingen toegepast kan worden, omdat een liquiditeitsbegroting zeer sterk afhankelijk is van bedrijfsspecifieke informatie. Persoonlijk ben ik meer voorstander van zelf een Excel sheet van onderuit opbouwen. Het is leuk om te doen (vind ik) en al doende krijg je heel veel inzicht in de materie. Een voorgebouwde sheet invullen lijkt gemakkelijker, maar kost uiteindelijk nog veel tijd, omdat je moet begrijpen hoe de maker zijn opbouw precies bedoeld heeft. Als je zelf de ontwerper bent ondervang je dit probleem.’
______________________________________________________________________________

In 1 dag effectieve liquiditeitsprognoses met Excel | 7 PE punten
Wilt u moeiteloos goed gestructureerde liquiditeitsprognoses opstellen? Dan is deze eendaagse cursus op voor u onmisbaar. Klik hier voor het programma en aanmelden. ______________________________________________________________________________

Ronald Prins: ‘Uiteraard is het handig om vergelijkingen te maken met voorgaande realisaties, maar de wereld is veranderd en dus ook de eventuele kapitaalbehoefte van je onderneming. Die gegevens haal je niet uit het verleden, maar uit je plannen voor de toekomst. Het heet dan ook niet voor niets een begroting/prognose. Als alles gebaseerd is op het verleden hoef ik niet eens een Excel sheet te maken, want dan heb ik de gegevens voor de toekomst al. Persoonlijk, maar ik benadruk dat het vooral persoonlijk is, heb ik geen enkele behoefte aan nog weer een stukje software dat weliswaar een bestaande lijn kan voortzetten, maar niet het echte denkwerk voor me kan verrichten op het moment dat er grootschalige investeringen op stapel staan. Hoe meer er geautomatiseerd voor me wordt gedacht, hoe groter de kans dat ik dingen over het hoofd zie en/of vergeet.’

Tips & tricks voor liquiditeitsprognoses
– Zorg voor een goed budget als basis.
– Begin op tijd. In oktober moet het eerste conceptbudget klaar zijn en dan kan tegelijk het eerste concept liquiditeitsprognose gemaakt worden. Realiseer je dat als uit de prognose blijkt dat je extra krediet nodig hebt, dit tegenwoordig lang duurt (2 à 3 maanden).
– Een goede liquiditeitsbegroting moet ook naadloos aansluiten met een (eind)balans van het afgelopen boekjaar.
– De liquiditeitprognose moet aansluiten op de gebudgetteerde balans (balans oud boekjaar en daar in verwerkt budget P&L is gebudgetteerde balans). Beginsaldo bank is eindsaldo bank einde oud boekjaar. Eindsaldo bank liquiditeitprognose is banksaldo geprognosticeerde balans. Dit moet aansluiten anders is de liquiditeitsprognose onjuist.
– Houd het simpel, dan blijft de sheet transparant.
– Maak de liquiditeitsprognose zelf en laat het niet de accountant doen, want die staat niet dicht genoeg bij de business.
– Houd in je liquiditeitbegroting per maand naast de begroting een kolom real bij, zodat je voortschrijdend inzicht houdt over de komende maanden wat betreft de liquiditeit. Zo voorkom je verrassingen in moeilijke tijden en blijf je ‘in control’.
– De prognose is zo goed als de maker of de gebruiker. Dat wil zeggen GIGO( Garbage In Garbage Out).  

Neem ook deel aan de discussies over uw vakgebied. Sluit u nu aan bij de LinkedIn-groep Finance Professionals Netherlands

Een van de meest actieve leden van Finance Professionals Netherlands is Maarten Verheul, een financieel expert met ruim 20 jaar ervaring in controlling en financieel management. Hij trekt de kar bij veel van de discussies die binnen de groep plaatsvinden. Zijn specialisaties liggen vooral binnen de gebieden; planning & control, werkkapitaalmanagement, voorraad, tax en M&A.