Herrie Geuzendam (BMC) over public control anno 2014: ‘De publieke controller is nog te afwachtend’

Publieke controllers zitten in een spagaat. Enerzijds hebben zij te kampen met veranderende overheidsorganisaties, waarbij zij moeten onderzoeken of zij bestaande en nieuwe taken zelf gaan of blijven uitvoeren, of ze het samen gaan doen met andere partners, of ze taken gaan uitbesteden, en of ze andere uitvoerders gaan faciliteren. Anderzijds hebben zij door de crisis minder middelen tot hun beschikking. Bovendien was de overheid al overvraagd kijkend naar hun budgetten en capaciteit. Kortom, een dilemma voor de public controller. Dat constateert Herrie Geuzendam (partner bij BMC en hoofddocent opleiding public controller in een week).

Een balans tussen koude en warme controls
‘Behalve bezuinigingen en toenemende digitalisering komen er ook drie grote decentralisaties op publieke organisaties af’, vat Geuzendam de uitdaging samen. ‘Gemeenten worden de komende periode namelijk verantwoordelijk voor jeugdzorg, werk en inkomen en zorg aan langdurig zieken en ouderen. Dat betekent dat de overheid een groter beroep zal moeten doen op burgers en dat er in toenemende mate zal moeten worden samengewerkt met dienstverlenende partijen, zoals zorgverleners. Hoe kan de control-functie daarmee omgaan?’

Volgens Geuzendam zal de controller de balans moeten vinden tussen koude en warme controls. Dat zijn andere woorden voor hard en soft controls. Deze balans ziet er als volgt uit: 

‘Wat ik zie is dat er veel innovatie op de koude controls plaatsvindt’, aldus Geuzendam. ‘Denk daarbij aan KPI’s en rapportages. Door digitalisering, harde data en social media komt informatie sneller en op eenvoudigere wijze ter beschikking. Dat biedt de publieke controller de ruimte om zich meer te richten op warme controls, zoals vertrouwen, normen, waarden en verbindingen leggen.’

Is de publieke controller daar klaar voor? Volgens Geuzendam nog niet. ‘De publieke controller is nog te afwachtend. Ze willen nog teveel zekerheid op basis van harde gegevens. Ze hebben nog niet de omslag gemaakt van sturen op harde feiten naar sturen op basis van de balans van harde hoofdlijnen en vertrouwen – een combinatie van koude en warme controls – om de ambities van de organisatie te helpen verwezenlijken.’

Op dat laatste punt – het helpen bereiken van de doelen van de organisatie – valt ook nog een wereld te winnen. Control is namelijk slechts een middel, vindt Geuzendam. ‘Wat is de visie van de organisatie op het oplossen van maatschappelijke vraagstukken en wat is de rol van de controller daarbij? Die controller moet zich twee dingen afvragen: 1) waar heeft het bestuur – en het netwerk waarbinnen zijn/haar organisatie actief is – behoefte aan en 2) hoe kunnen we dit op een doelmatige wijze inrichten?’
__________________________________________________________________________________
Opleiding Public Controller in een Week
Wilt u als public controller doorgroeien? Staat u voor strategische uitdagingen tijdens bezuinigingen en decentralisaties? Werkt u of gaat u binnenkort werken als public financial maar heeft u geen opleiding? Volg dan de vijfdaagse opleiding Public Controller in een Week en ontdek direct de kennis, instrumenten en vaardigheden die u als public controller moet beheersen. Meld u hier direct aan.
__________________________________________________________________________________

Vanwege de vele partijen waarmee publieke organisaties te maken hebben neemt de complexiteit toe. Anderzijds is er minder geld beschikbaar. ‘Die ontwikkelingen lijken haaks op elkaar te staan’, zegt Geuzendam. ‘De controller kan dit dilemma oppakken door dialoog te creëren tussen de control-functie en de lijn. Maar het gaat nog verder: hij moet namelijk niet alleen intern de dialoog creëren, maar ook met partners uit het uitgebreide netwerk.’

Geuzendam geeft een voorbeeld van deze uitgebreide dialoog. ‘Gemeenten moeten de jeugdzorg vanaf 2014 zelf gaan aansturen. Tegen de controller van een gemeente zou ik daarom zeggen, ken jij de controllers van de zorgaanbieders waar je mee gaat samenwerken? Wat zijn de gedeelde ambities van hun organisaties en jouw gemeente? Hoe ga je die ambities met elkaar in lijn brengen?’

Controllers zijn niet gewend op elkaar af te stappen. Dat is echt noodzakelijk om wel te doen met zowel ketenpartners als binnen de organisatie zelf, vindt Geuzendam. Controllers moeten de volgende drie stappen in balans zetten:
1. Vaststellen wat de gedeelde ambitie is van een overheidsorganisatie en haar ketenpartners;
2. Vertrouwen creëren (willen we ook echt samenwerken?);
3. Duidelijke afspraken maken (wie is waarvoor verantwoordelijk?).
Hierin zie je duidelijk de balans tussen de koude en warme controls terug.

Visueel ziet dit er als volgt uit:

Vaardigheden
Wat betekent dit voor de vaardigheden van de publieke controller? Geuzendam: ‘Tijdens de opleiding public controller in een week laten we de deelnemers eens goed in de spiegel kijken. Wat zijn hun sterke en hun zwakke punten? Hoe kunnen ze daarin het beste groeien? Ik vind dat ze zich het beste op hun sterke punten kunnen focussen, maar met die zwakkere punten moeten ze ook wat. Dat moet je organiseren in je team. Je wilt twee kwaliteiten hebben: 1.) de basis (financiële informatievoorziening) moet helemaal op orde zijn en 2.) je wilt mensen hebben die hierover effectief en overtuigend kunnen communiceren.’

Leiderschap speelt nadrukkelijk een rol voor de publieke controller. ‘Leiderschap zit namelijk niet alleen in besluiten nemen, maar ook vanuit je expertise zorgen dat er optimaal wordt bijgedragen aan het realiseren van de organisatiedoelen. Hoe zorg je dat het gebeurt? Dit is managen zonder macht.’

Wat is het profiel van de perfecte publieke controller?
– Iemand die begrijpt waar het management en bestuur naar toe wil.
– Iemand die laat voelen dat hij graag wilt ondersteunen.
– Begrip heeft van hoe hij de zaken op een doelmatige wijze kan doen.
– Politieke sensitiviteit bezit (op effectieve manier de luis in de pels te zijn).
 
De thema’s digitalisering, social media en internet zijn ook grote drijvers voor verandering binnen de publieke sector. Wat moet de public controller daarmee? Volgens Geuzendam zorgen voor maximale transparantie en relevantie van informatie. Richting het publiek wil je maximaal transparant zijn. Wij hebben onlangs een digitale, interactieve begroting gemaakt voor een gemeente. Alle cijfers zijn daarmee voor iedere geïnteresseerde inzichtelijk gemaakt. Maar je hoeft niet alle KPI’s te laten zien, alleen de belangrijkste. Door maximaal transparant te zijn, bouw je vertrouwen op. Dat kun je vervolgens gebruiken om relevanter te worden, bijvoorbeeld door slechts een paar KPI’s te tonen, mits je de rest wel toegankelijk maakt.’

Samengevat hebben publieke controllers nog een flinke slag te maken. De grootste kansen zijn:
– Verplaats je in degene voor wie je werkt.
– Zorg dat je de basis op orde hebt.
– Ga actief het gesprek aan.

’Je hebt zowel verstand van zaken nodig als overtuigingskracht’, besluit Geuzendam. ‘Die mix is essentieel om te slagen als publieke controller anno 2014.’