Giljam Aarnink, Ernst & Young: “Accountant moet meer kennis delen”

In een white paper getiteld ‘Betere communicatie door de externe accountant: meer waarde ontsluiten voor maatschappelijk verkeer en cliënt’, geeft accountants- en adviesorganisatie Ernst & Young aan hoe, in haar ogen, de communicatie tussen alle betrokkenen kan worden verbeterd. Hierbij wordt uitgegaan van een drietrapsraket, waarbij de accountant meer en vooral ook zachte informatie deelt met de commissarissen, indirect naar buiten treedt door toezicht te houden op de informatieverschaffing van de onderneming aan de maatschappij en tot slot zelf ook direct naar buiten treedt.

“Er is de afgelopen tijd veel gezegd en geschreven over de accountant en zijn rol in de financiële crisis”, stelt Giljam Aarnink, lid van de raad van bestuur van Ernst & Young Nederland en verantwoordelijk voor Assurance Services. “Wij vroegen ons af: wanneer spreken we zelf? De accountant is van nature terughoudend in zijn communicatie, maar toch moeten we meer communiceren met zowel onze opdrachtgevers als de buitenwereld. Uit de vele gesprekken die we hebben gevoerd met bestuurders, commissarissen, toezichthouders en beleggers, is onze visie op een betere communicatie en de rol van de accountant tot stand gekomen.”

Zachte informatie
Een betere communicatie is nodig om de verwachtingskloof te dichten tussen wat de cliënt en de publieke opinie van de accountant verwachten, en wat die aan informatie en zekerheid kan verschaffen. De maatschappij verwacht steeds meer informatie van de accountant, vaak ook zachte informatie over niet-financiële bedrijfsaspecten. De accountant is hier terughoudend in, omdat hij gebonden is aan geheimhoudingsplicht en de beperkingen van zijn opdracht. Volgens Aarnink is het goed dat er een debat komt over de rol van de accountant om deze verwachtingskloof duidelijk te maken. “Door de crisis is de gedachte ontstaan dat accountants hun werk niet altijd goed doen. Er gaat echter vaak heel veel goed. Als een accountant zijn werk goed doet, gebeurt dat doorgaans achter de schermen. Commissarissen zouden dat kunnen zien, maar dan moeten zij er wel ontvankelijk voor zijn.”

In dit white paper is een belangrijke rol weggelegd voor de communicatie tussen accountant, commissaris en het auditcomité. Accountants zouden meer zachte informatie moeten delen met de commissarissen, die op hun beurt ook de accountant beter zouden moeten informeren. “Je ziet dat commissarissen graag uitgebreider door de accountant willen worden geïnformeerd”, zegt Aarnink. “Er is behoefte aan een bredere dialoog en meer zachte informatie.”

Accountants krijgen in de praktijk ook te maken met CFO’s die soms niet staan te juichen als de accountant apart met de commissarissen wil spreken. “Een open gesprek kan echter goed werken”, meent Aarnink. “Je hebt dezelfde belangen. Gevoelige kwesties stel je niet in grote vergaderingen aan de orde, die komen in één op één gesprekken aan bod. Een CFO die zijn vak serieus neemt, weet hoe het spel gespeeld wordt en is niet tegen een gesprek tussen accountant en commissaris. In kleine ondernemingen is dit geen probleem. In grotere ondernemingen zie je dat de afstand tussen de raad van bestuur en de raad van commissarissen groter is en de verhoudingen onderling formeler. Zij hebben een auditcomité dat vaak vergadert met een grote groep betrokkenen, onder wie de CFO, de riskmanager en internal audit. Dat is soms lastig. Als het gaat om zogenoemde ‘zachte informatie’, bijvoorbeeld de integriteit van het management of de kwaliteit van het financieel management van een dochteronderneming, is het beter om in een informelere sfeer te praten.”

Communicatie met buitenwereld
Als tweede trap suggereert Ernst & Young dat commissarissen ook meer en beter met de buitenwereld kunnen communiceren over met name de uitkomsten van hun toezichthoudende taak. De accountant zou kunnen toetsen of de informatie die de commissaris verstrekt, niet strijdig is met zijn eigen bevindingen. “Als er sprake is van een belangrijk risico in een bedrijf, hoeft de commissaris niet alleen af te gaan op de accountant, maar kan hij ook externe deskundigen inschakelen en daarover communiceren in zijn berichtgeving aan de belegger. Een ander voorbeeld is dat de commissaris communiceert wat hij vindt van een belangrijke investering en of die past in de strategie. Als duidelijk is dat dit soort zaken van een commissaris worden verwacht, zal hij hier in de uitoefening van zijn taak meer op letten.”

####

“Uit de door ons gevoerde gesprekken blijkt dat een aantal commissarissen echter terughoudend is om ook de tweede trap daadwerkelijk uit te zetten. Het is een spel dat niet makkelijk te spelen is, de aansprakelijkheid van de commissaris komt hierbij ook aan de orde. Een aantal commissarissen houdt zich liever aan zijn formele taken, zij vragen aan de accountant of de jaarrekening klopt en of de accountant alles heeft verteld wat een commissaris moet weten, en daarmee hebben zij hun plicht vervuld. Als een commissaris meer informatie vraagt en krijgt, moet hij beslissen hier wel of niet op te reageren en neemt zijn verantwoordelijkheid toe.” Volgens Aarnink zou dit white paper een aanzet kunnen zijn tot een debat hierover met relevante stakeholders zoals de VEB, pensioenfondsen en andere institutionele beleggers.

Zelf naar buiten treden
In de communicatie met de maatschappij zou de accountant in Aarninks ogen meer gebruik kunnen maken van de toelichtende paragraaf in zijn verklaring over de jaarrekening. Dit is onderdeel van de derde trap van het white paper. “Het is aan de beroepsgroep om hier een richtlijn over op te stellen. Bijvoorbeeld als er in de jaarrekening geen voorziening is opgenomen voor een rechtszaak, terwijl die wel materieel is, dan moet de belegger dat weten.”

Publiekelijk naar buiten treden over een individuele klant zou de vertrouwensband en de geheimhoudingsplicht tussen de accountant en het bestuur van een onderneming verbreken. Dit is te ondervangen door ‘collectieve management letters’ waarin brancherisico’s en trends op sectorniveau worden samengevat. “Hierbij kunnen systeemrisico’s worden gesignaleerd, zoals het verpakken en doorverkopen van slechte hypotheken. De kennis van de accountants kan op die wijze een bijdrage leveren aan inzicht in het reilen en zeilen van de financiële sector”, aldus Aarnink.

‘Collectieve management letters’ zijn een Nederlands initiatief, ontwikkeld door de beroepsorganisatie NIVRA als uitkomst van het project Kennis Delen. Nederland is hierin volgens Aarnink uniek in de wereld. “De eerste brief over de verzekeringssector is uitgebracht en Ernst & Young Nederland heeft hierin ook geparticipeerd. De vraag is nog wel wie dit initieert en bepaalt welke onderwerpen er worden behandeld.” Ernst & Young ondersteunt dit initiatief van harte. Ten aanzien van de relatie met externe toezichthouders zoals de AFM en de DNB bepleit dit white paper een meer interactieve houding. “Met de toezichthouder kun je over individuele bedrijven praten, maar dit proces kan beter. De frequentie van de gesprekken kan hoger en er moet meer inhoudelijk worden gepraat. Ook de toezichthouder zou informatie met de accountant kunnen delen en de accountant kunnen vragen bepaalde accenten in zijn controle aan te brengen.”

De bepleite veranderingen in de communicatie van de accountant hoeven volgens Aarnink niet tot meer werk of hogere kosten te leiden.“Ik ben me bewust van onze maatschappelijke relevantie. Alles wat we voorstellen, kost geen extra werk, de accountant heeft de kennis immers al. Hij gaat er alleen meer gebruik van maken. Commissarissen vinden het prettig om extra zachte informatie te krijgen. Een beter en opener gesprek kan beiden helpen.” De vraag dringt zich op of de meer adviserende rol van de accountant geen problemen oplevert voor de onafhankelijkheid van de accountant?

Aarnink denkt van niet, maar heeft nog wel een suggestie voor verbetering. “De gemakkelijkste stap om de onafhankelijkheid van de accountant beter te waarborgen is het auditcomité meer verantwoordelijkheid te geven. De aanstelling van de accountant gebeurt nu formeel door de aandeelhouders, nadat commissarissen en directie een voorstel hebben gedaan. De opdrachtformulering zelf geschiedt echter door de directie en die tekent de opdrachtbevestiging. Dit zouden de commissarissen ook op zich kunnen nemen. Er zal ten aanzien van de relatie met de accountant geleidelijk aan een verschuiving plaatsvinden van directie naar commissarissen. Die beweging is al enige tijd aan de gang. Tien jaar geleden was er sprake van een zeer beperkte interactie tussen accountant en commissaris, nu is er veel meer contact.”

Afrekenen
Aansprakelijkheid is een lastig punt in de discussie over een betere communicatie, vindt Aarnink. De aansprakelijkheid van accountants is in Nederland nog onbeperkt. De EU-richtlijn die de aansprakelijkheid van de accountant beperkt, is in Nederland nog steeds niet ingevoerd. “Als je wilt dat de accountant meer zegt, moet je hem niet onmiddellijk afrekenen op wat hij zegt. Wij pleiten in dit white paper voor een duidelijk onderscheid tussen het ‘professioneel oordeel’ van de accountant en de ‘mening’ van de accountant. Een professioneel oordeel voldoet aan strikte formele eisen, zoals de accountantsverklaring, die is gebaseerd op een normenkader. De mening van de accountant betreft zaken als: welke verbeteringen zijn er mogelijk? Daarbij gaat het om een waardeoordeel en wordt er geen zekerheid gegeven. Er moet geen misverstand kunnen ontstaan over dit onderscheid.”

Ernst & Young wenst met dit white paper bij te dragen aan de discussie over de rol van de accountant. “Er moet meer worden gecommuniceerd over zachte onderwerpen met commissarissen en bestuurders. Wij hebben onze partners derhalve ook gevraagd over dit onderwerp met de cliënt in gesprek te gaan.” Aarnink bepleit een goede samenwerking tussen partijen. “Het kan niet zo zijn dat het alleen de accountant is die inzet op een goede communicatie met alle betrokkenen. De kracht van het model is gelegen in het samenspel tussen directie, commissarissen en accountants. Het spel moet goed gespeeld worden en wij zien de door ons voorgestelde drietrapsraket als een goed raamwerk, dat laat zien hoe het beter kan.”

Giljam Aarnink is lid van de Raad van Bestuur bij Ernst & Young Nederland