Genomineerd voor controller van het jaar 2004: Steven Blom (TMS Beheer)

Ontmoet deze controller en 100derden andere op het komende Jaarcongres Controlling. Meldt u nu aan!

Vanuit havenstad Rotterdam geeft de Amsterdamse Steven Blom al tien jaar leiding aan de financiële divisies van de holding TMS Beheer, een familiebedrijf in havenlogistiek dat in 1920 werd opgericht. Inmiddels is de holding in bijna vijftig landen actief en heeft het honderd vennootschappen. Het bedrijf draait een omzet van 250 miljoen euro. Blom voelt zich als een vis in het water in de informele werksfeer van het almaar groeiende logistieke bedrijf.

Blom was op school goed met cijfers. Hij ging daarom na afronding van zijn middelbare schoolopleiding HBS-B werken bij Moret & Limperg (een voorloper van Ernst & Young). ‘Een kennis dacht dat het werk daar wel iets voor mij zou zijn, en dat was ook zo’, vertelt Blom.

‘Tijdens mijn werk bij dat accountantskantoor heb ik gestudeerd bij het NIVRA (Het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants, red.).’ In de avonduren studeerde de Amsterdammer voor registeraccountant. Blom: ‘Dat was best heel zwaar. Ik heb met tussenpozen tien jaar lang gestudeerd.’ Binnen Moret & Limperg klom Blom op van assistent accountant naar registeraccountant.’

In 1991 ging ik weg bij mijn eerste werkgever. Het werk daar beviel me wel, maar toen ik was afgestudeerd wilde ik toch iets anders. Behalve controleren en adviseren, zoals ik dat op het accountantskantoor deed, wilde ik graag iets voor mezelf gaan doen en leidinggeven.’

Betrokken
De controller kwam bij het logistieke bedrijf van de familie Peterson in Rotterdam terecht. Drie jaar lang keek hij rond op de financiële afdeling van TMS Beheer en in 1994 werd hij benoemd tot CFO. Dat Blom zich erg bij de ontwikkelingen van het bedrijf betrokken voelt, blijkt uit de manier waarop hij over TMS Beheer praat. Blom: ‘De holding is in drie divisies opgedeeld.

Het havenbedrijf in Rotterdam houdt zich onder andere bezig met kwaliteit- en gewichtscontroles van vrachtgoederen zoals steenkool, granen en veevoer. In Den Helder zit de ‘offshore’ sectie. Die afdeling levert diensten zoals het verhuren van tanks en containers.

Bovendien zorgen we ervoor dat booreilanden worden bevoorraad. Dat doen we voor een groep grote oliemaatschappijen, zoals Shell, BP en Elf. Deze samenwerking tussen de grote oliemaatschappijen is de enige in zijn soort.’ Het derde onderdeel van TMS Beheer is het internationaal gerichte ‘control union’, vertelt Blom. ‘We zijn op havens over de hele wereld actief, van Bangladesh tot Zuid Afrika.’

In de tijd dat Blom werkzaam is bij TMS Beheer is het aantal Nederlandse werknemers meer dan verdubbeld. Blom: ‘Daarmee zijn ook de activiteiten enorm toegenomen. Ik ben er druk mee bezig om een administratie op te zetten die daarbij aansluit.’ De boekhouding van TMS Beheer was weliswaar al sinds 1979 geautomatiseerd, maar werkte traag. Met name het consolideren van gegevens kostte veel tijd. ‘Hoewel ik geen gum en potlood meer gebruikte, was het uitprinten van computeruitdraaien en het werken met Excel bestanden nog steeds niet snel genoeg’, vertelt de CFO.

‘Het oude boekhoudpakket gaf in het verleden genoeg informatie. Het management en de familie zaten er bovenop en wisten precies wat er gaande was. Nu het bedrijf zo is gegroeid, is er meer management informatie nodig en daarom wordt er op dit moment een financieel pakket geïmplementeerd.’ Het pakket ‘Coda Financials’ moet ervoor zorgen dat de taken van de controller binnen TMS Beheer niet beperkt blijven tot het verwerken van gegevens. Blom:’In de toekomst moet het ‘domme’ invoerwerk zo min mogelijk tijd in beslag nemen.’

In een oogopslag
De implementatie van Coda Financials in de circa vijftig vennootschappen in Nederland en België is het grootste project dat Blom in zijn tijd bij TMS Beheer heeft geleid. Hij verwacht heel wat van het nieuwe systeem. ‘Ik heb dankzij dat systeem een overzicht van alle relaties van de holding en ik kan in een oogopslag zien of er nog betalingen open staan.

Pas aan het einde van dit jaar werkt het systeem optimaal, maar nu al is het een wereld van verschil met de oude situatie. Ik krijg nu veel meer informatie dan voorheen’, vertelt Blom. De omvang van het transportbedrijf zorgde wel voor problemen tijdens de invoering van het systeem. Blom: ‘We hebben honderd vennootschappen en daar wilden we toch eenheid in krijgen. Het was lastig, maar tot dusver is het wel gelukt de drie werkgebieden onder een project te bundelen.’

De taak van Blom als controller binnen TMS Beheer verschuift dankzij het nieuwe administratiesysteem. ‘De financiële afdeling heeft nu een vrij passieve taak die voornamelijk gericht is op het verwerken van cijfers. De bedoeling is dat we een actievere rol binnen de organisatie gaan spelen. We geven de cijfers een betekenis en verstrekken deze informatie aan de managers van de vennootschappen.’

Het verschaffen van informatie is volgens Blom een belangrijke taak van een controller en hij verwacht dat zijn mogelijkheden daartoe in de toekomst zullen toenemen. ‘Met het nieuwe systeem kunnen we sneller problemen signaleren en daar oplossingen voor zoeken. Als we bijvoorbeeld een ouderdomanalyse willen maken kunnen we met een druk op de knop per relatie bekijken welke posten er openstaan en hoe oud ze zijn.’

Blom verwacht dat met de cijfers die uit het administratieprogramma te filteren zijn, veel tijd gewonnen kan worden. ‘Elke investeringsaanvraag wordt beoordeeld aan de hand van onder andere een liquiditeitsprognose. Zo’n prognose is nu veel sneller te maken. Bovendien verwacht ik dat de maandcijfers sneller gepresenteerd kunnen worden. Nu hebben we zes weken nodig voordat we de cijfers van de maand ervoor weten. Ik verwacht dat dat naar drie weken terug kan worden gebracht.’

Visie
Als het boekhoudsysteem eind 2004 helemaal is geïmplementeerd, heeft Blom nog genoeg andere ideeën om het invoerwerk tot een minimum te kunnen beperken. Veel zaken die nu nog handmatig gebeuren, moeten volgens de CFO ook worden geautomatiseerd. ‘We doen nu bijvoorbeeld nog alle financiële transacties zelf. Ik verwacht dat het mogelijk is om in de nabije toekomst ’s morgens verbinding met de bank te maken en dat dan 80 tot 90 procent van de boekingen automatisch plaatsvinden.’

De nieuwe ideeën van Blom passen binnen de visie van de familie, management en accountants over de taken van een controller. ‘We willen allemaal dat er meer informatie komt vanuit de financiële sectie van het bedrijf. Vroeger was de controller min of meer hoofd boekhouding. Nu moet hij uit zichzelf signaleren wat er gebeurt in het bedrijf. Dat moet tijdig gebeuren.

Als controller raak je op die manier steeds meer betrokken bij de ontwikkelingen van de holding.’ Het is mede dankzij de reorganisatie van de bedrijfsorganisatie die onlangs plaatsvond, dat de taken van Blom beter zijn gedefinieerd en meer op informeren zijn gericht. De drie onderdelen van TMS Beheer hebben een hoofd financiële zaken en daarboven staat Blom, de CFO.

Ook de taken van de accountant worden steeds duidelijker en beter afgebakend vertelt Blom. ‘Voorheen hielden de accountants zich nog bezig met het maken van de jaarrekening, nu hoeven zij die alleen te controleren. De financiële sectie zorgt voor de rest.’

Uitdagingen
‘In de toekomst is nog veel tijd te besparen in de organisatie van de buitenlandse vennootschappen’, vertelt Blom. TMS Beheer heeft vijftig buitenlandse vennootschappen. ‘In principe is er bij de start van zo’n onderneming alleen een kantoor nodig. In het begin maakt een bedrijf slechts kosten en wordt er wel gewerkt, maar geen administratie bij gehouden. Vanaf het begin moet daar meer gemanaged worden.

In tegenstelling tot wat er nu gebeurd, kunnen de buitenlandse vennootschappen dan op een duidelijke en uniforme manier maandelijks hun cijfers bekendmaken. Dat maakt het bijvoorbeeld een stuk eenvoudiger om de jaarrekeningen op te maken en te vergelijken.’

De uniformiteit in administratie zal wellicht in de toekomst een groot voordeel kunnen zijn voor TMS Beheer, denkt Blom. Hij verwacht dat na de vereiste implementatie van IFRS bij beursgenoteerde bedrijven, dit systeem ook voor andere Europese bedrijven verplicht zal worden gesteld. ‘Ik denk dat dat binnenkort al zal gebeuren.

In principe ben ik daar een voorstander van, zolang de kosten en baten voor kleinere bedrijven wel enigszins in balans blijven.’ De CFO van het transportbedrijf is zich al op de eventuele implementatie van IFRS aan het voorbereiden. ‘Ik zie het als een voordeel dat de gang van zaken al duidelijk wordt door de implementatie bij de beursgenoteerde bedrijven’, zegt Blom.
Er zijn dus nog volop uitdagingen voor Blom bij TMS Beheer en hij is dan ook zeer tevreden met zijn taak binnen het familiebedrijf.

‘Ik vind de ontwikkelingen binnen de holding zeer interessant om van dichtbij mee te maken. Bovendien pas ik gewoon in de structuur van de organisatie. De mensen die hier werken moeten flexibel zijn. Er komen nu eenmaal ook schepen om twaalf uur ’s nachts aan. Die flexibele instelling past bij mij. Het maakt mij niet uit hoe en wanneer dingen gedaan worden, als het maar goed gebeurt.’

Door Saskia Heuckelbach

Ontmoet deze controller en 100derden andere op het komende Jaarcongres Controlling. Meldt u nu aan!