Erik Janse (ConQuaestor): “Angstcultuur veroorzaakt falen van IT-projecten”

Erik Janse is sinds 2006 partner bij ConQuaestor en heeft aan de wieg gestaan van de management consulting praktijk. Zijn expertise ligt op het snijvlak business, finance en IT. Hij is ook betrokken bij de MBA opleiding Business-IT-management aan Nyenrode Business Universiteit. Wat zijn de belangrijkste trends die hij ziet op het snijvlak van finance en ICT? “Trends in IT zijn vooral nieuwe technologieën die voortdurend hun intrede doen”, aldus Janse. “Althans, men noemt de technieken ‘nieuw’, maar meestal is het oude wijn in nieuwe zakken. Dat geldt ook voor de recente Big Data beweging.”

Deze trends zorgen regelmatig voor problemen, stelt Janse. Veel van de verhalen over mislukte IT-projecten komen daar vandaan. Zodra er een dergelijke trend op komt zetten – vaak aangedragen door de software leveranciers – dan maken bestuurders er een IT-project van. “Zodra bestuurders er een project van maken wordt het al snel een techniekgedreven verhaal”, aldus Janse. “En dat moet het zeker niet worden. IT-trends zoals Big Data kunnen en moeten juist bijdragen aan de hogere doelen die organisaties trachten te bereiken.”

Dat dit geen nieuw verschijnsel is, bewijst de opkomst van e-commerce eind jaren 90’. “Sommige bedrijven gingen er volop op inzetten, terwijl anderen eerst de kat uit de boom keken. Veel bedrijven uit die eerste groep zijn onderuit gegaan. Ze hebben zich onvoldoende gerealiseerd dat er achter een B2C e-commerce platform, een gigantische logistieke achterkant zit. Dat betekent een enorme omslag voor je businessmodel en dat moet je je als bestuurder wel heel goed realiseren voor je er aan begint. Ik adviseer bestuurders van bedrijven daarom altijd om zich heel goed te bezinnen op een nieuwe ontwikkeling voordat ze zich er in storten. Hoe ga je voordelen halen uit bijvoorbeeld Big Data? Hoe ga je het gebruiken om je strategie te realiseren? Pas wanneer je de business vragen adequaat beantwoord hebt, kun je ermee aan de slag gaan.”  

IT-governance
“Ik preek een beetje voor eigen parochie, maar IT wordt steeds belangrijker voor bedrijven”, vervolgt Janse. “In 90 procent van de gevallen valt IT nog steeds onder de CFO. De CFO heeft de laatste jaren wel heel veel op zijn / haar bordje gekregen. HR zoekt nog vaak naar het schaap met vijf poten, maar dat schaap bestaat niet. De CFO heeft het druk genoeg met het zorgen voor de juiste financiële structuur, reporting en niet te vergeten compliance. Ik ben een groot voorstander van functiescheiding en vind dan ook dat de CIO de ICT-portefeuille van de CFO moet overnemen. De CFO moet wel een grote rol blijven houden in IT-strategie.”

Voor de CIO-functie vindt Janse het belangrijk iemand aan te trekken met een businessachtergrond, maar dan uiteraard wel met technologische kennis. “Maar niet te veel!”, waarschuwt de consultant. “Dan komt er weer een techneut op die stoel te zitten en dat is bij veel bedrijven al het geval. Veel  CIO’s zijn doorgerold vanuit de IT-praktijk. Om IT beter beheersbaar te maken, moeten de complexe werelden van finance, IT en de business juist bij elkaar komen.” Bij CFO’s is gebrek aan kennis vaak het probleem. “Ze zijn daarom bang om met IT-onderwerpen, zoals ERP-inrichting, aan de slag te gaan. Reden te meer voor de CFO om nauw op te trekken met de CIO. De CIO moet zorgen voor een betrouwbare informatievoorziening en de CFO interpreteert de data voor de besluitvorming in de board. Dat is hoe de rolverdeling moet zijn in mijn mening.”  

Maar er zijn nog bruggen te slaan en obstakels te overwinnen voor dit realiteit kan worden. “Zowel de CIO als de CFO zullen moeten werken aan hun competenties. Als financieel bestuurder zul je je moeten verdiepen in technologie om tegenwicht te kunnen bieden aan de leveranciers en de IT-afdeling. De CFO moet de juiste kritische vragen kunnen stellen, dat is essentieel. CIO’s moeten op hun beurt de taal van de business leren spreken.”
__________________________________________________________________________________

Masterclass Finance & IT
Ontdek in deze masterclass hoe u als financieel verantwoordelijke betere keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig. Te veel IT projecten stellen teleur. Volg de tweedaagse masterclass Finance & IT, voorkom veelgemaakte fouten en maak direct het verschil.
__________________________________________________________________________________

Met IT-governance kunnen bestuurders grip krijgen op dit complexe speelveld. IT-governance, waar de CFO een sturende rol in heeft, betekent heel simpel de juiste mensen op de juiste plek. “Het is eigenlijk de AO/IC in het business IT landschap”, aldus Janse. “Het is belangrijk om IT-taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij de juiste lijnmanagers te beleggen. Dat bevoegdheden onvoldoende belegd zijn, is vaak een probleem namelijk. Er wordt te weinig overlegd en de CFO ondervindt daar veel last van. HR speelt ook een belangrijke rol in dit verhaal. Als je geen IT-governance hebt, weet niemand wat hij moet doen. Dan komt er van de innovatiekalender ook niks terecht en Nederlandse bedrijven moeten juist weer met innovatie aan de slag. Ook benefit tracking gebeurt onvoldoende. Dat komt voort uit een angstcultuur rond IT die bij veel bedrijven is ontstaan. Een CFO wil niet hoeven vertellen dat de terugverdientijd vier jaar is in plaats van de voorgenomen één jaar. Bedrijven moeten uit die angstcultuur raken. Door met IT-governance aan de slag te gaan kun je daarin ongelofelijk veel bereiken.”

De belangrijkste winst die bedrijven met IT-governance kunnen realiseren, is dat mensen (weer) hun verantwoordelijkheden gaan nemen. Janse: “Dat gebeurt maar heel weinig. Overschrijdingen in IT-budgetten zijn we heel normaal gaan vinden. Dat is heel gek eigenlijk, want op andere gebieden vinden we het –terecht– onacceptabel. Dat moet echt veranderen. Allereerst moeten bestuurders misschien wat minder strak budgetteren. Daarnaast moeten zij – waaronder de CFO – er strak bovenop zitten en mensen er ook daadwerkelijk op afrekenen. Er is wat dat betreft echt een cultuurverandering nodig.”  

Risico’s
Behalve het beheersbaar maken van (de kosten en baten van) IT, vormen ook IT-risico’s een belangrijk agendapunt voor financiële executives. “De laatste tijd is er veel in het nieuws over cybercrime”, aldus Janse. “De schade hiervan bedraagt jaarlijks 100 miljard euro op mondiaal niveau. CFO’s en CIO’s weten niet zo goed wat ze ermee aan moeten. Het verlies zit in imagoschade, omzetverlies en claims. Drie zaken die de CFO absoluut niet wil zien.”  

Social media vormen een dilemma. Met Big Data technologie kunnen bedrijven inzichten uit deze sociale media halen, waarvoor ze vroeger maanden marktonderzoek nodig hadden. “Het nadeel is dat wanneer je alles open zet, je inbrekers aantrekt. Hetzelfde geldt voor Bring Your Own Device. CFO’s willen dit toestaan, want ze willen jong talent aantrekken, maar ze willen tegelijkertijd hun eigen huis beschermen. Het beschermen van je huis is zeker niet alleen een technisch verhaal. Het heeft juist vooral met discipline te maken. Neem het incident waarbij medewerkers van ministeries oude PC’s gewoon op straat hadden gezet. Dat is allemaal gedrag. Bestuurders moeten hun mensen alert maken van de gevaren en dat inbedden in hun organisaties. Hiervoor trekken sommige bedrijven een Chief Security Officer aan.”  

Conclusie
Samenvattend, wil Janse bestuurders vooral op het hart drukken om op te passen voor ‘trends’ waar ze iets mee moeten en goed te kijken hoe IT hun business verder kan helpen. “System integrators, die technologieën komen vervangen, zullen blijven komen met de mooiste verhalen en veel bestuurders laten zich hierdoor verleiden. Maar dan verzandt de technologie, die zeker potentieel heeft, al snel in IT-project en pluk je er niet de vruchten van. Ga nou eerst eens kijken wat het betekent voor je strategie en business model.”  

Door de aanhoudende crisis hebben bedrijven zich langdurig gefocust op kosten snijden en veel bedrijven zitten nu aan het bot. De komende jaren moet er gewerkt worden aan innovatie, want op dat vlak zijn deze organisaties achtergebleven. Janse: “Voor veel bedrijven komt strategie neer – hoe simpel ook – op het leveren van de beste kwaliteit tegen de beste prijs. Technologie speelt er een sleutelrol in om dat te realiseren. Ga eerst na of je businessmodel future proof is en ga dan kijken hoe IT je kan helpen. Bezint eer ge begint.”