Een goed functionerend team is goud waard!

Er zijn verschillende methoden en werkwijzen om met teamontwikkeling te werken. Vanuit mijn rol als teamcoach, werk ik onder andere met systemisch werk. Systemisch werk is een krachtige werkwijze die direct met de onderstromen van een team werkt. Systemisch werk geeft inzicht in patronen en herkomst van het dagelijks handelen. Het geeft inzicht in de werkelijkheid zoals deze is, in minder bewuste patronen en onderstromen. Dit inzicht is de basis voor diepgaande verandering. Er zijn meerdere toepassingen van systemisch werk en het meest bekend is het werken met familie- en organisatiesystemen. In de context van deze blog bedoelen we met het systeem, het team of teams waar je onderdeel van uitmaakt. 
 

Marinda van Harskamp werkt als trainer, coach en adviseur vanuit haar onderneming TSvH met het begeleiden van de automatisering van de financiële processen en de ontwikkeling van mensen, teams en organisaties. Ze geeft regelmatig presentaties en lezingen over haar scherpe visie op het financiële vakgebied gecombineerd met haar brede kennis en internationale ervaring met het coaching- en trainersvak. Marinda is auteur van het boek Accounting Architecture Model.

Een systeem kent een 3-tal basisprincipes. Het systeem wil altijd:

1. Compleet zijn; 
2. Balans tussen geven en nemen; 
3. Een intrinsieke ordening; 

Compleet zijn

Systemen willen compleet zijn. Het komt voor dat bepaalde onderdelen worden buitengesloten van het team of de organisatie, door het te willen vergeten, onderdelen worden beschouwd als verspilde tijd en energie of dat er neerbuigend over wordt gesproken. Het systeem zorgt er altijd voor dat vergeten of buitengesloten onderdelen of gebeurtenissen zichtbaar worden en dat kan met veel bombarie gebeuren en gaat net zo lang door totdat het systeem weer compleet is en dat alles er mag zijn. Ook die onderdelen en gebeurtenissen die minder mooi zijn en waar het team minder trots op is. 

Balans tussen geven en nemen

Uitwisselen is een voortdurende beweging in geven en nemen. We kennen het allemaal wel, je ontvangt iets van iemand en vervolgens voel jezelf druk om iets terug te geven. Ik heb veel in China gewerkt en met Chinese collega’s gewerkt. In China is het de gewoonte om altijd iets aan de gast en/of gastpersoon te geven. In Nederland zijn we dat niet gewend. Bij mijn bezoeken in China heb ik mezelf echt aangeleerd om iets uit Nederland mee te nemen, maar zodra de collega’s naar Nederland kwamen met allerlei cadeautjes, stond ik weer met lege handen en een gevoel van disbalans tussen het nemen en geven. Dit vormde uiteindelijk ook voor enige frictie in het team, waardoor de samenwerking minder soepel verliep. 

Intrinsieke ordening

Een systeem waarbij de individuen moeten samenwerken om te kunnen overleven, kan niet zonder ordening. Een team functioneert het best als er voor iedere functie en voor elke medewerker een plek is in het systeem waar je hoort en waar je je op verlaten kunt, dat er geen gedoe is over de plek. Met ordening wordt niet de hiërarchie bedoelt. Bij ordening gaat het over hoe verschillende onderdelen of subsystemen naast elkaar kunnen staan en elkaar aanvullen om zo een groter systeem, de organisatie als geheel, te kunnen vormen. De ordening werkt van links naar rechts en er zijn verschillende criteria voor de ordening. Zo kan je bijvoorbeeld de teamleden vragen om zich te ordenen op basis van leeftijd, het aantal jaren in dienst, of werkzaam in de huidige positie om vervolgens met elkaar te bespreken hoe die specifieke ordening door de individuele teamleden wordt ervaren. 

Waarnemen wat er feitelijk is

Systemisch werken houdt in dat je fenomenologisch waarneemt: waarnemen wat er feitelijk is, zonder te oordelen of een waardeoordeel aan het waargenomene te hangen. Fenomenologisch waarnemen vergt oefening, omdat iets be- of veroordelen ons zeer bekend is en met de paplepel is ingegoten. Het is dan ook een uitdaging om fenomenologisch naar het team en de blokkades in de ontwikkeling te kijken. Een systemisch coach is hiervoor opgeleid en getraind en daarom zeer geschikt om het ontwikkelingsproces van het team te begeleiden. De systemisch coach gaat eerst met het team samen aan de slag om waar te nemen wat er is op basis van de beschreven 3 basisprincipes. 

Compleet zijn

In hoeverre is het team systeem compleet? Heeft ieder persoon ook echt een plek in het team? Welke gebeurtenissen en personen worden het liefst vergeten, buitengesloten, beschouwd als verspilde tijd en energie of neerbuigend over gesproken? Wat wordt er gezegd en nog belangrijker, wat wordt er niet gezegd? Wat mag er wel zijn en wat mag er niet zijn? 

Balans geven en nemen

Hoeveel balans van geven en nemen is er tussen de verschillende teamleden? Hoeveel balans is er tussen het team en de andere teams in de organisatie? Hoeveel balans is er tussen het team en de organisatie? Waar is er disbalans tussen geven en nemen en aan wie of wat is dat mogelijk gelinkt?

Intrinsieke ordening

Hoe is de ordening in het team, wanneer je kijkt naar de leeftijd, functie, lengte dienstverband, lengte van teamlidmaatschap, plaats aan de vergadertafel of in de vergaderruimte? Hoe is de ordening van de verschillende rollen binnen het team, wanneer je kijkt naar de rangen en standen? Wat valt je op bij deze ordening?

Dit zijn allemaal voorbeelden van vragen en oefeningen waarmee de systemisch coach het team begeleid in de ontwikkeling en teamopbouw. Er valt nog veel meer over deze vorm van teamontwikkeling te schrijven en er is al veel literatuur over systemisch werk en teamontwikkeling geschreven. En ook hier geldt net als met andere vormen van coaching. Je kan er vele boeken over schrijven, uren over praten, maar het zelf en met team ervaren is vele malen krachtiger!