Digitale transformatie: Finance versus Facility Management

Door Jan Willem ter Stege, Algemeen directeur Easy Systems.

Digitale transformatie is een proces waarmee organisaties digitale technologie implementeren om zo processen en prestaties te verbeteren. Logischerwijs beperkt zich dit niet tot één afdeling of bedrijfsproces. Het verspreidt zich als een olievlek door de organisatie. Welke vernieuwingen voeren andere afdelingen door om efficiënter en productiever te kunnen werken? Dat onderzoeken we in een serie artikelen waarin we kijken naar de afdelingen Sales & Marketing, Facility Management en Productie & Logistiek.

Digitale transformatie bij Facility Management

Verantwoordelijk voor allerhande processen, variërend van gebouw- en ruimtebeheer, schoonmaak en onderhoud, servicebeheer tot catering onderhoudt Facility Management relaties met diverse leveranciers.

Het bijhouden van data over deze processen in Excel-sheets is niet meer van deze tijd. Om overzicht te houden en processen op een efficiënte manier te laten verlopen, maakt Facility Management gebruik van een FMIS, oftewel een Facility Management Informatiesysteem (internationaal ook wel bekend als een IWMS, Integrated Workplace Management System).

In dit systeem kan een Facility Manager alle data inzien over zijn gebouwportfolio en heeft hij een overzicht van het aantal vierkante meters, beschikbare ruimten en alle assets die binnen zijn organisatie worden gebruikt. Daarnaast kan hij van alle assets in het pand zien of er onderhoud nodig is en heeft hij ook inzicht in allerlei diensten die in het pand worden verleend, variërend van schoonmaak, beveiliging tot catering.

Verder biedt het systeem vaak ook een servicecatalogus die medewerkers kunnen gebruiken voor het indienen van verzoeken of incidenten. Medewerkers kunnen ruimten reserveren; voor hun eigen gemak, maar ook zodat zaken als ruimtegebruik en bezettingsgraden met het oog op (kosten)efficiëntie in de gaten kunnen worden gehouden.
 

“Natuurlijk moet je als Finance dan ook het goede voorbeeld geven.”

De plek van Finance

Finance behoudt voor de balans ten allen tijde de controle over de contracten die de organisatie heeft afgesloten. Of het nu gaat om huurcontracten voor vastgoed of contracten met allerhande leveranciers. Niet gek dat in veel organisaties een FMIS wordt geïntegreerd met een ERP-systeem. Op die manier kunnen diverse processen meer gestroomlijnd verlopen.

Neem nu een onderhoudscontract dat met een leverancier is gesloten en binnen twee maanden dreigt af te lopen. Door middel van alerts wordt de verantwoordelijke facility manager ruim van te voren op de hoogte gebracht zodat hij kan bepalen of hij het contract wil verlengen of toch het gesprek met een andere leverancier wil aangaan om kosten te besparen. De integratie met het ERP-systeem zorgt ervoor dat dergelijke mutaties meteen worden opgenomen in de financiële administratie.

Zo heb je altijd inzicht in lopende contracten

Her en der zwervende contracten, die liggen te verstoffen in een bureaula tot er – hopelijk op tijd – iemand aan denkt om te controleren hoe lang dat contract nog loopt. Terwijl alle informatie op dat contract, zoveel inzicht kan bieden.

Lees over het verschil tussen handmatig en digitaal contractbeheer.
 

Finance als belangrijke spil in de organisatie

Je kunt als Finance een belangrijke spil in je organisatie zijn door de samenwerking te zoeken met Facility Management en te kijken hoe processen waarbij beide afdelingen betrokken zijn efficiënter kunnen verlopen.

Natuurlijk moet je als Finance ook het goede voorbeeld geven. Vergeet dus niet om processen te automatiseren waar Finance voor verantwoordelijk is. Denk aan factuurverwerking, e-facturatie, declaratiemanagement, inkoopmanagement of contractmanagement. Alleen zo kun je midden in je organisatie staan.

De artikelen in deze serie:

• Digitale transformatie: Finance versus Sales & Marketing
• Digitale transformatie: Finance versus Facility Management
• Digitale transformatie: Finance versus Productie & Logistiek