Digitale facturen smeren motor

Importeur BMW Group Nederland levert haar voertuigen, onderdelen en services aan 100 dealerbedrijven (zowel BMW, MINI als BMW MotorRad). Deze leveren op hun beurt de automobielproducten af bij de klant. Voordat processen als offreren, bestellen, afleveren en factureren tot een goed eind komen, verstuurt de importeur uiteenlopende documenten naar de dealer. Tot voor kort verliep een groot deel van deze communicatie via papier en post.

Facturen vormen daarvan het leeuwendeel:
1. Voertuigfacturen
2. Onderdeelfacturen
3. Garantiefacturen
4. Diverse andere facturen

Tot voor kort werden facturen geprint en verzonden door een logistieke partner. Dit is een tijdrovend en kostbaar proces, waarbij de kans op vertragingen relatief groot is.

Rob van Kuik, coördinator systeemontwikkeling bij BMW: ‘Het feit dat de dealers deze informatie in fysieke vorm ontvingen, betekende dat zij het handmatig dienden in te boeken. Dat is een foutgevoelig en tijdrovend proces, zeker als je bedenkt dat het in totaal gaat om 150.000 facturen op jaarbasis. Een digitaliseringslag heeft lucht gebracht.’

Na een selectieproces koos BMW voor de software van StreamServe. Het pakket ondersteunt zowel de digitale stroom als de papierstroom, waardoor men in staat is zelf alle facturen te genereren, verzenden en archiveren. Door het facturatieproces te digitaliseren, profiteert BMW van een aantal voordelen. Zo verbetert de autofabrikant zijn service aan dealers: deze ontvangen de facturen voortaan digitaal in pdf-formaat en niet meer via de post.

Naar de inbox
BMW is nu in staat digitale facturen in PDF aan te maken en te versturen naar de inbox van de dealer. Hierdoor beschikken de dealers sneller over de facturen en zijn deze eenvoudiger terug te zoeken. Een volgende stap is om dit één op één aan te sluiten op de bedrijfsapplicaties van de dealers.

Dealers vereenvoudigen en versnellen hiermee ook hun eigen facturatieprocessen. BMW Group Nederland kan facturen nu volledig binnenshuis verwerken, verzenden en gelijktijdig elektronisch archiveren. Daar komt nog bij dat facturen in de juiste opmaak en per merk (BMW, MINI en BMW Motorrad) verwerkt kunnen worden.

Het document wordt bovendien automatisch in het elektronische archief van de dealer opgeslagen. Van Kuik: ‘Om alle informatie ook automatisch in te boeken bij de dealer, ontwikkelden  wij zelf een xml-toepassing. En de mogelijkheden zullen in de toekomst alleen maar toenemen.’ Hij doelt daarmee op het feit dat de software voor verschillende businessprocessen van toepassing kan zijn.

Van Kuik: ‘Documenten zijn flexibel in te richten. Mede op basis van deze mogelijkheden, heeft het management van BMW besloten te investeren in deze toepassingen.’

BMW produceert en distribueert ook het autoregistratieformulier inmiddels met de nieuwe werkwijze. De prijskaarten in de showrooms en garantiecertificaten volgen in een later stadium. BMW is hard op weg om haar doelstelling om zo veel mogelijk handmatig, administratief werk uit te bannen, te realiseren.

Vooralsnog profiteert BMW, en vooral haar dealers, van de toegenomen efficiency en realiseert het bedrijf kostenvoordelen door het besparen van handling- en portokosten. Vooral het feit dat medewerkers toegang hebben tot het elektronische archief is een groot voordeel. Er komt een eind aan het zoeken naar documenten of kopieën, wat veel tijdwinst oplevert.

Ten slotte wijst Van Kuik op het belang van de uniforme uitstraling. BMW wil in al haar uitingen dezelfde uitstraling richting dealers én richting klanten realiseren. Ook dat is nu mogelijk. Alle voordelen zijn niet onopgemerkt gebleven: ook BMW Financial Services gaat documentstromen optimaliseren volgens dezelfde werkwijze.

Praktijkcase BMW
• Verzamelen van factuurgegevens en kenmerken van de dealer
• Automatisch pdf aanmaken van de elektronische factuur, voorzien van een digitaal echtheidscertificaat
• Factuur wordt automatisch verzonden naar de inbox van de dealer
– Via xml-script wordt de factuur automatisch ingeboekt in dealersysteem
– Facturen worden direct opgeslagen in een elektronisch archief zodat bevoegden direct over gewenste informatie kunnen beschikken
– Dealers kunnen factuurgegevens toepassen in andere bedrijfsprocessen

checklist elektronisch factureren
DIGITALE HANDTEKENING
De factuur als pdf-bestand is voorzien van een digitale handtekening, zodat de dealer er zeker van is dat factuur en afzender correct zijn. Deze methode heeft BMW Group Nederland laten onderzoeken door KPMG. BMW wilde er namelijk zeker van zijn dat deze manier van elektronisch factureren fiscaal en juridisch was afgedicht. Ook de Belastingdienst heeft zijn fiat gegeven,  hoewel dat niet strikt noodzakelijk was. Steeds meer organisaties passen de digitale handtekening toe als middel om de authenticiteit van verzender en document te waarborgen.

ELEKTRONISCH FACTUREREN
In Nederland worden jaarlijks tussen de 800 en 850 miljoen facturen geproduceerd. De schatting voor heel Europa komt uit op 18 miljard facturen. Het overgrote deel van deze facturen wordt op papier geprint en per post verstuurd. Deze data komen uit een erp- of boekhoudsysteem van de leverancier. Na de verzending worden dezelfde gegevens vaak handmatig ingevoerd in dezelfde soort systemen, maar dan van de koper. Een kostbaar en foutgevoelig proces, dat overbodig is.

Er zijn namelijk verschillende beproefde methoden om het factureringsproces te automatiseren. Het is mogelijk fysieke facturen die binnenkomen, te digitaliseren. Maar we zien ook dat steeds meer ondernemingen ertoe over gaan facturen elektronisch te verzenden, vooral als het gaat om facturen die verstuurd worden binnen hetzelfde bedrijf. Een volledig gemanaged elektronisch factureringsproces (ontvangst, goedkeuring, betaling en archivering) kan leiden tot een kostenbesparing van tachtig procent, zo blijkt uit onderzoek. Dat terwijl het tussen de 15 en 30 euro kost om een papieren factuur te verwerken.

Harold van der Horst, marketing director bij  StreamServe, constateert een snel groeiende belangstelling voor elektronisch factureren. ‘De voordelen op het vlak van service, efficiëntie en kostenbesparing zijn vooral snel te bereiken bij organisaties die met dealers of franchisers werken of die intercompany factureren. De acceptatie door klanten ligt in die situatie vanzelfsprekend hoog. Bij andere organisaties zullen klanten eerst overtuigd dienen te worden van het voordeel, maar ook dat is niet lastig.’