‘De juiste vragen stellen’

Met zijn vierentwintig jaar is Robert Boon relatief jong in het controllersvak. Na een jaar werkzaam te zijn geweest als financieel assistent bij een productiebedrijf, kon hij bij Annexum als controller aan de slag. Ondanks zijn relatief korte carrière heeft hij een duidelijke mening over het belang van goede communicatie voor succesvol controlling.

Breed work-flowmanagementsysteem
Bij Annexum werken alle medewerkers sinds kort met een nieuw, breed work-flowmanagementsysteem. Deze software digitaliseert verschillende lopende processen. Hiermee wordt controletechnische functiescheiding toegepast waarmee veel tijdswinst behaald kan worden. ‘Daardoor heb ik meer tijd om me op andere aspecten te richten, zoals het aanleveren van managementrapportages en het verbeteren van bestaande processen.’ Voorheen namen veel processen lange tijd in beslag, omdat documenten bijvoorbeeld van functionaris naar functionaris werden doorgeschoven. ‘Nu worden de processen toegankelijker en beter verspreid over de beschikbare tijd, waardoor we lopende zaken effectief en tijdig kunnen afronden. Daarnaast draagt dit systeem zorg voor een goede interne controle: een functionaris kan niet zomaar een pakket aandelen verkopen, zonder dat een andere medewerker daarvan afweet.’

Nader beoordeeld
Boon ziet de ontwikkeling in de steeds breder wordende rol van de controller. ‘Niet alleen op financieel, maar ook op andere gebieden worden meer processen nader beoordeeld door de controller, waardoor een beter resultaat kan worden behaald. Hij vindt dit een goede ontwikkeling. ‘Dan blijf je op de hoogte van wat er op andere gebieden aan ontwikkelingen zichtbaar is en hoe deze kunnen worden omgezet in betere resultaten.’ Boon plaatst daarbij de kanttekening dat er voor grotere bedrijven nog een duidelijk belang blijft op één aspect gericht te zijn. ‘Omdat het gewoonweg niet mogelijk is alles onder controle te hebben in een grote organisatie. Maar in grote organisaties zijn natuurlijk vaak zowel een financieel als een business controller in dienst.’

Communicatie
Belangrijk aandachtspunt is en blijft voor Boon de communicatie met andere medewerkers. ‘Een goede communicatie zorgt vaak voor juiste en tijdige informatie. Wat dat betreft is het work-flowmanagementsysteem een hele verbetering. Dit pakket geeft de controller op elk moment inzicht in hoe bepaalde processen verlopen.’ En dat zorgt voor meer overzicht, dus een betere sturing. Deze accentverschuiving in de rol van de controller vereist aanpassing. Een goede controller is volgens Boon een goede manager. ‘De juiste vragen stellen en aan de juiste informatie komen, dat is de essentie van controlling.’