De controller als tuinman

Een serie blogs over control.

Na een aantal weken vakantie weer thuis: stapels post, oude kranten door de buren opgestapeld, klamme lucht in huis wegens de hittegolf van vorige week, gauw de achterdeuren open en dan zie je het … de tuin. Gras gegroeid tot aan je knieën. Dus na het uitruimen van de auto, het inruimen van de kasten en het aandraaien van de wasmachine komt de grasmaaier aan de beurt. Ploegen door de woestenij, kappen in het oerwoud, het maairondje duurt drie keer zo lang als normaal, maar daar is het resultaat ook naar. Gelukkig weer een strakke mat.

Door Hinrich Slobbe, control prof in beide betekenissen, als associate professor aan de Business School Nederland en als directeur van Wisdom in Finance.

Tijdens het maaien moest ik denken aan de bedrijven die gedurende lange tijd, ongeorganiseerd, alles over zich heen laten komen. Net als zo’n tuin waar het onkruid welig tiert. Als je een organisatie langdurig verwaarloost, groeien er ook dingen die niet passen in een goed georganiseerde onderneming. Een chaotische boekhouding zonder controle, iedereen in het bedrijf die alles maar bestelt zonder bevoegdheid, kosten die ongecontroleerd groeien, debiteuren die al maanden niet betalen en niet worden gebeld, voorraden die op allerlei plaatsen staan waar niemand wat van weet en waar niemand zich verantwoordelijk voor voelt, personeel dat tijdens de kantooruren allerlei privézaken regelt of zich zit te vervelen en dan maar spelletjes gaat spelen, of medewerkers die druk zijn met activiteiten die niets met de doelstellingen van het bedrijf hebben te maken. Inefficiënt, ineffectief, verspilling alom, vuil op de vloer, papierwerk dat slingert over de bureaus.

In zo’n bedrijf is het nodig om de figuurlijke grasmaaier door de organisatie te halen. Belangrijkste stap is de bewustwording bij iedereen dat het op de oude manier niet goed gaat. Sterker, dat bij voortzetting van de chaos de onderneming failliet zal gaan. Dus alle betrokkenen moeten ervan doordrongen zijn dat het anders moet, beter geregeld, gezond georganiseerd. Vervolgens moet er een plan worden gemaakt om de nieuwe lijnen uit te zetten: het communiceren van de doelstellingen; wie zorgt voor wat; transparant maken van de targets; oude voorraden uitverkopen; debiteuren manen, desnoods je geld ophalen; efficiënt produceren; doelgericht werken; administratief organiseren. Je moet als het ware door het oerwoud heen ploegen, maar op het moment dat er weer ruimte ontstaat – je ziet weer waar alles ligt, op de juiste plaats, in de juiste volgorde, en de werknemers doen weer waar ze voor zijn aangenomen – dán ervaar je de frisse wind door de onderneming. En dat mag je dan best vieren. En vervolgens doorpakken, nieuwe targets, op weg naar een gezonde toekomst.

Na afloop van het maaien genoot ik extra van mijn biertje. Dat heb ik ook altijd als er in een onderneming weer op de goede manier aan de juiste dingen wordt gewerkt. Kost altijd veel moeite om het aan de gang te krijgen maar als het vervolgens begint te draaien …

Bedrijfstuinieren, óók Control 3.0

Alle blogs van prof. Hinrich Slobbe voor u op een rij gezet.

(foto: Noodle Kimm, Unsplash)